Consejos para Realizar Eventos Híbridos Exitosos

Qué son Los Eventos Híbridos

La hibridación inevitablemente añade tecnología y virtualidad al flujo tradicional de un evento para crear nuevos tipos de experiencias y nuevas formas de mejorar la tasa de participación en los eventos. Para que un evento sea híbrido, debe incluir una sesión en directo con al menos un grupo de participantes que se reúnen en persona al tiempo que se conectan con participantes remotos.

Si estás pensando en cómo organizar eventos híbridos, debes asegurarte de ofrecer experiencias múltiples y únicas a diferentes públicos, que estarán en diversas partes del mundo. Y esto hace que debas centrarte en tener una gama más amplia de opciones para involucrar a tus participantes, que deben combinar las mejores herramientas de captura de prospectos para digitalizar las interacciones y los procesos que ocurren en persona, con funcionalidades específicas para eventos virtuales.

Principales Ventajas de Los Eventos Híbridos

Es un hecho que los eventos generan ROI cuando los participantes ejecutan una acción (ya sea comprar un producto/servicio, ser más eficientes, involucrarse con una marca o adquirir una nueva competencia) como resultado de su participación. En este sentido, los eventos híbridos no difieren de los eventos presenciales. De hecho, ofrecen aún más oportunidades para añadir valor y aumentar el rendimiento del evento. Entre las principales ventajas se encuentran:

• Alcanzar un público global más amplio (presencial y virtual);
• Llegar a personas que de otro modo no podrían asistir (debido a restricciones de viaje o zonas horarias incompatibles);
• Participación segura de la audiencia virtual (las preocupaciones sobre las medidas de distanciamiento social y el control de aforo se reducen);
• Eliminación de los gastos de viaje de los participantes virtuales;
• Entrega de contenidos por diversos medios;
• Conexión de diferentes eventos y sesiones que ocurren simultáneamente, independientemente del tiempo y el espacio;
• Ampliación del alcance del mensaje mediante contenidos personalizados en el momento adecuado.

Organizar un Evento Híbrido Exitoso

La organización de eventos híbridos exitosos en 2021 requiere que los organizadores definan una estrategia híbrida que tenga en cuenta cuestiones como el aforo máximo del lugar de celebración del evento, registros, check-ins y diferentes zonas horarias. Básicamente, deben asegurarse de que todos los procesos se ejecuten sin problemas y de forma segura tanto en contextos virtuales como presenciales.

Echemos un vistazo a estos 5 pilares para tu plan estratégico:

• Definir objetivos

Para crear una experiencia atractiva y cautivadora, es necesario establecer objetivos claros. Por ejemplo, tus objetivos pueden ir desde aumentar la satisfacción del cliente hasta generar ingresos directos.

• Tener en cuenta los factores externos

Los factores sociales, tecnológicos, políticos y las tendencias de transformación digital en eventos pueden tener un impacto en tu evento. Por ejemplo, las medidas de seguridad y salud pública pueden influir en las decisiones sobre dónde y cómo celebrar tu evento, o incluso si se debe o no plantear como un evento híbrido.

• Establecer un presupuesto

Dentro de las soluciones para eventos virtuales e híbridos, hay algunos requisitos a los que debes prestar atención y asignar un buen porcentaje de tu presupuesto. Algunos ejemplos son la producción de vídeo, servicios de streaming, desarrollo de contenidos, buena conexión a Internet y también una plataforma de eventos virtuales.

• Definir una forma de medir el éxito del evento

Los eventos híbridos, al igual que los eventos presenciales que se benefician de la tecnología para eventos, ofrecen una doble oportunidad para que los organizadores de eventos recopilen informes y análisis estadísticos. Si la pregunta es «¿Cómo medirás tus indicadores de rendimiento?» , ten en cuenta que la respuesta debe estar estrictamente relacionada con los objetivos definidos para tu evento. Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar los ingresos, debes analizar los beneficios generados.

Nuestro consejo: Compara tu evento híbrido con otros datos históricos de eventos anteriores. Después, saca tus propias conclusiones sobre el tipo de evento que mejor se adapte a tu negocio.

Lee también: Cómo medir el éxito en eventos virtuales

• Conocer a tu público

En eventos híbridos, tendrás diferentes tipos de público con una elevada tendencia a consumir tu contenido de varias maneras y en diferentes tiempos. Por lo tanto, debes asegurarte de que aunque estos grupos heterogéneos experimenten tu evento de diferentes maneras, el resultado siga siendo un éxito.

La buena noticia es que con público de diferentes puntos del mundo, el tiempo no solo genera desafíos, sino que también genera oportunidades.

Escoger la mejor plataforma de gestión de eventos híbridos

Mientras que los casos de COVID-19 siguen aumentando y los planes de vacunación acumulan retrasos, el sector de los eventos sigue afrontando incertidumbres. ¿Y cuál es la mejor manera de combatir la incertidumbre? La flexibilidad. Por este motivo, es tan importante hoy en día elegir una plataforma de gestión de eventos que fomente dicha flexibilidad.

Esto significa que, como organizador de eventos, deberías poder elegir entre un contexto virtual, híbrido o presencial sin ninguna presión. Y que cuando llegue el momento de reorganizar eventos presenciales, deberías ser capaz de aprovechar el sistema de grabación digital y la seguridad de las interacciones sin contacto y sin papel.

La solución beamian funciona para eventos virtuales, híbridos y presenciales gracias a su plataforma integrada que te ayuda a volver a los eventos presenciales sin perder las ventajas que ofrecen los eventos virtuales.