CONGRESOS CIENTÍFICOS
beamian gestiona su congreso como un servicio único y coordinado: el sitio web público de inscripciones, la facturación de participantes e instituciones, el hardware de acreditación y control de accesos, una aplicación del evento con agendas individuales, perfiles de ponentes, Q&A en directo y una zona de pósteres digital, gestión de asientos, y soporte técnico presencial. Todo por un único equipo, para que nada se pierda entre sistemas.
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proveedor tecnológico único para todo su congreso, de principio a fin
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de la facturación de participantes e instituciones gestionada por nuestra secretaría técnica
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hojas de cálculo o conciliación manual entre inscripciones, accesos, agenda y pósteres
Un congreso científico no es un evento. Son cinco eventos ocurriendo a la vez.
Inscripciones y facturación de miles de participantes e instituciones. Sesiones paralelas con salas de capacidad limitada. Cientos, a veces miles de pósteres científicos que organizar, exponer y conectar con el público adecuado. Asistencia que certificar para créditos de formación continuada. Y una agenda tan compleja que ningún participante puede construirla de memoria.
La mayoría de los organizadores resuelve esto combinando cinco herramientas distintas: una plataforma de inscripción, un sistema de facturación, una aplicación del evento, hardware de control de accesos, y una hoja de cálculo para los pósteres. Cada transición entre herramientas es donde algo falla: un pago que no se sincroniza, un límite de capacidad que nadie impuso, un póster sin datos del autor. beamian sustituye ese ensamblaje por un equipo, y un sistema, desde la primera inscripción hasta el informe final.
Cómo funciona
Una solución coordinada, desde la inscripción hasta el informe final.
Participante
Una inscripción, una credencial, una agenda diseñada a medida.
El asistente se inscribe a través de un formulario integrado en la web del congreso y, en el momento del check-in, recibe su credencial en cuestión de segundos. A lo largo del congreso, esta credencial le da acceso a las sesiones elegidas, permitiéndole además gestionar su agenda personal en la aplicación y plantear preguntas a los moderadores, todo directamente desde el móvil.
Autor de póster
Pósteres científicos fáciles de encontrar y conectados con quienes los buscan.
Cada póster se registra en el sistema y se muestra en un área digital dedicada dentro de la aplicación del evento. Desde allí, los asistentes pueden navegar por los trabajos por área científica, descubrir los temas más relevantes y contactar directamente con los autores para aclarar dudas o compartir ideas.
Organizador
Un equipo responsable de toda la operación.
beamian configura y opera la solución completa: sitio web público de inscripciones, facturación de participantes e instituciones, hardware de acreditación, control de accesos a las sesiones, infraestructura de la zona de pósteres, y soporte técnico presencial durante todo el congreso. Al final, un informe demográfico completo: perfiles de los participantes, distribución por área científica, y ranking — listo para financiadores y partes interesadas.
Qué nos hace diferentes
Un único proveedor, toda la solución
Sitio web público de inscripciones, facturación de participantes e instituciones, hardware de acreditación, control de accesos, aplicación del evento, zona de pósteres, equipo técnico presencial. beamian configura y opera todo esto como una solución coordinada. Sin transiciones entre proveedores, sin huecos donde se pierda la responsabilidad.
Facturación externalizada de principio a fin
Pagos de inscripción y facturación con cada participante y cada institución participante, gestionados por nuestra secretaría técnica de principio a fin. Una de las tareas más laboriosas de organizar un congreso, completamente fuera de la carga de su equipo.
Gestión centralizada de pósteres, física y digital
Cada póster registrado, vinculado a su autor y área científica, y disponible para consulta en una zona digital dedicada dentro de la aplicación del evento. beamian instala y gestiona el equipo físico de e-posters in situ. Un único sistema en lugar de una hoja de cálculo y un pasillo.
Una agenda construida alrededor de cada participante
‘Mi Agenda’ en la aplicación del evento combina automáticamente las sesiones, pósteres guardados y reuniones concertadas de cada participante. Sin planificación manual, sin programas impresos que consultar.
Control de accesos sin conflictos de capacidad
Cada sesión tiene una capacidad registrada, aplicada automáticamente en la entrada de la sala mediante la credencial. La asistencia queda registrada en tiempo real. La base para la certificación, sin recuentos manuales.
Cada ponente, una página
Cada ponente tiene un perfil dedicado en la aplicación del evento — fotografía, biografía, afiliación, y todas las sesiones en las que participa, vinculadas al programa. Los ponentes obtienen la visibilidad que su trabajo merece.
Q&A en directo que mantiene el ritmo de los paneles
Durante paneles y sesiones, los participantes envían preguntas desde la aplicación del evento. El moderador las ve en tiempo real, las filtra y elige las mejores. Sin micrófonos circulando por la sala, sin colas, y las voces más discretas también se hacen oír.
Asientos asignados antes de que nadie entre en la sala
En sesiones plenarias, ceremonias y cenas de gala, los asientos se asignan previamente en el sistema. En la puerta, cuando la credencial se valida en el control de accesos, el personal de sala ve el asiento asociado a cada participante y le acompaña hasta él. Protocolo, delegaciones y grupos de mesa organizados, sin confusión en la entrada.
ENCONTRO CIÊNCIA: UN CONGRESO NACIONAL, GESTIONADO DE PRINCIPIO A FIN
Organizado por Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT), el congreso nacional de ciencia de Portugal.
LA ESCALA
+3.000 participantes · +1.000 con póster científico · 3 días de sesiones paralelas
Todos los participantes inscritos a través de un formulario integrado en el sitio web público del congreso, gestionado íntegramente por la secretaría técnica de beamian.
LA SOLUCIÓN
Full stack, presencial
Hardware completo de acreditación in situ, control de accesos a sesiones y salas, una aplicación del evento dedicada con zona de pósteres, agenda personalizada (‘Mi Agenda’) y concertación de reuniones. Además de equipo físico de e-posters instalado y gestionado para más de 1.000 pósteres, totalmente integrado con el resto de la solución.
EL RESULTADO
Más allá de los números de asistencia
Al finalizar el congreso, la FCT recibió un análisis demográfico completo de todos los participantes, incluyendo distribución y ranking por área científica. Datos que van mucho más allá de las cifras de asistencia.
Testimonio
”En congresos científicos, la precisión y el cumplimiento de los tiempos son críticos. La integración de las soluciones de beamian nos permitió automatizar el control de acceso a las sesiones y organizar la consulta de ePosters de forma muy fluida. Contar con una tecnología fiable en el terreno y un equipo de soporte disponible nos dio la estabilidad operativa necesaria para gestionar el evento sin contratiempos.
Jorge Cabral de OliveiraChief Enthusiastic Officer, Active Media
Preguntas Frecuentes
¿Necesitamos nuestra propia plataforma de inscripción, o beamian gestiona todo el proceso?
beamian puede gestionar todo el proceso: un formulario de inscripción integrado en su sitio web público, el pago, y la facturación con cada participante e institución participante a través de nuestro servicio de secretaría técnica. Si ya dispone de una plataforma, también podemos integrarnos con ella. Usted elige el nivel de servicio que necesita.
¿Cómo funciona el control de accesos con sesiones paralelas y salas de capacidad limitada?
Cada sesión tiene una capacidad registrada. La credencial se valida en la entrada de la sala en tiempo real, y el sistema aplica el límite automáticamente, sin recuentos manuales, sin salas con sobreaforo. La asistencia queda registrada automáticamente a efectos de certificación.
¿Cómo funciona la gestión de pósteres en eventos con cientos o miles de pósteres?
Cada póster se registra en el sistema y se vincula a su autor y área científica. beamian instala y gestiona el equipo físico de e-posters in situ, y la zona de pósteres digital en la aplicación del evento permite a los asistentes navegar y encontrar pósteres relevantes. Totalmente integrado con los datos de inscripción y acceso.
¿Puede beamian emitir certificados de asistencia para créditos de formación continuada?
Sí. El acceso a las sesiones queda registrado automáticamente mediante la credencial, proporcionando a los organizadores un registro exacto de asistencia por participante y por sesión. La base para emitir la certificación sin conciliación manual.
¿Qué recibe el organizador después del congreso?
Un informe demográfico completo: perfiles de los participantes, distribución por área científica, y ranking, más allá del simple recuento de asistencia. Es el tipo de dato que las instituciones utilizan para reportar a financiadores y justificar futuras ediciones.
¿Cómo funciona el Q&A del público durante los paneles?
Los participantes envían preguntas desde la aplicación del evento durante la sesión. Las preguntas llegan a una vista de moderación donde el moderador (o un miembro designado de la organización) las revisa, filtra y selecciona cuáles llevar al panel. Nada llega al escenario sin moderación.
¿Quién instala y opera todo este equipo in situ?
El propio equipo de beamian, el hardware de acreditación, el control de accesos, y la infraestructura de e-posters son instalados, configurados y operados in situ por nuestro equipo, durante toda la duración del congreso.
¿Cómo se gestionan los datos de los participantes — RGPD?
En cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), beamian S.A. actúa como encargado del tratamiento de los datos personales de los participantes, procesando la información de forma segura y estrictamente bajo las instrucciones del organizador del evento (quien actúa como responsable del tratamiento).
Garantizamos que nuestra plataforma está diseñada para asegurar que la recopilación y gestión de datos se realicen de manera lícita, transparente y limitada a los fines específicos de cada servicio.
Para obtener información más detallada, por favor consulte nuestras políticas legales.
