Según una encuesta realizada por el blog Event MB (Junio de 2020), la llamada «nueva realidad» adoptará un formato híbrido en el caso de la industria de los eventos. Más de 1000 profesionales del sector quieren que el futuro abarque simultáneamente ambas realidades, la virtual y la presencial. Echemos un vistazo a los hechos para entender mejor esta tendencia.

Los eventos virtuales e híbridos son cada vez más frecuentes y han llegado para quedarse. Aun así, la celebración de un evento 100 % virtual no sustituye, de momento, a un evento físico o híbrido. No olvides que los eventos físicos siguen siendo una de las mejores maneras de generar y atraer clientes potenciales cualificados a través de la tecnología de captación de leads en eventos. El Lead Generation Institute afirmó en un informe que, entre 2017 y 2018, el 87 % de los directores ejecutivos y otros altos cargos de dirección planeaban invertir más en eventos físicos en el futuro.

Otro descubrimiento relevante es que alrededor del 84 % de los participantes en eventos presenciales dijeron que tenían una opinión más positiva sobre una marca o producto después de participar en eventos de este tipo. Esto puede ser un gran indicador de cómo los eventos presenciales pueden aportar una valiosa contribución a la experiencia del cliente.

Nuevas Oportunidades & Desafíos

En realidad, cualquiera de las nuevas tendencias de transformación digital en eventos puede traer ventajas o desventajas dependiendo del enfoque de la organización y la flexibilidad para transformar y adaptar.

1. Nuevas regulaciones

Por norma general, las organizaciones tienden a no simpatizar con las nuevas reglas, porque se ven obligadas a adaptar las operaciones y actividades a nuevos estándares. Sin embargo, el cambio tiende a traer nuevas oportunidades de asociación para los proveedores locales. Por ejemplo, es prácticamente imposible que las grandes agencias sigan al pie de la letra todas las reglas para la realización de eventos que, por si fuera poco, a menudo tienen lugar en diversos idiomas, en contextos diferentes y, en ocasiones, de forma contradictoria.

2. Digitalización

Las organizaciones que ya tenían una mentalidad digital antes de la COVID-19 están saliendo airosas, pues ya celebraban a menudo eventos virtuales para sus clientes. Es decir, ya tienen experiencia previa. Por otro lado, otros están luchando por adaptarse a lo digital porque estaban demasiado inmersos en sus zonas de confort y ahora se han visto obligados a cambiar.

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3. Limitaciones presupuestarias y de tiempo

Algunas de las ventajas de la realización de eventos virtuales acaban estando intrínsecamente vinculadas al ahorro de tiempo y dinero. Por ejemplo, si no hay necesidad de estar físicamente presente en un lugar, no hay gastos de viaje. Y si no hay límites geográficos, cualquier persona de cualquier parte del mundo puede participar en un evento, sin que esto suponga un coste adicional para la organización. Además, si tu empresa es muy competitiva en lo que se refiere a precios, podrás ofrecer tus servicios con muy pocos cambios.

4. Ciberseguridad

Es importante entender que al trasladar los eventos a un escenario digital, llevamos con nosotros información de especial interés para los hackers. Y cuantos más datos se migren a una plataforma en línea, más riesgo asumiremos en la dark web. Por lo tanto, es crucial encontrar el socio tecnológico adecuado, no solo para garantizar que el software que estamos utilizando sea seguro, sino también para ayudarnos con redes, endpoints, etc.

La ciberseguridad no es un lujo y debe ser parte integral de cualquier Plan de Seguridad y Salud.

5. Una realidad mixta crea múltiples experiencias

Basándonos en el supuesto de que los acontecimientos del futuro serán omnicanal, es posible que un participante presencial sea al mismo tiempo un participante virtual. ¿Cómo? Por ejemplo, a través de la interacción en línea con otros participantes o expositores (networking) a través de la aplicación, o simplemente viendo una sesión específica por streaming en directo mientras disfruta de la pausa de café en la edición presencial del evento.

El espectro de experiencias puede ser muy amplio, incluso si el participante está físicamente presente en un evento. Sin duda, hay un mundo de posibilidades entre lo físico y lo virtual. Solo necesitamos saber cómo ejecutar eventos híbridos con la tecnología adecuada para respaldarlos.

6. Entorno

Los desastres naturales seguirán ocurriendo con mayor frecuencia y a mayor escala, favoreciendo cada vez más la celebración de eventos híbridos y virtuales para mitigar los riesgos potenciales. Para un evento internacional presencial, la huella de carbono suele alcanzar al menos 1000 kg por persona, mientras que los formatos en línea pueden llegar a menos de 10 kg por persona. Por ello, los eventos híbridos jugarán un papel crucial en las grandes conferencias mundiales, donde los vuelos internacionales son inevitables y es necesario reducir el número de participantes a casi la mitad. Por otro lado, los informes & análisis adquirirán más importancia, ya que la calidad de los clientes potenciales se convierte en el activo más importante (en comparación con la cantidad, que aumentará exponencialmente). Por lo tanto, será aún más relevante monitorear la actividad de los visitantes a partir de informes estadísticos y análisis generados a partir de las interacciones digitales que se hayan producido en un evento.

7. La nueva generación de tecnología de redes inalámbricas es 5G

Todo el mundo espera que las redes 5G (y sucesivas) sean capaces de crear un ecosistema masivo que satisfaga las necesidades de comunicación de miles de millones de dispositivos conectados. Y, básicamente, que cambie el modo en que las personas viven e interactúan, mejorando la conectividad en relación con la estabilidad y la velocidad. Teniendo en cuenta que los teléfonos inteligentes se están convirtiendo en una extensión de nosotros mismos, no sería extraño pensar en los teléfonos inteligentes de los visitantes como una extensión del hardware de un evento. El objetivo es interactuar con los participantes de una manera más relevante, lo que no solo ayudará a recopilar y analizar datos, sino que también brindará una mejor experiencia y ampliará el uso de Realidad Virtual (RV), Realidad Aumentada (RA) e Inteligencia Artificial (IA) en eventos.

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