Las ventajas de utilizar un software de gestión de eventos superan al método tradicional de organización de eventos. Como un evento representa a tu organización y la plataforma de gestión de eventos que elijas tendrá un gran impacto en su rendimiento, es importante conocer las funciones imprescindibles para los distintos tipos de eventos.
También hay muchas plataformas de gestión de eventos entre las que puedes elegir. Esta checklist, junto con nuestras recomendaciones, facilitará este proceso de elección.
Plataforma de gestión de eventos: Inscripción y venta de entradas
1. Posibilidad de crear tipos de billetes y códigos promocionales
Asegúrate de que tu plataforma de gestión de eventos tiene la funcionalidad de tipos de entradas para que puedas crear varios tipos de entradas con accesos específicos dentro del evento. De este modo, puedes ofrecer a los asistentes diferentes experiencias dentro del evento. Por ejemplo, entradas VIP o entradas normales.
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Los códigos promocionales, te permiten crear ofertas especiales, como por ejemplo, para los que compran en las primeras etapas de la venta de entradas. Esta característica te beneficia porque puede darte una idea de cómo será tu futuro índice de asistencia.
Plataforma de gestión de eventos: Promoción
2. Página de eventos personalizada con white-labelling
Imagina tener que crear una página dedicada a los eventos cada vez que quieras organizar un evento. Una de las grandes ventajas de optar por una plataforma de gestión de eventos es que es fácil insertar tus materiales de branding y no parecer que dependes de una plataforma de terceros.
3. Medios de comunicación para el evento
La plataforma de gestión de eventos tiene que ofrecerte la posibilidad de comunicarte con los participantes. Estos canales de comunicación suelen ser el correo electrónico y los SMS. También te dan la posibilidad de crear correos electrónicos branded y automatizar las comunicaciones. Además, puede que quieras enviar información adicional a todos los asistentes registrados con un solo clic.
Plataforma de gestión de eventos: Operaciones
4. Versatilidad en el check-in y en las inscripciones in situ
Una plataforma de gestión de eventos tiene que adaptarse a tus necesidades, ofreciendo diferentes métodos de check-in en función del tipo de evento que organices. Es decir, tiene que darte a elegir si quieres optar por los Códigos QR, la impresión de etiquetas o la tecnología NFC.
Durante un evento presencial, la plataforma de gestión de eventos que elijas debe ofrecer también la posibilidad de realizar la inscripción in situ, ya que alguien puede decidir asistir en el último momento.
Consejo: Si no estás familiarizado con las nuevas tecnologías y quieres asegurarte de que todo va bien, puedes pedir a un experto de la empresa de la plataforma de gestión de eventos que te ayude sobre el terreno.
Plataforma de gestión de eventos: Engagement de los asistentes
5. Herramientas de engagement
Cuando se trata de ferias virtuales o híbridas, puedes contar con una exposición virtual de productos para los expositores, que permite a los visitantes interactuar con los productos. Pueden añadir diferentes productos a sus favoritos o hacer más preguntas sobre ellos. Por otro lado, los expositores pueden recoger esta información para tomar decisiones estratégicas o para ganar más terreno en el proceso de ventas.
Esto puede hacerse tanto en exposiciones comerciales como en ferias de empleo. En esta última, los participantes pueden interactuar con las ofertas de trabajo al postularse dentro de la plataforma, dando toda la información necesaria a las empresas que quieran continuar con el proceso de contratación.
Plataforma de gestión de eventos: Analytics
6. Dashboards e informes de datos
Un enfoque basado en los datos es crucial para tener éxito en cualquier negocio. Por eso debes optar por una plataforma de gestión de eventos que te proporcione datos valiosos sobre tus eventos. No sólo informes cuando el evento haya terminado, sino también sobre lo que está ocurriendo en tiempo real a través de dashboards que comunican tus indicadores clave.
Ahora que ya conoces algunas de las funciones imprescindibles en una plataforma de gestión de eventos, permítenos darte un último consejo: opta por una plataforma que se adapte a las características que necesitas, pero que al mismo tiempo sea una empresa orientada al cliente, dispuesta a ayudarte a alcanzar el éxito estando presente en todo el proceso. Esto puede venir en forma de asesoramiento a la hora de organizar tu evento o de desarrollar cualquier nuevo requisito que puedas necesitar.
