Dado que los eventos en persona aún no alcanzan su máxima capacidad, cada vez más empresas siguen buscando las mejores herramientas de vídeo para eventos virtuales, aliando esto con formas más seguras de conectar a la gente cara a cara en las principales cumbres y conferencias mediante soluciones basadas en chips. Veamos cómo los eventos sin contacto serán el camino a seguir.
1. Necesidad de interacciones sin contacto
Es un hecho bien conocido que los eventos y las exposiciones siempre buscan nuevas tecnologías para mejorar la experiencia y participación de los asistentes. De hecho, la tecnología ha permitido a los organizadores de eventos equipar a los expositores y a los asistentes con aplicaciones para eventos e insignias inteligentes para mejorar la personalización del evento. Además, el cambio a las tecnologías sin contacto – como los códigos QR y NFC – puede ayudar a mejorar aún más la experiencia general del evento sin comprometer la seguridad. Todo esto unido al hecho de que los eventos sostenibles tienen interacciones sin contacto y sin papel.
Como resultado, los organizadores de eventos han pasado a utilizar soluciones de check-in electrónico y gestión de capacidad e incluso transmisión en vivo para eventos. Asimismo, tecnologías como los códigos QR y NFC, junto con otras soluciones para operar eventos presenciales en un entorno seguro, se han convertido en un requisito primordial.
Además, si se piensa en ello, la planificación de eventos en un espacio tecnológico ha permitido superar problemas habituales en los eventos y conferencias a gran escala: los asistentes son ahora más capaces de disfrutar al máximo, evitando que se sientan desconectados. Porque ahora disponemos de datos que pueden ser analizados y rastreados para conocer mejor las preferencias y disgustos de los visitantes, y ayudar a ofrecerles la mejor experiencia en el evento.
2. Expectativa del público ante las herramientas digitales
La forma en que los asistentes a los eventos consumen contenidos ha cambiado radicalmente. Siendo los eventos híbridos los protagonistas de la nueva normalidad, ahora hay una oferta mucho mayor de contenidos audiovisuales disponibles en muchas plataformas diferentes y en múltiples dispositivos. La gente ve y escucha cada vez más contenidos en cualquier momento y en cualquier lugar (los asistentes a distancia pueden incluso realizar varias tareas a la vez de una forma que no pueden hacer durante las visitas in situ). Por ello, los asistentes se han vuelto más exigentes no sólo en cuanto a sus experiencias de visionado virtual, sino también en cuanto a los requisitos de seguridad que esperan encontrar en un evento presencial.
Gestionar audiencias distribuidas (virtual más presencial) implica también asumir que hay que producir contenidos adecuados al medio en el que se va a consumir tu producto. Ten en cuenta que las audiencias híbridas tendrán un comportamiento completamente diferente en función del medio en el que vayan a experimentar tu evento. Como mínimo, porque los asistentes virtuales van a consumir contenidos fuera del control habitual que ofrece una sede. Por tanto, sigue buscando adaptar y ofrecer una estrategia de contenidos omnicanal de forma coherente, y adopta herramientas tecnológicas para digitalizar los procesos y las interacciones presenciales. Si no sabes por dónde empezar, lee este artículo sobre cómo las herramientas digitales pueden ayudar en la organización de eventos en 2021.
3. Gestión rápida de prospectos
La gestión de leads en eventos es una forma eficaz de captar, procesar y alimentar los clientes potenciales de las ferias de negocios u otros eventos. Y tener una única plataforma de eventos para gestionar tu evento creará ganancias de eficiencia ya que un software controla los principales aspectos de tus acciones de ventas, desde la captura de prospectos hasta el momento en que se convierten en clientes.
Los eventos basados en datos pueden ser fantásticos para impulsar el retorno de la inversión, pero sólo si cuentas con un buen proceso de captación de leads. Es crucial que no sólo atraiga a la gente a tus stands, sino que adquieras digitalmente sus datos personales una vez que decidan conectar contigo.
De hecho, la tecnología es la clave para una mejor gestión de leads, ya que elimina los procesos ineficaces, la introducción manual de datos y la falta de comunicación y accesibilidad de los datos. Con la app para eventos de beamian y los formularios de contacto digitales, puedes recopilar datos que se sincronizarán automáticamente con tu plataforma de gestión de eventos. Lo mejor es que los representantes de ventas pueden utilizar los formularios de captación de prospectos para apoyar y crear relevancia para sus acciones de follow-up.
4. Procesos de check-in sin esfuerzo
Introduce el check-in electrónico en lugar de los físicos que utilizan boletos de papel. Opta, por ejemplo, por pulseras inteligentes. La tecnología NFC puede integrarse en diferentes puntos de entrada – como las tarjetas de identificación o las pulseras – para que los asistentes puedan simplemente tocar la superficie y obtener una rápida admisión al evento. Así evitarás largas colas y aglomeraciones innecesarias.
Saber más: Guía Práctica de Check-In y Control de Aforo en Eventos
5. Los eventos híbridos plantean nuevos retos para la captación de leads
La captación de leads en eventos siempre ha sido uno de los mayores retos para los organizadores de eventos y para el marketing. Afortunadamente, los eventos virtuales e híbridos (y, por supuesto, las herramientas digitales que los sustentan) pueden mitigar algunos de estos retos. Además de proporcionar seguridad en las reuniones presenciales, la organización de eventos apoyada en la tecnología de eventos facilita cada vez más el proceso de planificación de los mismos, mejorando sus resultados y cumpliendo las expectativas de los asistentes.
Si quieres avanzar y volver de forma efectiva como líder del sector, deberías empezar a considerar ahora nuevas estrategias de alto nivel que te ayuden a pivotar de nuevo hacia los eventos presenciales en 2021, manteniendo los beneficios de los virtuales.
¿La buena noticia? beamian atiende a audiencias 100% virtuales con sus propias soluciones de videoconferencia, transmisión en vivo, chat y networking, ofreciendo el contenido adecuado a la persona adecuada, en el momento adecuado. Y, pase lo que pase, nuestra solución siempre contiene un fuerte componente digital, lo que significa que también los eventos 100% presenciales verán sus interacciones digitalizadas y su capacidad bajo control.
Si estás preparado para el reto, te sugerimos que reflexiones sobre estas cuestiones concretas:
- ¿Está tu local preparado para acoger eventos híbridos? Piensa en no usar papel, da prioridad al retorno de la inversión y ten en cuenta todas las medidas de seguridad necesarias.
- ¿Estará tu público dispuesto a asistir a su evento en persona? ¿Qué porcentaje está disponible para viajar y participar en persona?
- ¿Tienes un seguro adecuado que cubra todos los escenarios del evento?
- ¿Tienes los socios tecnológicos y el presupuesto adecuados para el evento, tanto para el público virtual como para el presencial?
- ¿Qué elementos deben ser virtuales o presenciales? ¿Cómo los vas a fusionar?
Recuerda siempre – tu evento no tendrá éxito a menos que tengas un buen retorno de la inversión y consigas atraer a tu público (que puede asistir a tu evento de forma omnicanal).
