App para Eventos: Ventajas en la organización

Atrás quedaron los días en que un teléfono móvil se utilizaba exclusivamente para enviar mensajes y hacer llamadas. Ya no son sólo un medio de comunicación, sino herramientas que nos ayudan en nuestra vida cotidiana y también a experimentar la vida de otra manera. Las aplicaciones móviles también son responsables de esta transformación. Como era de esperar, una app para eventos también tiene el poder de ayudar en la creación de eventos memorables, especialmente cuando hablamos de implementar tecnología para ferias de empleo. Veamos cómo.

La navegación móvil ha superado a la navegación de escritorio. La pregunta es, ¿cómo podría esto relacionarse con la gestión de eventos?

Las aplicaciones móviles están diseñadas con la intención de ser fáciles de navegar mientras ofrecen un tremendo componente utilitario, como las herramientas digitales para ferias que optimizan cada aspecto del proceso.

Teniendo en cuenta los múltiples procesos que implica la gestión de eventos, podemos entender que nacieron para facilitar tu trabajo. Como menos es a menudo más, conocer las herramientas digitales para ferias disponibles, no solo puede simplificar tu evento sino también ayudarte a mantenerte un paso por delante de la competencia.

¿Por qué es importante una App para Eventos?

Los organizadores de eventos quieren seguir el ritmo de los avances tecnológicos y, con la constante adopción del uso de smartphones, han empezado a darse cuenta de que una aplicación móvil es una necesidad para sus eventos, especialmente cuando se trata de implementar tecnología para ferias de empleo.

Una App para eventos proporciona todo tipo de información que los asistentes necesitan. Todo ello, sin necesidad de estar conectado a Internet.

De este modo, los participantes tendrán acceso a horarios, ubicaciones, información sobre otros participantes, información sobre el organizador y los expositores, biografías de los ponentes e incluso exposiciones virtuales de productos. La tecnología RFID para eventos puede enriquecer aún más esta experiencia facilitando el acceso y registro.

Por otra parte, los organizadores de eventos pueden realizar un seguimiento de los comportamientos de los asistentes, al tiempo que disponen de una plataforma para presentar notificaciones push. Con ello, el contenido presentado tendrá más posibilidades de ser visto, contribuyendo a una relación más directa con los participantes. Además, un buen software para ferias de empleo permite gestionar todos estos aspectos de manera centralizada.

Sin embargo, utilizar una aplicación web nativa para eventos no sólo tiene ventajas. Digamos que una aplicación web también tiene una serie de ventajas. Consulta también las ventajas de utilizar un software de gestión de eventos. Pero no te preocupes, todas tus preguntas serán respondidas a lo largo de este artículo.

Versatilidad

Las aplicaciones web son más versátiles, en el sentido de que se puede acceder a ellas y optimizarlas para teléfonos inteligentes, sistemas operativos Android o iOS, así como para cualquier otro tipo de dispositivo, como ordenadores portátiles y de sobremesa. Esta flexibilidad las convierte en excelentes herramientas digitales para ferias.

Actualizaciones en tiempo real

A diferencia de las aplicaciones nativas de eventos, que requieren actualizaciones de software para cada cambio que se realiza, las aplicaciones web se actualizan automáticamente sin que el usuario tenga que realizar ninguna acción.

Menos barreras

Más libertad, ya que no tienes que seguir las normas de los términos y condiciones de las tiendas de aplicaciones. Por ello, puedes crear contenido y anunciarte como te plazca.

Relación más directa

Cuando los participantes tienen una aplicación del evento instalada en sus dispositivos, pueden recibir notificaciones push. Como probablemente hayas descubierto por tu propia experiencia utilizando tu smartphone, es mucho más probable que leas e interactúes con estas notificaciones en comparación con cuando recibes correos electrónicos. 

Los participantes pueden ver el contenido offline

A diferencia de una aplicación web, en la que es necesario tener acceso a Internet para ver los contenidos presentados en una página, una aplicación web nativa para eventos permite al usuario ver estos contenidos porque se cargaron previamente la última vez que el dispositivo se conectó a Internet.

Mayor velocidad

Puedes esperar mayor velocidad y capacidad de respuesta de una aplicación nativa para eventos. Como ya hemos dicho, la mayor parte del contenido de una aplicación nativa es estático. En otras palabras, se almacena en el smartphone. 

Además, el contenido dinámico sólo se leerá cuando accedas a Internet. Pero como suele ser sólo una pequeña parte de la aplicación, todo funciona más rápido y sin problemas. 

Acceso a las funcionalidades del smartphone

Una aplicación nativa para eventos te permitirá acceder a funciones de hardware como la NFC, que es una tecnología sin contacto, el micrófono y la cámara, que ya tienen la mayoría de los smartphones. Esto permite implementar tecnología RFID para eventos y utilizar tarjetas RFID para control de acceso, mejorando la experiencia tanto para organizadores como para asistentes.

La tecnología contactless es ventajosa para las interacciones en tus eventos presenciales mediante NFC o para que los participantes se unan a un evento virtual en cualquier lugar conectando su cámara y micrófono. Las tarjetas inteligentes para eventos facilitan enormemente el control de acceso y la gestión de asistentes.

Ahora, hablemos del contenido y las características que debe tener la aplicación para que tenga impacto en tus próximos eventos. Un buen sistema de acreditaciones para eventos es fundamental para crear una experiencia fluida.

Permitir la creación fácil y personalizable de una página de perfil 

Una aplicación nativa para eventos debe ofrecer, de forma sencilla, la posibilidad de personalizar la página de perfil, ya sea con fines de marketing personal cuando los asistentes soliciten una oferta en una feria de empleo o participen en una red de contactos, o para los expositores que quieran mostrar el poder de su marca. El uso de tarjetas acreditaciones para eventos puede complementar esta funcionalidad.

Posibilidad de buscar un contacto utilizando palabras clave: socios, patrocinadores, ponentes y expositores

Este punto, como observarás, enlazará con el siguiente. Pero forma parte de algo totalmente fundamental: el acceso rápido a lo que buscamos dentro del evento. Ya sea una persona concreta o una empresa. Esta funcionalidad es especialmente útil para la captación de clientes potenciales en eventos.

Herramientas de networking: mensajería privada y programación de reuniones

Como se ha mencionado en el punto anterior, es fundamental acceder fácilmente al contacto que busca un participante. A partir de este punto, es necesario disponer de herramientas que permitan el networking, como el envío de mensajes privados y la programación de reuniones para que los participantes puedan intercambiar ideas. Estas estrategias digitales para eventos fomentan la captación de prospectos en eventos.

Herramientas de gestión para organizadores

La planificación de eventos puede ser algo caótica y a menudo puedes encontrarte atascado en una tarea clave para materializar tu evento. Así que a veces necesitas asignar a más de una persona la gestión de tu evento, y una app nativa para eventos tiene que darte esa posibilidad. Un buen software para ferias de empleo debe incluir estas funcionalidades de gestión.

Funcionalidad de check-in

Algo que podemos estar seguros de que nunca cambiará es el check-in y el control de acceso en los eventos. Teniendo esto en cuenta, tu aplicación nativa de eventos debe ser capaz de ver quién está inscrito en el evento para permitirle el acceso al mismo. También debería permitirte hacer un control de acceso si tu evento tiene restringido el acceso a determinadas sesiones. Todo ello, por supuesto, a través de la tecnología sin contacto mediante tarjetas RFID para control de acceso y check in electrónico para eventos.

Hay más características con las que puedes contar, como estos 6 aspectos que conducen a experiencias de eventos inolvidables.

Si tienes en cuenta que la mayoría de la gente no puede vivir sin su smartphone, y tu evento tiene una aplicación, podemos suponer que la probabilidad de engagement será mucho mayor. Implementar estrategias de gamificación en eventos puede aumentar aún más esta participación. ¿Pero cómo? ¡Vamos a ver!

Comparte información del evento con actualizaciones en tiempo real

No sólo minimizarás los costes y el impacto medioambiental, sino que es muy probable que a tus asistentes les guste buscar información sobre el evento en su smartphone. ¿Qué crees que preferirían? ¿Consultar el programa del acto en su smartphone o en papel durante el acto?

Mapeo de eventos en la aplicación 

Imagina tener una aplicación web para la gestión de eventos y que tus asistentes se paseen por todo el evento preguntando dónde está la ubicación de una sesión concreta. Esto ya no tiene por qué ocurrir porque puedes proporcionar un mapa del evento dentro de la aplicación para solucionar este tipo de contratiempos.

Expositores virtuales de productos y solicitudes de empleo

Los expositores virtuales de productos pueden facilitar todo el proceso de interacción para los asistentes al evento, ya que pueden mostrar interés por los productos con un simple toque, o incluso pedir más información mediante un chat en directo. Esto facilita enormemente la captación instantánea de leads y la recogida de datos en ferias.

Lo mismo ocurre en las ferias de empleo, donde los nuevos talentos profesionales pueden solicitar fácilmente una oferta de trabajo o tener una comunicación directa con cualquier asistente al evento, programando también reuniones mediante un toque en el smartphone. El software para ferias de empleo optimizado puede mejorar significativamente este proceso.

Según el punto de vista, hay tres tipos de usuarios finales en una app para eventos: los organizadores del evento, los expositores y los asistentes. Teniendo esto en cuenta, vamos a mostrarte algunos de los beneficios de los que pueden disfrutar.

Ventajas para los organizadores de eventos

• Aplicación centrada en la UI/UX para facilitar todo el proceso de creación y gestión de eventos
• Permite distribuir las tareas asignando varios gestores de eventos
• Es más probable que la comunicación se vea a través de notificaciones push
• Gestiona fácilmente el contenido del evento en tiempo real con fácil acceso al backend
• Mayor facilidad en la gestión de los asistentes, así como la posibilidad de registrarse en el evento utilizando un smartphone, sin depender de dispositivos específicos
• Al proporcionar una aplicación para eventos en la que todo el contenido esté disponible en el mismo espacio, los organizadores de eventos pueden reducir el coste de los materiales de marketing.
• Implementación de control de acceso eventos con tarjetas inteligentes que mejora la seguridad y la experiencia del asistente.

Ventajas para los expositores

• Aprovecha los espacios dedicados a la exposición de tus productos u ofertas de empleo
• Mayor capacidad para captar leads en eventos B2B, ya que toda la aplicación permite una mayor probabilidad de interacción entre los asistentes al evento
• Mayor capacidad para generar confianza porque la app contribuye a una relación más directa con los asistentes
• Posibilidad de usar software de gamificación para eventos para aumentar el interés en sus productos o servicios

Ventajas para los participantes

• Acceso más fácil a la información sobre el evento
• Acceso a información de eventos incluso sin conexión
• Más fácil usar herramientas para interactuar con otros participantes (networking)
• Facilidad para interactuar con productos y ofertas de empleo
• Experiencia mejorada gracias a la gamificación en eventos virtuales e híbridos

Una plataforma de gestión de eventos, ya sea una aplicación web o una aplicación nativa, está diseñada para que puedas gestionar todos los detalles de forma sencilla y para que también puedas promocionar tu evento. Ésta es una ventaja importante, pero no la única.

• Mayor confianza por parte de los participantes

Una herramienta de gestión de eventos contribuirá a la organización de tu evento y lo hará más profesional, ya que te permite crear una página del evento coherente con tu marca.

• Toda la información en un solo lugar

Disponer de la información sobre el programa del evento, los expositores y socios, así como los ponentes, en un solo lugar, da a los participantes una idea de lo que pueden esperar en el futuro. Esto también facilita la captación de leads en eventos y mejora la experiencia general.

• Reducción de costes

Imagina tener que depender de un equipo informático para crear un sitio web dedicado a tu evento. Esto supondría unos costes enormes. Al optar por una empresa de herramientas de gestión de eventos, tienes la posibilidad de disfrutar de una plataforma dedicada a costes reducidos.

Como has aprendido, hay diferentes ventajas entre optar por una aplicación web para eventos o una aplicación nativa. Todo lo que tienes que averiguar es: ¿qué enfoque es el adecuado para tu público objetivo?

Una cosa es segura, tanto si se trata de una web como de una aplicación nativa, tienes que confiar en una herramienta para eventos porque te ayudará sin duda a organizar eventos exitosos. Ya sea que busques implementar tecnología para ferias de empleo, utilizar tarjetas inteligentes para eventos o incorporar estrategias de gamificación en eventos, la tecnología adecuada marcará la diferencia y ayudará sin duda a organizar eventos con exitosos.