Puede parecer todo un desafío organizar un evento con éxito si tenemos en cuenta todas las variables que forman parte de su composición. Sin embargo, un software de gestión de eventos tiene la capacidad de agrupar todas las funcionalidades en un solo lugar y, por tanto, facilita todo el trabajo que conlleva la organización de un evento.
Aquí tienes una lista de 6 ventajas que un software de gestión de eventos puede ofrecerte para tu próximo evento:
1. Plataforma de gestión de eventos “todo en uno”
Te ofrece innumerables formas de encantar los participantes, pero también a tu equipo de gestión de eventos y a los expositores. Desde la importación de bases de datos de asistentes, el envío de correos electrónicos de invitación masiva o la personalización de la branding de tu página del evento, tienes todas las herramientas para aumentar tu tasa de asistencia. Concede a tu equipo acceso para hacer un seguimiento de los KPI en tiempo real y ajustar tu evento en consecuencia. Realiza todas las tareas en un solo lugar sin tener que optar por varias soluciones por separado.
2. Ahorro de tiempo
Un software de gestión de eventos te ahorra tiempo al tener todas tus tareas centralizadas en una única plataforma. Esto ahorra tiempo al organizador del evento, al equipo de profesionales implicados, e incluso a los asistentes o expositores, haciendo que toda la experiencia sea más agradable.
3. Automatización de eventos
Los gestores de eventos tienen mucho que hacer cuando se trata de organizarlos. Normalmente se necesita un equipo completo de profesionales para hacer el trabajo. Cuando puedas automatizar tareas que son necesarias pero que no te diferencian realmente de la competencia, podrás centrarte en lo que realmente importa, liberando a tu equipo en tareas más creativas para que puedas potenciar tu diferenciación.
4. Aumentar la tasa de participación en los eventos
Un software de gestión de eventos adecuado incluye todas las herramientas para atraer a tu público. Antes del evento, puedes enviar correos electrónicos de confirmación de la inscripción o más detalles sobre las sesiones del evento para mantener a tus asistentes entusiasmados hasta que comience.
En los eventos presenciales, puedes utilizar la tecnología sin contacto, con entrada de datos en tiempo real para aprovechar las interacciones y analizar su rendimiento en el software de gestión de eventos. En un evento virtual o híbrido, puedes pedir opiniones a través de herramientas de chat en directo o incluso utilizar una función de exposición virtual de productos con la que los asistentes puedan interactuar.
5. Acceso a datos valiosos en tiempo real
El software de gestión de eventos te proporcionará información valiosa mostrando múltiples datos en paneles fáciles de usar. Los datos en tiempo real permiten actuar en tiempo real. Recoge las conclusiones a lo largo del ciclo de vida de tu evento y toma decisiones estratégicas en cada una de sus fases para alcanzar los objetivos propuestos.
6. Informes personalizados para la mejora continua
Cuando termine el evento, podrás acceder a informes personalizados con mucha información valiosa. Esto puede ser útil para seguir a un posible cliente potencial, entender qué sesiones tuvieron más participación, o incluso qué productos tienen más potencial en función de las interacciones de la audiencia.
Un software de gestión de eventos con las imprescindibles te permitirá organizar eventos memorables y facilitar el trabajo que hay que hacer. Te dará la posibilidad de ejecutar todas tus acciones en un solo lugar, haciéndote más eficiente, y también tendrás acceso a toda la información que necesites para poder seguir mejorando tus eventos.
