El sector de los eventos ya ha demostrado que la realización de eventos grandes en un futuro próximo implica establecer expectativas para las experiencias tanto presenciales como virtuales. Esto significa comprender las necesidades de una audiencia híbrida y asegurarse de que tanto los asistentes presenciales como los virtuales sepan cómo hacer el mejor uso de la tecnología. Pero dado que los organizadores de eventos se sienten cada vez más cómodos creando eventos virtuales, llamemos la atención sobre cómo ofrecer seguridad al público presencial.
La cuestión de cómo operar eventos presenciales en un entorno seguro ya ha recibido atención en nuestro blog, durante uno de los intentos del sector por volver a la actividad. De hecho, se prevé que la estrategia de vacunación y pruebas diagnósticas traiga a la industria de los eventos una estabilidad muy necesaria y la tan esperada normalidad. Pero mientras eso no sucede, tratemos de entender por dónde empezar con los eventos seguros.
La recuperación de la industria de los eventos es cada vez más dependiente de las soluciones tecnológicas para eventos y ha requerido importantes ajustes, especialmente cuando se trata de mantener y mezclar herramientas para eventos virtuales. Y los organizadores de eventos son cada vez más conscientes de cómo revolucionará la tecnología los eventos en 2021. A su vez, los propietarios de los lugares de los eventos pueden centrarse en algunas áreas clave para proporcionar los requisitos necesarios para celebrar reuniones y eventos seguros: directrices de salud y seguridad, protocolos de distanciamiento social, herramientas digitales de captación de prospectos y procesos de registro y check-ins electrónicos.
Las plataformas de eventos virtuales han crecido en popularidad y características, con opciones especializadas para casi todo tipo y tamaño de evento, así como para todos los presupuestos. Y aunque no es de esperar que ningún organizador quiera dejar de lado los beneficios que lo virtual nos ha aportado hasta ahora, las herramientas digitales pueden ayudar a los organizadores de eventos a cumplir con las medidas de salud pública en eventos presenciales e híbridos. ¿Cómo? Dotando a los asistentes y a los expositores de los recursos tecnológicos adecuados para conectarse de forma segura.
Además, una de las primeras cosas que querrán saber tus invitados es qué normas de seguridad e higiene has implantado en el lugar del evento. Así que será mejor que tengas en cuenta estas ideas para garantizar que estás alineado con la percepción de tu público sobre la seguridad:
1. Apuesta en un formato híbrido y empieza por celebrar tu próximo evento con audiencias distribuidas, permitiendo que un número menor de visitantes, pero más cualificados, asistan en persona, al tiempo que se da acceso virtual al resto del mundo (echa un vistazo a estas 5 herramientas para crear un evento virtual o híbrido memorable);
2. Digitaliza los procesos de registro y venta de entradas, haciéndolos más rápidos y sencillos para evitar aglomeraciones en el recinto;
3. Garantiza experiencias seguras en persona con interacciones digitales, sin contacto y sin papel;
4. Promueve el distanciamiento social y la seguridad mediante el control de aforo en tiempo real, que incluye alertas automáticas de capacidad máxima;
5. Monitoriza la tasa de participación de tus audiencias híbridas, dentro de una sóla plataforma de gestión de eventos;
6. Gestiona eficazmente las actividades presenciales de tu evento, accediendo al número de interacciones establecidas entre los participantes y las marcas;
7. Asegura la transformación digital y no descartes mantener la participación de los espectadores remotos al tiempo que satisfaces las necesidades de los participantes presenciales. Recuerda que un gran evento presencial en el futuro siempre se beneficiará de las audiencias virtuales, no sólo por razones de presupuesto y accesibilidad, sino sobre todo porque tener una menor densidad de asistentes en persona hará que tu evento sea automáticamente más seguro. Si lo piensas, el público virtual es una de las razones por las que los eventos híbridos son los protagonistas de la nueva normalidad.
Antes de hablar de eventos híbridos y basados en datos, es crucial darse cuenta de que la tecnología será la norma y ayudará definitivamente a las organizaciones de eventos a establecer una estructura básica para realizar eventos híbridos exitosos. Conoce nuestros productos basados en ID Tech y descubre cómo la tecnología puede ayudarte en tu próximo evento, permitiendo digitalizar las interacciones en persona y los procesos presenciales.
