Aunque el regreso de los eventos en vivo sigue suscitando muchos interrogantes, los eventos híbridos están surgiendo rápidamente como una forma sostenible de reunir a la gente en un mundo post pandémico. De hecho, muchos planificadores de eventos de todo el mundo creen que su hoja de ruta para el éxito es fusionar elementos virtuales y presenciales en futuros eventos de masas. ¿Profundizamos en el tema?
Pero antes: ¿Sabías que los eventos híbridos llevan celebrándose desde 2012? Según los CDC, debido a las restricciones presupuestarias, los organizadores de eventos no siempre podían reunir a tantos asistentes en persona como querían, por lo que acababan recurriendo a audiencias remotas. Lo que ha hecho la pandemia es imponer lo virtual como única vía durante los cierres y las órdenes de permanecer en casa.
El futuro digital de los eventos
Incluso cuando los eventos en persona vuelvan por completo, los beneficios probados de los eventos virtuales seguirán sin duda en primera línea. De hecho, existe la teoría generalizada de que las audiencias remotas pueden convertirse en la “nueva normalidad” por numerosas razones, que comienzan con la eliminación de las restricciones de viaje y las discrepancias de zonas horarias. Y si una plataforma de eventos virtuales lo permite, ¿por qué no llegar a audiencias globales en lugar de a un número fijo de participantes?
Además, la transformación digital del sector de los eventos debería venir antes que catalogar los eventos con una de estas tres etiquetas: virtual, híbrido o presencial. El objetivo más importante debería ser producir contenidos que puedan ser lo suficientemente atractivos para dónde y cómo se consuma tu evento, de una manera consistente para cada canal. Y sólo entonces es pertinente hablar de los proveedores de tecnología para eventos, para elegir el software de gestión de eventos adecuado, la mejor transmisión en vivo para eventos y los medios que servirán para cumplir los objetivos de tu evento.
Es el momento de aprovechar las nuevas experiencias de los eventos con herramientas digitales, asegurando que la entrega de contenidos siga siendo concisa, interactiva e impactante para potenciar la tasa de participación (especialmente en los eventos virtuales). Si esto te ha llamado la atención, descubre algunos consejos para realizar eventos híbridos exitosos en 2021.
Gestión de audiencias distribuidas
Dado que los seres humanos son sociales por naturaleza, seguimos dependiendo en gran medida de las interacciones cara a cara para aprender y educar, establecer relaciones de networking o intercambiar ideas. Al mismo tiempo, no podemos negar que añadir lo virtual a la gestión de eventos puede generar un retorno de la inversión globalmente positivo. Sin embargo, tener lo mejor de ambos mundos implica satisfacer las expectativas de las audiencias distribuidas y requiere una sólida experiencia técnica y operativa para garantizar que los asistentes tengan una experiencia omnicanal fluida y productiva.
Aunque añadir una audiencia virtual puede ser una ventaja muy atractiva de un formato de evento híbrido, también hay muchos retos y consideraciones que los organizadores pueden encontrar. Por ejemplo, hay que tener en cuenta las limitaciones de los horarios comerciales en persona e intentar que no interfieran negativamente con sus asistentes remotos. Ten en cuenta que las diferentes zonas horarias también pueden afectar a la disponibilidad de algunos ponentes o expositores, y pueden afectar al número de asistentes remotos que participan en tiempo real.
Consejo 1: Trabaja en cada elemento para identificar cómo se puede incorporar a los asistentes virtuales y qué partes de la experiencia en el local pueden necesitar ser cambiadas o adaptadas para ofrecer un evento híbrido inclusivo y cohesivo. La proximidad física y la producción de contenidos deben seguir siendo el centro de atención.
Consejo 2: Piensa estratégicamente en el formato de tu evento, la duración, el horario, el lugar y, por supuesto, en los recursos tecnológicos tan exigentes. Conoce estas 5 herramientas para un evento virtual o híbrido memorable.
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beamian ha sido una experta en la planificación y realización de eventos híbridos exitosos (como desde el principio de nuestra existencia). Lo que nuestra solución ofrece es una manera efectiva de poner la tecnología al servicio de los objetivos de cada evento, llegando a nuevas audiencias a través de sus canales preferidos, y atendiendo a las audiencias presenciales de forma segura, con el apoyo de los canales digitales. Producimos resultados para nuestros clientes porque somos conscientes de que atender a las audiencias virtuales es completamente diferente de atender a los asistentes presenciales (incluso cuando podemos estar hablando de la misma persona).
