Con el desarrollo constante de nuevas funciones y el consiguiente poder de elección, es más difícil tomar decisiones sobre qué elegir para satisfacer la necesidad de organizar eventos exitosos.
La tecnología, en general, evoluciona constantemente y probablemente nunca se detendrá. Hemos perdido la cuenta de lo lejos que hemos llegado y de cómo han cambiado nuestras vidas gracias a las innovaciones tecnológicas.
Este artículo te ayudará a tomar las mejores decisiones si aún no estás familiarizado con las nuevas tendencias tecnológicas en el sector de los eventos, para que puedas alcanzar fácilmente los principales KPI y objetivos de tu evento: impulsar los registros o la venta de entradas, aumentar la tasa de participación, el retorno de la inversión (ROI), parte de los 7 KPI cruciales para medir el éxito de tu evento.
Principales tendencias y desafíos para el futuro de los eventos
Preocupaciones de seguridad y protección
Un desafío que formará parte del futuro debido a los avances tecnológicos, especialmente con el crecimiento de los eventos virtuales e híbridos, es construir una buena defensa contra los hackers y los ciberataques.
Como organizador de eventos, debes contar con una plataforma que te proporcione la seguridad necesaria, especialmente si se trata de alguna forma de pago o de compartir datos sensibles.
Eventos de realidad virtual
Nos dirigimos cada vez más hacia un nuevo mundo, un mundo paralelo. Aunque los eventos virtuales ya son una tendencia, se espera que haya una transición hacia los eventos de realidad virtual.
La realidad virtual nos permite vivir una nueva “realidad” a través de un avatar, donde podemos tener una experiencia de evento más cercana a la realidad. Esto hará que toda la experiencia del evento sea más inmersiva. Los organizadores de eventos que aprovechen esta tecnología temprana tendrán sin duda una ventaja competitiva en el sector.
App móvil de eventos
Las aplicaciones móviles están transformando la experiencia de los asistentes porque permiten una fácil distribución de la información y además son ecológicas (una característica cada vez más demandada en todo tipo de consumo).
Al proporcionar una aplicación móvil, puedes compartir constantemente información sobre tu evento, desde información sobre sesiones, oradores y expositores. Todo esto puede formar parte de una estrategia para atraer a los asistentes al evento, mediante notificaciones push.
El resultado es el recordatorio constante de que el evento se acerca y la consiguiente adhesión al mismo.
Big data en eventos
Los datos son cada vez más necesarios para tomar decisiones que conduzcan al éxito de los eventos, ya que te permiten obtener valiosos conocimientos. Algo absolutamente necesario para la mejora continua.
Para extraer datos sobre tu evento, necesitas analizar todo tipo de interacciones y comportamientos que los asistentes realizan mientras se conectan con otros participantes del evento. Y no hay nada mejor para ello que ofrecer tecnologías sin contacto. En primer lugar, porque facilita todo el proceso de recogida de datos, y en segundo lugar, porque aumenta la probabilidad de que los asistentes participen en el evento.
¿Qué ejemplos hay de tecnologías de eventos?
Plataforma de gestión de eventos integrada
Elegir el software de gestión de eventos adecuado te permite disponer de todas las herramientas que necesitas para planificar tu evento de forma autónoma. Con herramientas integradas tanto para los eventos digitales como para los presenciales, tendrás la oportunidad de beneficiarte de la centralización de funciones, haciendo que la gestión de eventos sea más fácil que nunca.
Tecnología de eventos sin contacto y vestibles
Las soluciones tecnológicas sin contacto para eventos acabarán convirtiéndose en un requisito obligatorio para los organizadores de eventos porque el papel se está quedando obsoleto. Esto sucederá porque el papel no tiene la capacidad de acelerar los procesos de registro e interacción y también porque los eventos sostenibles tienen interacciones sin contacto y sin papel.
Las tecnologías sin contacto más comunes hoy en día son los códigos QR y las tarjetas inteligentes,
Aprende más sobre las soluciones sin contacto de beamian para eventos presenciales.
Una tecnología sin contacto más reciente es el reconocimiento facial, en el que los asistentes escanean su cara para acceder al evento. Esto puede ser útil si tienes varios dispositivos con la capacidad de identificar a tus asistentes a lo largo del evento y averiguar su comportamiento.
Software de diseño de eventos
Un software de diseño de eventos o, en otras palabras, un software de diagramación de eventos es cada vez más importante para tener una imagen detallada del diseño de tu evento. La iluminación, el tráfico peatonal y cualquier otro elemento que se coloque en el lugar del evento tendrán un impacto en la experiencia de tus asistentes.
Esto no sólo será valioso para que puedas optimizar la experiencia de tus asistentes, sino también para saber dónde colocarás a cada expositor, en función de lo que quieras destacar.
Cómo la tecnología puede mejorar la experiencia de los asistentes y expositores
Veamos ahora cómo la tecnología puede mejorar la experiencia de los asistentes y expositores basándose en la tecnología sin contacto y en su capacidad para recoger datos.
La tecnología sin contacto no sólo ha facilitado el trabajo de los organizadores de eventos, sino que también se refleja positivamente en la satisfacción de los asistentes y expositores al eliminar las largas filas de espera y proporcionar una experiencia más envolvente en lo que respecta a las interacciones.
En los eventos presenciales, por ejemplo, los participantes pueden tener su información personal en una tarjeta de identificación inteligente y pueden compartir fácilmente su contacto acercándose a un dispositivo, como un beamer – una tecnología de captura de leads proporcionada por beamian.
Cuando se trata de eventos virtuales, los visitantes también pueden ir a los stands de los expositores y dejar sus contactos o manifestar su interés por un producto dentro de la plataforma de gestión de eventos. A partir de aquí, los expositores pueden recoger leads o información crucial para la toma de decisiones de su cartera de productos.
Además, también es posible mantener una charla con el expositor, lo que contribuye a una relación más directa entre los participantes en el evento.
Utilizar las herramientas y funcionalidades adecuadas para lograr los objetivos de tu evento (imprescindibles)
Registro digital y check-in fácil del evento
Lo registro digital hace que todo sea fácil y adaptable, ya que los participantes pueden inscribirse desde cualquier lugar con cualquier dispositivo con conexión a Internet. También es una forma de crear formularios personalizables para extraer la información que necesitas.
Si tu objetivo es acelerar el proceso de registro para que no provoque la insatisfacción de los asistentes, utiliza una solución acredtiación electrónica, ya que te permite saludar a cada visitante en 2 segundos.
Venta de billetes para eventos
Si vas a organizar un evento de pago, necesitas un sistema de venta de billetes fiable. Asegúrate de que este sistema incluye la posibilidad de crear diferentes tipos de billetes si es necesario.
A través de diferentes entradas, puedes ofrecer diferentes experiencias en el evento. Por ejemplo, puedes democratizar tu evento vendiendo entradas de menor precio con una experiencia más limitada o la posibilidad de vivir una experiencia premium vendiendo entradas VIP a precios más altos.
Los códigos promocionales también son un gran futuro cuando se trata de la venta de entradas para eventos. Puedes aplicar descuentos a los visitantes que compren la entrada antes, o incluso puedes crear entradas invisibles activadas por un código específico para invitar a tus invitados especiales.
Los complementos también son un valor añadido, por ejemplo, para las conferencias de varios días, en las que a menudo es necesario no sólo que los asistentes compren una entrada, sino también que busquen alojamiento. Aprovecha esta oportunidad para establecer nuevas colaboraciones y aumentar la rentabilidad de tu evento.
Destacando los expositores
Es de esperar que los expositores que participen en eventos presenciales quieran tener la mejor ubicación del lugar para aumentar la probabilidad de tener más interacciones con los asistentes. Esto suele implicar tener su stand en lugares donde hay más probabilidad de tener más tráfico.
Por otro lado, tienes eventos virtuales en los que los asistentes no pueden pasear por el recinto, sino explorar la plataforma de eventos virtuales en la que se desarrolla el evento. Por esta razón, hay una función que destaca a los expositores por niveles, dándoles diferentes niveles de exposición de la marca en el evento.
Exposición de productos
Se calcula que el valor del mercado mundial del comercio electrónico ascenderá a 5,55 trillones en 2022 y se espera que siga creciendo en los próximos años. Esto te brinda la oportunidad de combinar lo mejor de los eventos. Aumenta el conocimiento de la marca y construye una relación humana con tus visitantes, y muestra tus productos de forma personalizada para aumentar la probabilidad de impulsar las ventas.
Conoce las 10 funciones imprescindibles para la gestión de eventos.
Cómo la tecnología puede ayudar a reducir los problemas de seguridad y de datos
Como organizador de un evento, una de tus principales preocupaciones debe ser mantener los datos de tus visitantes y expositores lo más seguros posible, porque las violaciones de datos pueden causar graves daños a tu negocio e incluso sacarte del mercado.
Aquí tienes algunas soluciones para mitigar estas preocupaciones:
- Encripta tus datos valiosos y crea copias de seguridad;
- Forma a tus empleados para que estén atentos a los correos electrónicos de phishing;
- Actualiza el sistema y el software para protegerte contra las brechas de seguridad;
- Autenticación de múltiples factores
- Diferentes permisos para tu equipo en la plataforma de gestión de eventos
Como puedes ver, la tecnología no sólo está evolucionando y cambiando la forma en que vivimos nuestra vida cotidiana, sino que también se está extendiendo al sector de los eventos, cambiando la forma en que los organizan los gestores de eventos y la que experimentan los expositores y los asistentes.
Estar constantemente al tanto de las nuevas innovaciones tecnológicas y aplicarlas a tus eventos, podría ser la diferencia entre tu éxito o tu fracaso. Por supuesto, no todo es positivo. A medida que las tecnologías evolucionan, también lo hacen los métodos de ciberdelincuencia, así que sé precavido.
Teniendo esto en cuenta, ahora es el momento de ofrecer una experiencia de evento aún mejor con la ayuda de la tecnología, protegiendo al mismo tiempo los datos de tus expositores y visitantes.
