Como organizadores de eventos, tenemos que centrarnos en el retorno de la inversión, pero no sólo en eso. La sostenibilidad se está convirtiendo cada vez más en un tema central y cada vez más personas adoptan iniciativas sostenibles en sus vidas. Naturalmente, esto se reflejará en su consumo y sus elecciones. Como tal, es necesario adoptar soluciones sostenibles para la organización de eventos sostenibles, porque es la única manera de maximizar tu tasa de participación y, en consecuencia, aumentar tu ROI.
No olvides consultar el artículo sobre cómo elegir una plataforma de gestión de eventos – checklist que te ayudará en la toma de decisiones.
¿Qué son los Eventos Sostenibles?
Podemos describir un evento sostenible como aquel que se planifica y ejecuta teniendo en cuenta su relación con los impactos negativos hacia el mundo y su objetivo de preservar y mantener el medio ambiente, al tiempo que se promueve una sociedad sana e integradora y se apoya la economía.
Esto significa que todas las variables relacionadas con la organización de un evento se basarán en la gestión eficaz de los recursos y la minimización del impacto medioambiental.
Esto incluye la reducción de residuos, la conservación de la energía y los recursos, el fomento del transporte respetuoso con el medio ambiente y el apoyo a las empresas y comunidades locales. Desde el formato del evento, el local, los proveedores, la tecnología del evento hasta los materiales de marketing que lo promocionan, ¡todo importa!
¿Puede la Tecnología Ayudar a Crear Eventos Sostenibles?
Existen principalmente dos formas en las que la tecnología puede ayudar a crear eventos sostenibles:
La primera forma tiene que ver con los formatos de los eventos. Si antes dependíamos de participar en eventos 100% presenciales, hoy no es así. Hoy en día, tenemos la posibilidad de participar en eventos híbridos o virtuales.
En el caso de los eventos híbridos, puedes recibir a un gran número de personas distribuyéndolas entre dos públicos diferentes. Uno presencial y otro virtual. Esto hace que la huella medioambiental sea menos significativa sin poner en peligro la capacidad de acoger a un público más numeroso.
Otra forma en que la tecnología puede ayudar a crear eventos sostenibles es mediante las soluciones sin contacto.
En el pasado, dependíamos del bolígrafo y el papel para confirmar que determinados asistentes tenían acceso al evento. Ahora, la tecnología tiene un gran impacto en la creación de eventos memorables, ayudando a crear mejores eventos mediante dispositivos electrónicos sin contacto.
Podemos hacerlo sin dañar el medio ambiente, al tiempo que mejoramos la experiencia de los asistentes a los eventos al acelerar el proceso que suele causar más frustración: la entrada al evento.
Otra forma de utilizar la tecnología para crear eventos sostenibles con la que probablemente ya estés familiarizado es mediante el uso de los Códigos QR. Mediante esta solución sin contacto, puedes reducir el número de materiales visuales de papel o cartón para mostrar información sobre el evento.
No sólo los Códigos QR pueden hacer esto, sino también una aplicación móvil para eventos. Con una app para eventos, puedes ofrecer a tus visitantes y expositores toda la información en un lugar dedicado a tu evento. Todo, en formato digital.
Eventos Sostenibles: Virtuales e Híbridos
Los eventos virtuales e híbridos tienen el potencial de reducir significativamente el impacto medioambiental, al tiempo que mejoran la accesibilidad y reducen los costes. Si quieres optar por el formato híbrido, lee Plataforma de Eventos Híbridos: 5 Funcionalidades que Absolutamente Necesitas.
Al adoptar estos formatos de eventos, los organizadores pueden contribuir a crear un futuro más sostenible para el sector. He aquí cómo:
1. Minimiza las Emisiones de Carbono
Los actos virtuales o híbridos pueden eliminar o reducir la necesidad de desplazarse, lo que puede disminuir considerablemente el impacto sobre el medio ambiente al reducir el transporte necesario.
2. Reduce los Residuos
Como todos sabemos, los eventos presenciales pueden generar muchos residuos, principalmente debido a que los organizadores de eventos necesitan imprimir materiales de marketing, entre otros consumibles.
Los eventos virtuales tienen la capacidad de eliminar los materiales impresos porque todo se presenta en el ámbito virtual. Por otra parte, los eventos híbridos pueden ayudar a reducir los residuos generados porque una parte de la audiencia estará en línea.
3. Conservación de la Energía
Los eventos presenciales suelen requerir una gran cantidad de energía, como electricidad para la iluminación del evento, calefacción y refrigeración. Los eventos virtuales e híbridos pueden reducir parte de la energía necesaria porque no tendrás que alimentar un gran recinto.
4. Mejora la accesibilidad
La sostenibilidad no sólo tiene que ver con aspectos medioambientales, sino también con cuestiones sociales.
La organización de eventos virtuales e híbridos elimina las barreras de acceso para las personas con discapacidad. Si el lugar elegido no ofrece las condiciones necesarias para que puedan acceder fácilmente al acto y disfrutar de él, les dará la oportunidad de participar en línea.
5. Reduce los Costes
Los eventos virtuales e híbridos pueden reducir costes monetarios como el alquiler del local, el transporte de los asistentes y el catering. Si la sostenibilidad es realmente una preocupación, los organizadores de eventos pueden atribuir este ahorro a iniciativas más sostenibles.
Eventos Sostenibles: Sin Papel y Sin Contacto con la Tecnología para Eventos
Si sigues optando por organizar eventos presenciales, existen algunas soluciones tecnológicas que permiten un enfoque más sostenible a través del contactless. También te permitirán realizar gestión de registros y check-in sin complicaciones.
Las soluciones sin contacto reducen significativamente la necesidad de utilizar papel en los eventos. Por ejemplo, los visitantes pueden registrarse en el evento mediante un código QR que reciben por correo electrónico.
Cuando se trata de compartir contactos, los visitantes y las empresas ya no tienen que utilizar tarjetas de visita de papel. Esta información puede recopilarse mediante un formulario en la plataforma de gestión de eventos y luego asociarse a una tarjeta o credencial inteligente que permite interactuar con los beamers, una herramienta de captación de leads en eventos. Estas tarjetas pueden utilizarse infinitas veces, lo que contribuye a que no se desperdicien materiales.
Además, los organizadores de eventos dispondrán de una página personalizada del evento en la que los visitantes podrán consultar la agenda del evento, reduciendo de nuevo la necesidad de material impreso.
Elige Lugares Accesibles y Verdes Para Eventos Sostenibles
Al proporcionar lugares accesibles, los organizadores de actos pueden garantizar que las personas con discapacidad puedan moverse por el espacio con seguridad y comodidad, acceder a todas las zonas del lugar y utilizar instalaciones como aseos y acceso a los asientos.
La accesibilidad también beneficia a muchas otras personas que, aunque no se identifiquen como discapacitadas, se benefician de unas instalaciones accesibles. Por ejemplo, las personas mayores y las que tienen lesiones temporales o problemas de movilidad pueden beneficiarse de la accesibilidad.
Un lugar que se esfuerza activamente por ser más sostenible y cumple determinadas directrices y normas de sostenibilidad se considera un lugar de eventos ecológico. El primer paso para identificar un lugar de eventos ecológico es buscar certificaciones de sostenibilidad.
Si no se dispone de certificaciones de sostenibilidad para el lugar de tu evento, es importante crear una lista de requisitos sostenibles para el lugar. Éstos pueden incluir el uso de fuentes de energía renovables, la utilización de platos y utensilios reutilizables o compostables, la maximización de la iluminación natural y el uso de prácticas energéticamente eficientes, como interruptores de luz controlados por movimiento.
Utiliza una Plataforma Digital de Gestión de Eventos Integral para Eventos Sostenibles
Una plataforma digital integral de gestión de eventos es una solución de software que te proporciona todo lo que necesitas, como herramientas y funciones para ayudar a los organizadores a planificar, ejecutar y gestionar sus eventos de principio a fin.
Las ventajas de utilizar un software de gestión de eventos son asombrosas, y sus funciones y capacidades ayudan a los organizadores a manejar todos los aspectos de la gestión de eventos:
1. Inscripción y Venta de Entradas
La plataforma de gestión de eventos te permite crear formularios personalizables para inscribir a los asistentes o comprar entradas online.
2. Planificación de Eventos
Permite crear el programa del evento, descripciones de cada una de las sesiones y asociar una imagen a cada una de las sesiones.
3. Marketing y Comunicación
La plataforma de gestión de eventos permitirá a los organizadores crear páginas de eventos personalizables y comunicarse con los asistentes mediante una herramienta de email marketing.
4. Engagement no Evento
Proporcionará herramientas de participación para que los organizadores hagan más atractivo su evento, como encuestas, sesiones de preguntas y respuestas en directo, gamificación y herramientas de networking.
5. Análisis e informes
La plataforma de gestión de eventos proporcionará a los organizadores informes y herramientas de análisis en tiempo real sobre la participación de los asistentes, la venta de entradas y otras métricas relevantes del evento. Toda esta información puede utilizarse para ayudar a mejorar la toma de decisiones con un enfoque basado en datos. ¿Aún no sabes cómo medir el éxito de tu evento? No dudes en consultar 7 KPI cruciales para medir el éxito de tu evento.
6. Integraciones
La plataforma de gestión de eventos adecuada permitirá la integración de otras herramientas y sistemas, como el software CRM, las plataformas de automatización del marketing y los sistemas de pago.
Con todas las cuestiones emergentes en torno al cambio climático, es importante adoptar estrategias que respondan a las ideologías de los asistentes. Ahora que sabes qué hacer cuando se trata de crear eventos sostenibles, ¿estás preparado para tener un impacto positivo en nuestro mundo?
