Definir el ROI de un evento
El ROI, o retorno de la inversión, es una métrica clave en la gestión de eventos, que sirve para medir el valor y el éxito del evento. Se calcula evaluando los ingresos directos (como la venta de entradas) y los factores indirectos (como el conocimiento de la marca y la satisfacción de los participantes). Una medición precisa del ROI orienta la asignación de presupuestos, la estrategia y las mejoras futuras.
Si es usted nuevo en el sector de los eventos, quizá le interese consultar nuestro artículo sobre elegir una plataforma de gestión de eventos – checklist.
Desafíos a la hora de medir el ROI de los eventos
Medir el ROI, especialmente en eventos híbridos y virtuales, presenta desafíos. El seguimiento limitado de los participantes y la dispersión de los datos dificultan la obtención de una visión completa del ROI. Para responder a estas necesidades, beamian ofrece información en tiempo real, seguimiento integrado e informes avanzados, herramientas esenciales para superar los retos de la medición del ROI.
Exploración detallada del concepto ROI
Comprender el ROI en los eventos
En la gestión de eventos, el ROI puede medirse de varias maneras:
Generación directa de ingresos: Esto incluye la venta de entradas, el patrocinio y la venta de productos.
Participación y satisfacción: Un alto nivel de implicación y satisfacción de los participantes suele conducir a la repetición de la participación y a la fidelidad a la marca.
Calidad de los clientes potenciales y potencial de conversión:
Los eventos suelen ser importantes oportunidades de captación de leads para las empresas B2B, y los clientes potenciales cualificados contribuyen a los ingresos a largo plazo.
Cálculo del ROI
La plataforma de beamian ayuda a los clientes a ir más allá del ROI básico basado en los ingresos, incorporando tanto comentarios cualitativos como un compromiso cuantitativo. Este enfoque permite una comprensión más precisa y significativa del ROI, garantizando que se midan todos los aspectos de creación de valor del evento.
Desafíos a los que se enfrentan los organizadores de eventos para medir el ROI
Datos limitados sobre el comportamiento de los participantes
Los organizadores de eventos no suelen tener una idea clara de las preferencias, movimientos y pautas de interacción de los participantes debido a la insuficiencia de los métodos de seguimiento. Sin estos datos, es difícil evaluar qué sesiones, expositores o actividades tuvieron mayor impacto.
Fuentes de datos fragmentadas
En el caso de los eventos híbridos y virtuales, los datos pueden almacenarse en distintas plataformas, lo que dificulta su consolidación en una única visualización. Los organizadores de eventos se benefician de una solución que reúne todos los puntos de datos en una herramienta de elaboración de informes cohesionada.
Dificultades para cuantificar los resultados intangibles
Los beneficios cualitativos de los eventos, como el reconocimiento de la marca y la fidelidad de los participantes, son difíciles de cuantificar. El sistema de beamian integra los comentarios cualitativos y las métricas cuantitativas para crear una imagen más completa del ROI.
El enfoque de Beamian para afrontar los desafíos del ROI
beamian implementa una solución personalizada, centrándose en cada etapa del recorrido del evento para una evaluación precisa del ROI:
Etapa 1: Recogida global de datos
Smart badges para los participantes presenciais: beamian equipó a los participantes con RFID smart badges para captar la participación cara a cara. Estas tarjetas permitieron un seguimiento preciso de la asistencia a las sesiones y las interacciones en los stands de los expositores.
Análisis virtual de los participantes online: gracias a las herramientas de seguimiento virtual de Beamian, los comportamientos de los participantes, como la asistencia a las sesiones, la participación en las preguntas y respuestas y las preguntas en tiempo real, se registran y sincronizan con los datos in situ.
Con los datos de su lado, consulte el artículo 7 kpis esenciales para medir el éxito de su evento.
Paso 2: Paneles de control en tiempo real para una visibilidad instantánea
Panel de control centralizado: el panel de control de beamian ofrece una visión centralizada de las métricas de participación, ventas y generación de contactos. Los organizadores pueden realizar ajustes basados en información en tiempo real, mejorando el compromiso y la satisfacción a medida que se desarrolla el evento.
Paso 3: Feedback y análisis posterior
Recogida automática de feedback: se distribuyen formularios de feedback personalizados, adaptados al recorrido de cada participante por el evento, para registrar los niveles de satisfacción y las sugerencias de mejora. Este sistema simplificado de recogida de opiniones mejora la calidad de los datos para un mejor análisis posterior al evento.
Paso 4: Análisis del ROI
Informes de datos consolidados: beamian elabora informes de los datos de tu evento para que puedas ver el impacto de la participación de los asistentes, la popularidad de las sesiones y los esfuerzos de generación de leads.
Gracias a las soluciones personalizadas de beamian, los organizadores podrán informar de mejoras en el compromiso, la calidad de los contactos y la satisfacción general. Los comentarios de los eventos destacan el impacto de beamian en la accesibilidad de los datos y las perspectivas estratégicas, lo que contribuye a una experiencia de evento más eficiente y atractiva. Los participantes elogian las herramientas interactivas y las sesiones personalizadas que ofrece la plataforma beamian, lo que contribuye a mejorar la experiencia global del evento.
