¿Cómo puede el factor híbrido generar una mayor rentabilidad para los organizadores de eventos?
Con una clara necesidad de transformar digitalmente la industria de los eventos – explorando el alcance global de los eventos híbridos – el concepto de gestión de audiencias distribuidas (virtuales y presenciales) está emergiendo como una forma viable y rentable de reunir a la gente en el mundo pandémico y post-pandémico. En este sentido, la elección de la tecnología, la plataforma y los canales que servirán a una audiencia híbrida es esencial para cumplir los objetivos y los requisitos de capacidad de cada evento.
¿Qué significa esto? Si la rentabilidad de la industria depende de una adaptación significativa de la forma en que se entregan y consumen los contenidos, esta transformación debe implicar la adopción de una infraestructura omnicanal, capaz de atender simultáneamente a las audiencias virtuales y presenciales. En este sentido, es importante entender que servir a diferentes audiencias implica producir contenidos adecuados al medio donde se consumirá el evento. Y, también, que el la organización de eventos exitosos pasa por adaptar y ofrecer contenidos de forma integrada y coherente con cada canal, con la clara conciencia de que cada público tendrá sus propias exigencias y un comportamiento completamente diferente según el medio en el que vaya a asistir al evento.
Si lo pensamos bien, la existencia de públicos que difieren en la forma en que prefieren consumir el contenido de un evento siempre ha sido una realidad, con o sin limitaciones impuestas por la pandemia. Así, la organización de eventos exitosos implica pensar primero en la digitalización y después en cómo podemos atender a las audiencias distribuidas mediante estrategias y planes de producción a medida.
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El proceso de adaptación de Exponor Exhibitions con beamian
Al igual que otros operadores del sector, la marca de Exponor vinculada a las ferias de negocios – Exponor Exhibitions – está pasando por una fase de adaptación para continuar con su misión de unir a la gente, hacia la seguridad y una mayor rentabilidad del negocio.
Desde 2018, beamian y Exponor han celebrado una exitosa colaboración que opera en el espacio tecnológico de los eventos, asumiendo ahora una asociación altamente competitiva ante la nueva “normalidad” del sector. El mayor recinto ferial y de congresos de Portugal aprovecha actualmente, y por primera vez, las funcionalidades 2.0 de la plataforma de gestión de eventos beamian.
Con el claro objetivo de priorizar la seguridad de las interacciones entre las personas, estas son las soluciones de beamian que Exponor Exhibitions utilizará para la gestión exitosa de sus eventos futuros:
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Check-in electrónico
La solución de check-in electrónico de beamian ayudará a gestionar de forma eficiente y segura el momento de la llegada de los visitantes a los eventos presenciales de Exponor. El objetivo es aprovechar un fuerte componente digital para reducir la concentración de personas en la entrada de las ferias y simplificar la experiencia del evento, desde el principio.
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Control de aforo
Desde el momento del registro – en el que los datos de los visitantes se asociarán a códigos QR como forma de identificación digital – será posible controlar las entradas y salidas del recinto, las salas de conferencias, las sesiones específicas y las zonas VIP, con acceso a los números en tiempo real.
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Identificadores electrónicos
Con el fin de garantizar la seguridad y mejorar la eficacia de los contactos establecidos entre profesionales, la lectura de los códigos QR es un requisito valorado por Exponor Exhibitions, que pone fin al intercambio de tarjetas de visita y folletos en papel, dando prioridad a la digitalización de los procesos y las interacciones.
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Muestra virtual de productos
Dado que las ediciones presenciales de las ferias tendrán una duración y un aforo limitados, Exponor Exhibitions se centrará en mantener disponible el catálogo de productos de cada expositor en una interfaz pública, accesible por cualquier persona en la plataforma virtual de la feria. De este modo, los eventos de Exponor se convertirán también en un punto de referencia en línea para los proveedores de las más diversas áreas.
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Herramientas de networking
Además de la adopción de nuevas tácticas de captación de leads, que se apoyan en soluciones tecnológicas para promover la seguridad de las interacciones establecidas en persona, crear una red de contactos en línea es ahora más fácil. Exponor Exhibitions ofrecerá a todos los participantes la posibilidad de conectarse por chat o vídeo, y las reuniones entre profesionales podrán tener lugar fuera del contexto de las ediciones presenciales.
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Interfaz pública
Exponor Exhibitions también permitirá a cualquier profesional el acceso virtual a sus salones, como complemento a las ediciones presenciales. Esta herramienta funcionará incluso en modo pre-evento, lo que significa que los interesados podrán ver previamente lo que ofrece cada evento. Todo esto sin necesidad de registro previo, por lo que compartir los datos personales no es un requisito inicial.
El testimonio de Exponor Exhibitions
”Exponor Exhibitions pretende asumirse cada vez más como una entidad que proporciona experiencias empresariales como un ecosistema. Con este ambicioso objetivo en mente, hemos creado, junto con beamian, un nuevo modelo de negocio que contribuirá a involucrar a las comunidades, a guiar al público por territorios desconocidos y a conocer a los clientes allí donde se encuentren.
La pandemia aceleró el proceso de transformación digital de Exponor Exhibitions, así como de sus ferias, donde lo online y lo híbrido adquieren un papel complementario al de los eventos presenciales.
Las novedades son inmensas e incluyen la creación de un mercado, la migración completa a eventos sin contacto y herramientas de cualificación y conversión para eventos exitosos.
Nuestro propósito sigue siendo el mismo: reunir a la gente. Creemos en la conexión humana y en que ningún recurso sustituirá por completo un encuentro en persona. Sin embargo, estamos seguros de que lo digital potenciará más interacciones y mejores oportunidades.
Carla MaiaDirectora de Marketing en Exponor
