Crear un registro y check-in al evento sin problemas es un paso esencial para organizar eventos exitosos. Conocemos la importancia de la primera impresión, y además de la página principal del evento, o algún otro tipo de material de comunicación que tenga como objetivo promocionar tu evento y atraer a tu público objetivo, el siguiente paso más crucial es crear un proceso de registro y entrada al evento pulido.
Registro digital y venta de entradas
El proceso de registro o inscripción es un punto vital para cualquier negocio de cualquier industria cuando se requiere. Si lo piensas bien, el registro digital y la venta de entradas es el camino que te permite adquirir nuevos asistentes a un evento y te permite recopilar datos importantes o compensaciones monetarias mediante la venta de entradas.
Por ello, es necesario crear una experiencia de inscripción y venta de entradas sin ningún tipo de resistencia que pueda impresionar a los interesados en participar en el evento. Y, ¿qué sería esto hoy en día? Un sistema digital de registro y venta de entradas.
Si tu página del evento o los materiales de marketing les hicieron llegar a la página de registro, ya hiciste un buen trabajo. Pero ahora, no dejes que se desperdicie con un proceso de inscripción y venta de entradas digital deficiente.
Piénsalo así, si tuvieras una tienda con productos, probablemente tendrías una buena presentación y alguien con experiencia para guiar a los clientes potenciales a comprar algo.
En los eventos, tienes una plataforma que debe ser visualmente atractiva y fácil de usar, principalmente cuando hablamos de la inscripción o la adquisición de entradas.
Con el registro y la venta de entradas digitales, ya no tendrás problemas como las largas colas de espera para comprar las entradas y también facilitarás el proceso de pago, para tener la mejor oportunidad posible de convertirlos en visitantes.
Cómo el registro digital puede ayudar a crear una mejor experiencia en el evento para asistentes y expositores
Ahora, hablemos de cómo la digitalización de los registros puede beneficiar la experiencia de los asistentes y expositores en los eventos.
Más rápido y cómodo
Los registros digitales son más rápidos y cómodos porque no hay que rellenar papeles.
Los asistentes pueden inscribirse desde la comodidad de sus casas, con diferentes dispositivos e incluso si se equivocan, pueden borrarlo fácilmente y corregirlo sin hacer un lío.
El organizador del evento puede incluso hacer sus registros importando una base de datos en la plataforma de gestión de eventos. Además, trabajarás con un evento sin papeleo y, como resultado, acabarás ahorrando dinero.
Confirmación instantánea de la inscripción
Las inscripciones digitales te permiten enviar instantáneamente un mensaje de confirmación a tus participantes cuando cumplen los requisitos de inscripción. Por ejemplo: ¿han proporcionado toda la información necesaria? ¿Han realizado el pago? ¿Y cómo pueden recibir la confirmación? Puedes configurar un correo electrónico que se envíe automáticamente cuando se cumplan todos los requisitos.
Estadísticas e informes en tiempo real
El proceso de registro tradicional hace tiempo que desapareció. ¿Y por qué? Cada vez que recibes una nueva inscripción, necesitas recursos humanos para reunir toda la información e introducirla en una base de datos. Esta es una tarea difícil cuando no hay automatización.
La digitalización hace que todo esté automatizado y sea rastreable en cualquier momento. Cada vez que llega una nueva inscripción, la información proporcionada puede colocarse instantáneamente en los lugares adecuados y cargarse en una base de datos.
La reducción de la mano de obra humana no sólo reduce la posibilidad de errores causados por la fatiga de realizar tareas repetitivas, sino que también acabarás ahorrando más dinero al automatizar procesos que de otro modo realizarían las personas.
Registro digital y sostenibilidad
La gente está cada vez más preocupada por el medio ambiente y las causas sociales. La sostenibilidad es una palabra de moda en todos los medios de comunicación. Si hay personas que adaptan su consumo a las causas sociales y medioambientales, se hace necesario cumplir estas ideologías.
Los eventos sostenibles tienen interacciones sin contacto y sin papel, y la inscripción digital responde a estas ideologías. Como resultado, es probable que los visitantes no se lo piensen dos veces antes de apuntarse a tu evento. Una sociedad sin papel es respetuosa con el medio ambiente.
Cómo optimizar el proceso de check-in de tu evento. Funciones que debes tener
Después de implantar tu registro digital y de deshacerte de todo el trabajo manual innecesario, es el momento de pensar en hacer que el proceso de check-in sea lo más fluido posible. ¿Y cómo puedes hacerlo? ¡Averigüémoslo!
Registro en el lugar
Una característica importante que debe tener el registro de tu evento es la posibilidad de hacer el registro in situ, ya que es posible que quieras registrar a alguien que se ha presentado en el último momento. Tener un plan de respaldo es clave para cualquier tipo de desafío.
Control de acceso y alertas de capacidad
El control de acceso te permite saber quién puede entrar en una sesión por tipo de entrada. Si alguien tiene una entrada de tipo VIP, entonces pertenece a un lugar diferente del evento.
Las alertas de capacidad son útiles para eventos con capacidad limitada y te dan información sobre cuántas personas están actualmente en el evento o en una sesión específica.
Envía un correo electrónico sobre “cómo hacer el check-in”
Todo el mundo se siente más cómodo sabiendo cuál es el siguiente paso. Por eso debes crear un correo electrónico automatizado para que los participantes estén informados de cómo proceder con el check-in del evento. Puedes optar por hacerlo en cuanto confirmen la inscripción o un día antes del inicio del evento.
No uses papel con soluciones sin contacto
Las soluciones sin contacto mejorarán la acreditácion electrónica en eventos y control del aforo haciendo que toda la experiencia sea más rápida, dinámica y sin trabajo. Elimina la necesidad de tocar una pantalla o un dispositivo y, en consecuencia, acelera el proceso eliminando las largas colas de espera.
También facilita el seguimiento sistemático de las entradas y salidas en los eventos. Además de estas ventajas, reducen los costes del evento y el impacto en el medio ambiente.
3 soluciones diferentes sin contacto que puedes utilizar:
- Código QR: es la solución sin contacto más barata y su finalidad es identificar a cada uno de los participantes mediante un identificador asociado al Código QR. Esto se puede hacer con cualquier dispositivo que tenga un lector de Códigos QR.
- Smart Badges: se adaptan a las mismas necesidades que el Código QR, pero la información de identificación del participante se incorpora en un pequeño chip. Se suelen utilizar en eventos en los que se necesita una identificación visible de cada participante.
- Wristbands: El funcionamiento de las pulseras es el mismo que el de las tarjetas inteligentes, con una identificación incorporada en un pequeño chip. Se utilizan en eventos en los que no se necesita una identificación visible de cada participante. Las pulseras facilitan el proceso de control de acceso, al tener, por ejemplo, diferentes colores. También son más adecuadas para eventos de varios días.
Personal capacitado
Aunque nos dirijamos a un mundo más tecnológico, sigue siendo necesario el toque humano. No todos los participantes se sentirán cien por cien cómodos ni tendrán los conocimientos tecnológicos necesarios para saber cómo proceder al entrar en el evento. Por eso necesitas a alguien que sepa resolver cualquier problema técnico y que tenga las habilidades interpersonales necesarias para tratar las preguntas que pueda tener cualquier asistente.
¿Por qué es útil la gestión de la capacidad?
La gestión de capacidad te permite saber cuántas personas hay dentro del evento. Supongamos que se trata de un evento en el que hay una compra de entradas o una inscripción previa. En ese caso, no habrá problemas de capacidad para recibir a esas mismas personas, porque esperas ese mismo número de participantes.
Cuando esto no ocurre, es necesario contar con el número de participantes dentro del recinto y los que se incorporan, tanto por razones de seguridad como por la calidad del evento que quieres conseguir.
Headcounter es una aplicación móvil gratuita desarrollada por beamian que puede contar, en tiempo real, cuántas personas entran y salen para que controles el aforo de tu evento.
Recoge datos valiosos para tu evento
A través de los registros digitales, puedes acceder a una base de datos en la que tienes acceso a múltiples informaciones adaptadas a tus necesidades según las preguntas formuladas en tu formulario de registro. Esto puede ser útil para conocer a tu público objetivo.
Al utilizar soluciones tecnológicas de registro, también tienes toda la información sobre el tráfico del evento. Cuántas personas se apuntan a determinadas horas, qué horas tuvieron más tráfico, la tasa de participación, y, otras. Hay infinitas posibilidades de extraer información útil sobre tu evento, así que sé creativo.
Es importante ponerse en el lugar de los visitantes y averiguar cómo darles la mejor experiencia posible. Para ello, debes utilizar la tecnología que tienes a tu disposición y digitalizar el proceso de registro y entrada. No sólo proporcionará una mejor experiencia, sino que también te ahorrará mucho trabajo y dinero.
La innovación tecnológica crece constantemente en todos los sectores y el de los eventos no será diferente.
