¿Qué es la acreditación electrónica?
Registro digital para algunos, acreditación electrónica para otros. Algunas personas también utilizan los términos “acreditación electrónica”, “registro online en eventos” o “acreditación con códigos QR”, todos ellos para referirse a un proceso de registro digital de los participantes en eventos. Normalmente, se habla primero de la inscripción – que se realiza a través de formularios de inscripción en línea – y luego de la validación de las inscripciones en el momento (tan esperado) de la llegada de los visitantes al evento.
Como este proceso inicial es sinónimo de la primera interacción de los visitantes con el evento, es crucial para los organizadores garantizar su rapidez y eficacia. Todo en pos de un único objetivo – mejorar la experiencia y la participación de los asistentes.
También hay una dualidad muy útil asociada a este tipo de solución digital para eventos, que permite no sólo agilizar el tiempo de registro, sino también salvaguardar los problemas de seguridad y control de la capacidad, mediante el seguimiento del número de visitantes en tiempo real frente a la capacidad máxima del lugar del evento.
2. Ventajas de la acreditación electrónica con beamian
- Ahorro de tiempo y recursos – ya que el proceso de acreditación de los participantes en el evento se realiza de forma 100% digital, sin papel ni procedimientos manuales;
- Acceso a una base de datos digital – una vez cumplimentados los formularios de inscripción en línea, es posible analizar y segmentar eficazmente los datos de los visitantes inscritos en el evento, sin pérdida de información ni errores humanos;
- Acceso a los datos y preferencias de los asistentes – es posible, y en pleno cumplimiento del RGPD, utilizar los datos de los asistentes para ofrecer experiencias más personalizadas durante y/o después del evento (ejemplos: gestión de consumos, comunicación mediante el envío de notificaciones a través de la app del evento o mediante acciones comerciales por correo electrónico);
- Control de acceso en tiempo real – supervisa digitalmente todas las entradas y salidas del evento, sesiones específicas o zonas VIP;
- Alertas de control de capacidad: recibe notificaciones instantáneas cuando el evento o el perímetro alcance su capacidad máxima;
- Uso de la tecnología sin contacto – ofrece experiencias sin complicaciones mediante la lectura de códigos QR o smart badges que identifican individualmente a cada asistente;
- Datos del evento – mide el éxito de tu evento basándote en el análisis de datos (ejemplos: tasa de asistencia, sesiones más visitadas, expositores más interactuados, etc.)
3. ¿Qué ganan los eventos con la acreditación electrónica?
Una de las formas más prometedoras en que el sector de los eventos puede contribuir a la sostenibilidad global es reduciendo o eliminando el consumo de papel – al fin y al cabo, los eventos sostenibles tienen más interacciones sin contacto y menos papel. Así que también estamos hablando de una solución respetuosa con el medio ambiente que, al mismo tiempo, reduce considerablemente el tiempo de validación de la entrada. Como resultado, el flujo inicial del evento se vuelve mucho más fluido que con el uso del papel. Lo cierto es que con la creciente tendencia a la digitalización y el uso de la tecnología en el sector de los eventos, el recuento manual en interminables hojas de papel ha dejado de ser un proceso atractivo, convirtiéndose en algo muy ineficiente.
Además, a medida que se aceleran los planes de vacunación, muchos organizadores renuevan sus expectativas en la reanudación progresiva de sus actividades – lo que implica explorar el alcance global de los eventos híbridos desde el principio – buscando reinventarse hacia la digitalización de los procesos y las interacciones.
4. Consejos y soluciones prácticas para el control del aforo en los eventos
La primera impresión cuenta, ¡y mucho! Es importante entender que la primera opinión de un participante en relación con un evento es la idea que quedará de la primera interacción que, no por casualidad, se produce durante el proceso de registro. Es ese primer contacto el que superará (o no) la expectativa positiva de cada participante, dando lugar a la interiorización de una percepción que, o bien se valora pronto y se ajusta a lo que consideramos aceptable, o no. Por lo tanto, no cometas el error de ver la acreditación electrónica de tu evento como un mero proceso logístico y ofrece experiencias extraordinarias a tus asistentes, desde el principio, a través de las mejores soluciones tecnológicas para eventos.
Por otro lado, un software adecuado de check-in o acreditación electrónica no sólo ayudará a generar una buena primera impresión sobre la organización del evento, sino que también será una herramienta fundamental para el control del aforo. ¡Aprovecha este dualismo!
En esta guía práctica de check-in y control de aforo en eventos, descubre algunos consejos que pueden ayudarte a agilizar tu actual proceso de facturación de eventos y a implantar un sistema de control de aforo fácil de usar.
