La tecnología de eventos está perturbando la industria mundial a lo grande, pero elegir un software de gestión de eventos que realmente aporte valor puede resultar abrumador la mayoría de las veces. ¿La buena noticia? Hemos descomplicado esta decisión para ti, haciéndote saber lo que realmente no puedes perder entre todos los detalles que debes comprobar antes de tomar una decisión final.
Echemos un vistazo a algunas características clave que debe tener toda buena plataforma de gestión de eventos?
1. La capacidad de gestionar audiencias distribuidas en una sola plataforma
Este primero es probablemente un punto de dolor transversal para la gran mayoría de los planificadores de eventos hoy en día. En efecto, no siempre es fácil combinar elementos virtuales y presenciales, y es muy fácil perderse cuando tienes que gestionarlos de forma aislada, en lugar de integrada.
Trabajar con una realidad omnicanal implica satisfacer diferentes expectativas y requiere una sólida experiencia técnica y operativa para garantizar que los asistentes tengan una experiencia de evento fluida y atractiva. Así que la pregunta que hay que hacerse es: ¿es tu plataforma de gestión de eventos adecuada para explorar el alcance global de los eventos híbridos?
2. Apoyo local con hardware para eventos presenciales
¿Sabías que casi el 74% de los organizadores de eventos colaboran con más de un proveedor de tecnología para eventos? Nos parece un dato desconcertante y que da que pensar.
Si la gorra te queda bien, empieza por preguntarte qué es lo que te puede faltar y qué te lleva a buscar soluciones diferentes en distintos socios. Por ejemplo, ¿alguno de ellos garantiza el desarrollo de soluciones adaptadas a tu evento? ¿Alguno de ellos tiene la capacidad de gestionar las sesiones de streaming en directo mientras controla el acceso in situ a esas sesiones? ¿Alguno garantiza la acreditación electrónica y el control del aforo? En definitiva, ¿alguno ofrece tanto herramientas digitales como control de hardware in situ?
3. Marca blanca
La marca blanca no consiste sólo en actualizar los materiales de marketing de tu evento con el logotipo de tu empresa y la paleta de colores de la marca. El objetivo final es que tu público no sepa que estás utilizando un software de terceros para organizar tu evento, lo que realmente comienza con la celebración de tu evento en el nombre de dominio de tu propio sitio web.
4. Facilidad de registro y acreditación en el evento (in situ y en línea)
La preinscripción es un paso que no puede saltarse si quieres dejar de adivinar quién vendrá a tu evento y evitar el caos en las puertas. ¡Así que usa y abusa de los formularios de inscripción! Personalizar y mejorar eventos se basa en gran medida en la recopilación de datos iniciales sobre los asistentes, lo que se traduce en una mayor venta de entradas y un aumento de la asistencia.
Sin embargo, no olvides la posibilidad de añadir nuevos visitantes in situ. El personal de tu evento debe poder registrar digitalmente a los nuevos visitantes en tiempo real el mismo día del evento.
Saber más: Crear una estrategia de registro en eventos
5. Venta de entradas segura
Cuando se trata de la venta de entradas, tus asistentes deben poder pagar directamente a través de tu plataforma de eventos, haciendo que el proceso sea fiable, corto y sin complicaciones.
¿Tendrás diferentes tipos de participantes? Asegúrate de que tu software de gestión de eventos admite varios tipos de entradas para el mismo evento: seguramente tus patrocinadores, expositores y asistentes no tendrán todos las mismas entradas. Así que ofrece una gama diversa de experiencias para el evento, desde el precio más bajo, las entradas básicas, hasta las entradas mejoradas que dan acceso a sesiones privadas y zonas VIP.
6. Informes & análisis
Los datos de los eventos pueden ser increíblemente valiosos para ayudar a los profesionales de los eventos a entender exactamente lo que ocurrió en sus eventos y cómo pueden mejorar las cosas en el futuro. Tanto si se trata de la medición del ROI, como de conocer los índices de asistencia o simplemente de averiguar qué sesiones le parecieron más atractivas a la gente, la importancia de los datos en los eventos es cada vez mayor.
Dicho esto, asegúrate de que tu plataforma de gestión de eventos puede proporcionarte métricas clave como los contactos de ventas cualificados por expositor, los registros de interacción y de intercambio de contactos, las cifras de ingresos, la puntuación neta del promotor (NPS), la participación de los ponentes, los temas de mayor rendimiento y las tasas de conversión/respuesta.
7. Interacción de los asistentes
Las herramientas inteligentes para el intercambio de información de contacto pueden mejorar la experiencia y participación de los asistentes: si tratas con asistentes in situ, utiliza soluciones sin contacto para sustituir las tarjetas de visita de papel y para recopilar clientes potenciales de forma más eficaz. Y mejora las interacciones en directo con una aplicación para eventos que incluya un sistema de votación, sondeos y encuestas en tiempo real.
Si es el caso, no olvides ofrecer una experiencia transversal a los asistentes remotos a través de la transmisión en vivo para eventos, y poner a su disposición salas de videoconferencia individuales o de grupo y un chat en directo para una atractiva red de contactos online. ¿Te interesa? Aprende a elegir la mejor transmisión de vídeo en vivo para eventos.
8. Agenda de eventos fácilmente customizable
Tu calendario de eventos debe decir qué ocurre cuándo y dónde, manteniendo a tus asistentes al día de lo que ocurre exactamente. Debe ser fácil de gestionar, totalmente personalizable, admitir múltiples pistas y acomodar etiquetas y filtros para obtener resultados de búsqueda más rápidos.
¿Sabías que la plataforma beamian puede proporcionar una experiencia unificada para las audiencias híbridas mediante una agenda consolidada para los asistentes virtuales y presenciales?
9. Diferentes niveles para la exposición del patrocinio
Para muchos organizadores, el patrocinio es la diferencia entre un evento de gran éxito y un completo fracaso. Aunque los patrocinadores añaden credibilidad a tu evento y dan a los asistentes una oportunidad única de acercarse a sus marcas favoritas, la mayoría de las veces se les pide una compensación económica.
Por eso, lo ideal es que tu software de gestión de eventos ofrezca a los patrocinadores y a las marcas expositoras diferentes opciones para destacar. La plataforma de eventos de beamian ofrece tres niveles de visibilidad, lo que contribuye en gran medida a la monetización del evento.
10. Muestra virtual de productos
¿Quieres crear un evento virtual o híbrido memorable? Considera la posibilidad de contar con una potente función que permita a tus expositores mostrar virtualmente diferentes productos u ofertas de forma totalmente personalizable.
Imagina un mercado que potencie la creación de redes para ferias comerciales virtuales B2B, permitiendo a cada participante acceder a páginas de productos específicos a través de un escaparate virtual. De eso estamos hablando.
