Ya estás planificando tu agenda de eventos para 2023 y ahora buscas una guía paso a paso para organizar tus eventos con un enfoque tecnológico. Por si no lo sabías, el primer paso en la planificación de un evento, más allá de determinar tus objetivos y contenidos, es elegir la plataforma adecuada para ello. Si aún no tienes estos conocimientos, aquí tienes las ventajas de utilizar un software de gestión de eventos.
En este sentido, este artículo te guiará en la organización de un evento basado en la tecnología y te dará una idea de cómo puedes mejorar las interacciones entre todos los participantes en tu evento.
Pasos para la Planificación de Eventos
8 Pasos para lanzar un evento basado en la tecnología
1. Elige la plataforma de gestión de eventos
El primer paso en la planificación de un evento debe ser la elección de una plataforma de gestión de eventos. Si tenemos la tecnología para facilitar la mayoría de los procesos, ¿por qué tomar el camino difícil? Aprovecha las funciones más populares que ofrece un software de gestión de eventos, para que puedas preocuparte realmente de lo que importa: ofrecer una mejor experiencia en el evento tanto a los visitantes como a los expositores.
Hay unas cuantas opciones en el mercado, así que te damos una checklist para elegir una plataforma de gestión de eventos.
2. Contrata a un socio tecnológico con soporte de hardware in situ
El software de gestión de eventos es un componente clave para una mayor eficiencia en la gestión de la información. Sin embargo, no es lo único de lo que debes preocuparte a la hora de organizar tus eventos más importantes.
Es probable que tu evento dependa del hardware, ya sea para el registro, el control de acceso o la impresión de etiquetas. Desde la instalación y configuración de los equipos, hasta la intervención en caso de que uno de ellos se averíe. Por estas razones, tu evento debe tener con un soporte de hardware in situ.
3. Haz que el equipo funcione en perfecta sincronización con tu software de eventos
El escenario perfecto es cuando el software y el hardware se unen para una sincronización perfecta y en tiempo real de los datos y las interacciones. La mayor ventaja es la posibilidad de hacer un seguimiento de los KPIs de tus eventos, del control de acceso y de los valores asociados a cada sesión, y actuar inmediatamente en consecuencia. A tus expositores también les encantará porque dispondrán de una herramienta adicional de productividad para gestionar y seguir sus ventas.
4. Construye un entorno conectado entre los eventos virtuales y presenciales
Para llegar a un público más amplio, tienes que ofrecer la posibilidad de participar en el evento, tanto en persona como virtualmente. Piensa en cómo vas a diseñar un evento en el que los asistentes remotos puedan interactuar con los asistentes presenciales, y qué herramientas y técnicas puedes utilizar para maximizar estos índices de interacción.
Una cosa es segura, tienes que confiar en una plataforma de gestión de eventos que tenga la capacidad de gestionar audiencias distribuidas y que cuente con las herramientas necesarias para organizar un evento híbrido, como la transmisión en directo y el chat en directo, para ofrecer experiencias iguales pero igualmente diferentes en tu evento.
5. Opta por las tecnologías contactless
Independientemente de tu tipo de evento, una cosa es segura: la tecnología contactless impulsará el éxito de tu evento.
- Puedes optar por los Códigos QR, que son esencialmente las soluciones más baratas para los procesos de registro y control de acceso
- Los distintivos inteligentes son ideales para eventos en los que se requiere la identificación de los participantes, así como su posición dentro de la empresa. También pueden tener información personal registrada en sus etiquetas NFC para interactuar y compartir contactos con los expositores del evento.
- Las pulseras, son ideales para eventos de varios días, como los festivales de música, porque son más difíciles de perder. También dentro de la opción de la pulsera, puedes elegir una opción más ecológica, en caso de que la preocupación por el medio ambiente sea una de tus principales preocupaciones.
6. Utiliza herramientas digitales para rastrear los datos de tu evento
Sabemos que en los eventos virtuales es más fácil recoger y almacenar información porque todo está digitalizado. La pregunta es: ¿cómo lo hacemos en los eventos presenciales?
Las soluciones sin contacto tienen la capacidad de identificar a los participantes de un evento, ya sean visitantes o expositores. Posteriormente, puede haber interacciones entre otros dispositivos -como los identificadores electrónicos de las empresas expositoras (que llamamos beamers)- que te permiten recoger y cargar información de contacto en tu plataforma de gestión de eventos.
Haz clic aquí para obtener más información sobre las herramientas de captación de prospectos beamian.
7. Aprovecha las capacidades del 5G para aumentar la rentabilidad de la red y del expositor
A medida que los organizadores de eventos optan por organizar cada vez más eventos híbridos y virtuales, y a medida que la tecnología evoluciona, se espera que haya una mayor demanda de redes móviles, de ahí la necesidad de optar por la tecnología 5G.
Beneficios de la tecnología 5G:
- Mayor velocidad
- Menor latencia
- Mayor ancho de banda
- Mayor cobertura de la red
La transmisión en directo, por ejemplo, es un componente muy importante para los eventos virtuales e híbridos, y una red 5G contribuirá a una experiencia mejor y más envolvente.
La tecnología 5G cambiará la forma en que se celebran los eventos, las reuniones y las conferencias, ya que los organizadores proporcionarán una mayor velocidad de red y una mayor capacidad para transmitir una cantidad de datos a sus usuarios, lo que dará lugar a una mejor experiencia general del evento.
Además, la tecnología 5G también hará posible el uso de nuevas tecnologías en los eventos, como la aparición de la tecnología de realidad aumentada y de realidad virtual, que sin duda tendrán una demanda aún mayor de las redes móviles.
8. Libérate del uso de múltiples herramientas gracias a la tecnología de eventos todo en uno
No hay nada mejor que tener una plataforma de gestión de eventos integrada. En lugar de saltar de una herramienta a otra para hacer diferentes cosas, podemos tener todas nuestras necesidades cubiertas en una sola plataforma. Desde la gestión de los asistentes, los formularios de inscripción, la venta de entradas y las herramientas de comunicación, hasta la captación de datos y clientes potenciales. Es uno de esos casos en los que menos es más.
Consejos para la Planificación de Eventos
7 consejos de Tecnología de Eventos para Fidelizar a los Expositores
1. Identifica digitalmente a los Participantes, Expositores, Patrocinadores y Oradores
Para sacar el máximo partido a tu evento presencial, tienes que identificar a cada uno de tus asistentes mediante la tecnología sin contacto, ya sean visitantes, expositores, patrocinadores o ponentes.
Sólo así se podrá seguir su comportamiento a lo largo del evento. Desde la asistencia a determinadas sesiones, las interacciones entre los expositores y entre los productos, y la evaluación de los ponentes que atrajeron a más público. Las posibilidades son infinitas. Esta información puede ser una ventaja para impulsar el ROI de tu evento.
2. Facilita el intercambio de contactos a través de las interacciones digitalizadas
En el punto anterior, hablamos de la importancia de la identificación digital (tecnología de identificación) en la planificación de eventos. Ahora te mostraremos con más detalle cómo se puede facilitar el intercambio de contactos mediante interacciones digitalizadas.
Imagina que eres una empresa que expone en una feria de empleo y busca atraer a los mejores talentos profesionales. Lo único que tiene que hacer el candidato interesado es acercar su tarjeta inteligente (que suele materializarse en una tarjeta de estudiante) al dispositivo electrónico de la empresa (beamer). Durante el evento y después, cada empresa tendrá acceso a una hoja de datos exportable con todos los CVs recogidos.
3. Utiliza la tecnología contactless para que tu evento cumpla con el GDPR
Como organizador de eventos, probablemente tengas la función clave de garantizar que tus exposiciones o eventos de networking B2B sean rentables para tus expositores. Esto significa facilitar y definir puntos de contacto para que los asistentes compartan sus tarjetas de visita de forma digital. Como son ellas las que realizan la acción y no al revés, las empresas expositoras pueden obtener datos conformes al RGPD de sus interacciones.
La tecnología sin contacto es, sin duda, el camino a seguir para la generación de clientes potenciales que cumplan con el RGPD, al tiempo que garantiza un intercambio de contactos más rápido, más eficiencia en el proceso y más calidad sobre los clientes potenciales generados.
4. Aumenta la captación de prospectos en eventos presenciales con Smart Badging
Por si no lo sabes, los smart badges implican el uso de chips o etiquetas inteligentes en las credenciales habituales para gestionar el acceso físico a un evento y sus sesiones. Por ello, las insignias inteligentes ofrecen dos grandes ventajas.
Por un lado, permiten a los participantes compartir su información personal contactless y sin papel.
Por otro lado, facilitan todo el proceso de generación de contactos y el control de las interacciones en los eventos presenciales. Además de que los participantes compartan sus contactos de forma explícita y consciente, las insignias inteligentes también aumentan la probabilidad de compartir contactos en comparación con el escaneo de códigos QR.
5. Permite el acceso a las interacciones de los eventos en tiempo real
Con la plataforma de gestión de eventos adecuada, puedes hacer un seguimiento del rendimiento general de tus eventos. Al mismo tiempo, puedes permitir que tus expositores accedan a sus propios datos de sus interacciones en tiempo real.
Por ejemplo, los expositores pueden hacer un seguimiento de los productos que han sido añadidos como favoritos por los visitantes. Pueden comparar estas interacciones de productos con las interacciones totales de la cartera de productos para ver cuáles son las más destacadas. Además, también pueden hacer un seguimiento del número de clientes potenciales generados o de los índices de participación en sus sesiones.
6. Convierte las interacciones de los participantes en oportunidades e ingresos
¿Y si supieras qué participantes han interactuado o han mostrado interés por tu producto/servicio? ¿Y si después de esto, tuvieras acceso a sus contactos para hacer una venta? Así puedes monetizar las interacciones entre los asistentes a tu evento.
Elimina el procesamiento manual de datos y conecta directamente con tus asistentes. Utiliza la tecnología sin contacto para recopilar datos y así generar clientes potenciales cualificados, y luego actívalos con un seguimiento después de cada evento.
Nota: Evalúa las interacciones de los asistentes para tomar decisiones estratégicas sobre qué contenido deberías utilizar en tu próximo evento o qué productos/oradores destacaron.
Tener conocimientos sobre lo que funciona y lo que no, te hará aumentar tus ingresos a largo plazo.
7. Permite una fácil exportación de datos después de tu evento
En lugar de recopilar y procesar los datos, y luego enviarlos manualmente a cada uno de tus clientes, puedes hacer que los datos de las interacciones estén disponibles al instante para tus expositores y asistentes gracias a la automatización que ofrece la plataforma.
Justo después del evento, los expositores sólo tienen que hacer clic en un botón de “Exportar”, mientras que los asistentes también pueden volver a consultar la información de su actividad accediendo a un informe generado automáticamente por la plataforma.
Tendencias de la industria de los eventos
Cómo Reducir el Stress de La Planificación de Eventos con Tecnología de Automatización
¿Estás cansado de las tareas repetitivas a la hora de organizar tu evento? Con una plataforma de gestión de eventos, esto ya no es un problema. Desde importar listas de asistentes, crear comunicaciones automáticas para diferentes fases: antes del evento, durante el evento y después del evento que se activarán según una condición, o incluso definir la venta de entradas que estará disponible en diferentes periodos de tiempo.
Checklist para la planificación de eventos
Una checklist para controlar el engagement de tu evento
Para resumir los puntos más importantes que se han tratado a lo largo de este artículo, te hemos proporcionado una lista de comprobación para que no olvides cómo mantener la tecnología al día a la hora de potenciar el compromiso de tu evento.
1. Asegúrate de contar con un software de gestión de eventos que cuente con un servicio de atención al cliente que te respalde en caso de que algo vaya mal
2. Utiliza soluciones sin contacto para aumentar la tasa de compromiso en tus eventos presenciales. Como has aprendido, hay opciones más que suficientes para satisfacer todas tus necesidades
3. Utiliza una red móvil 5G para crear una experiencia de evento sin fisuras
4. Realiza la mayoría de tus procesos en un solo lugar eligiendo una plataforma de gestión de eventos todo en uno
5. Utiliza la tecnología de identificación para identificar digitalmente a los asistentes y socios de tu evento
6. Permite que tus expositores observen las interacciones de tu evento en tiempo real para que puedan hacer un seguimiento de su rendimiento y ajustar su enfoque si es necesario
7. Facilita la creación de redes y el seguimiento de las ventas a tus expositores con un solo clic
8. Anima a tus expositores a utilizar estos datos para aumentar su cartera de productos y sus ingresos
