Los últimos meses han intensificado tanto los beneficios como la necesidad de ofrecer una combinación de realidad virtual con reuniones en persona, como una especie de evento “dos en uno”. Con base en esta tendencia probable, intentemos descubrir cómo organizar eventos en el futuro.
Beneficios de los eventos virtuales
Cuando hablamos de eventos virtuales, no hay espacio para reuniones en persona. Todo sucede de forma digital, con el apoyo de diferentes herramientas tecnológicas. Basta pensar en los diferentes formatos existentes, como seminarios web, conferencias virtuales, podcasts, demostraciones de ventas, etc.
Ahora, veamos los principales beneficios de los eventos virtuales:
- Niveles de participación más altos — no hay capacidad de espacio para controlar y es bastante fácil de asistir, sólo tienes que compartir un enlace de acceso;
- Ahorro de costos (es casi un 95% más barato que organizar un evento físico)— para organizar un evento virtual, todo lo que necesitas es una conexión a Internet, una computadora o un dispositivo móvil con cámara y micrófono integrados, y una plataforma para video y audio conferencias. No es nada comparado con los gastos de organizar un evento físico;
- Ahorro de tiempo – de la declaración anterior, también puedes deducir que el proceso de organizar un evento virtual requiere menos tiempo que administrar todos los procedimientos de un evento físico;
- Reacciones instantáneas – durante tu evento en línea, puedes interactuar activamente con tu audiencia y recopilar comentarios al instante. Después del evento, puedes realizar algunas acciones de seguimiento para seguir fomentando leads;
- ROI del evento — es más fácil analizar información detallada sobre tu audiencia en línea, ya que los asistentes ya compartieron sus datos durante el proceso de registro.
Sin embargo, en los últimos meses probablemente has recibido muchos correos con líneas de asunto que promocionaban algo como “¡Regístrese en nuestro seminario web gratuito!” o “¡Última oportunidad para registrarse en nuestro evento virtual!”. Y es probable que ya no quieras ser inundado por esas invitaciones o con tanta persistencia.
Nuestro consejo es que debes repensar la forma en que organizas eventos, pero sin perder a tu audiencia potencial en todo ese ruido. La organización de eventos virtuales ha demostrado ser un medio eficaz para aprender, interactuar con otros y mantenerse al día con las últimas tendencias durante la pandemia. Definitivamente hay valor aquí, pero también es posible tener demasiado de algo bueno, así que ten eso en cuenta.
¿QUÉ SON LOS EVENTOS HÍBRIDOS?
Un evento híbrido tiene lo mejor de ambos mundos – sesiones en persona y sesiones en línea. Por ejemplo, una feria comercial que organiza sesiones en persona en Lisboa puede transmitirlas en vivo a una audiencia virtual mundial. Eso es un evento híbrido.
Los beneficios de una oportunidad híbrida son más evidentes para los asistentes, que gastarán menos dinero viajando. Sin embargo, la participación en línea ciertamente impondrá restricciones en el tamaño de tu audiencia en persona. También habrá medidas estrictas de salud y seguridad, por lo que probablemente necesitarás una herramienta de ocupación de espacios para controlar la capacidad del local de tu evento.
Está claro que puedes atraer a un público mucho más amplio que antes y aumentar tu alcance. ¡Y esas son buenas noticias! Porque habrá patrocinadores que aprovecharán esa oportunidad y tú también te beneficiarás de ese apoyo financiero.
Como también mencionamos en este artículo del blog, hacer eventos híbridos reduce notablemente las limitaciones de los participantes para asistir a ellos. ¿Alguna vez has pensado que algunas personas nunca han podido acceder a eventos en persona debido a limitaciones de viaje o financieras? Hacer eventos híbridos les da la oportunidad de ser una parte (en línea) de la experiencia del evento que generalmente sólo brindas en persona.
Un evento. Dos experiencias
Pero debes saber cómo crear una experiencia de evento memorable para quienes asisten a una sesión en línea. Es importante tener en cuenta que se debe asegurar otra experiencia para esas personas, a fin de evitar que la audiencia digital se sienta secundaria.
Además de generar conciencia sobre tu evento y atraer nuevos asistentes, la transmisión en vivo también:
- Aumenta la tasa de participación y divulgación;
- Hace que el evento sea más atractivo, ya que vas a transmitir tu audiencia;
- Aumenta el ROI de tu evento (especialmente para sesiones transmitidas en vivo);
- Te brinda la oportunidad de ofrecer posteriormente la grabación del evento a tu audiencia, e incluso puedes aumentar el valor de la grabación con una sesión de Q&A.
VOLVER A LOS EVENTOS FÍSICOS – CÓMO BEAMIAN HACE QUE SEAN SEGUROS
Hacer que los eventos físicos sean nuevamente posibles es nuestra principal prioridad. Queremos ayudar a los organizadores a reiniciar su actividad mientras se adhieren a nuevas y más estrictas normas y reglamentos de seguridad. Y dado que el distanciamiento social es la clave para contener el virus, creemos que la tecnología sin contacto y las soluciones sin papel serán cruciales para operar eventos físicos en un entorno seguro. Y la mejor parte es que podrás recolectar leads de manera segura y exitosa.
Replantea la organización de tus eventos con la tecnología en mente y garantiza interacciones seguras, sin olvidar el poder de la conexión humana. Si planeas organizar un evento físico, habla con nosotros y quizás podamos ayudarte.
