Los organizadores de eventos se han enfrentado a muchas preguntas con respecto al establecimiento de medidas de seguridad y salud pública para realizar eventos físicos durante la crisis de COVID-19. Revisemos las reglas anunciadas por el gobierno portugués.

En este artículo, buscamos recoger las principales directrices anunciadas en el Diário da República, despacho 7900-A/2020 (12 de agosto) que “establece la interpretación de los principios y directrices aplicables a la realización de eventos corporativos”.

El documento presenta las reglas que se aplicarán en todos los eventos corporativos, así como las reglas específicas (pero de aplicación acumulativa) para los diferentes tipos de eventos corporativos.

Se consideran como eventos corporativos las “reuniones, congresos, exposiciones y ferias comerciales o artesanales, seminarios, conferencias o eventos similares, organizados por entidades públicas o privadas, destinados a miembros o colaboradores de la institución organizadora o abiertos al público o terceros”.

Para eventos corporativos, las reglas previstas implican 4 medidas principales:

(1) Un plan de contingencia para la COVID-19 (para cada espacio exterior o recinto) y (2) la implementación de medidas de acceso y circulación:

  • Que requieren la definición de circuitos específicos de entrada y salida de espacios (utilizando puertas o accesos separados);
  • Que favorezcan la compra anticipada de entradas mediante pagos electrónicos y sin contacto.

(3) Un plan de limpieza y desinfección de los diferentes espacios del evento, que debe garantizar:

  • La existencia de soluciones desinfectantes cutáneas para el personal y los participantes, cerca de todas las entradas y salidas de los espacios y recintos, así como en el interior, en lugares adecuados para la desinfección;
  • La limpieza y desinfección periódica de espacios, equipos, objetos y superficies con los que exista un contacto intenso;
  • La limpieza y desinfección de equipos, objetos, superficies, productos y utensilios, antes y después de cada uso o interacción por parte del participante;
  • Además, las estaciones de servicio y los estands deben estar preferiblemente equipados con barreras protectoras;
  • Siempre que sea aplicable, se debe asegurar el mantenimiento de los sistemas de ventilación, asegurando que su funcionamiento se lleve a cabo sin que se produzca recirculación de aire.

(4) El uso de mascarilla o pantalla de protección facial es obligatorio para los miembros de la organización, participantes o terceros siempre que se encuentren en espacios cerrados, “excepto cuando estén hablando o comiendo”.

También se especifican reglas acumulativas para diferentes tipos de eventos corporativos para complementar las directrices y principios descritos anteriormente.

Para exposiciones y ferias comerciales, también se deben garantizar los mecanismos de control de acceso y los organizadores deben hacer cumplir la “regla de ocupación máxima de 0,05 personas por metro cuadrado de área, excluyendo a los organizadores y demás personal perteneciente a la organización”.

También debe garantizarse el distanciamiento social en las filas de espera o en las zonas de concentración pública, respetando “una distancia mínima de dos metros entre personas”.

Para “conferencias, seminarios, charlas o similares, que se realicen en lugares con las características de auditorio, sala de conciertos, anfiteatro, sala de congresos o similar”, se deberán dar a conocer las reglas específicas para la distribución de espacios y lugares:

  • “La ocupación de los asientos debe realizarse con un intervalo entre personas que no cohabiten, siendo la fila anterior y la siguiente ocupadas por lugares diferentes”. En los eventos donde hay un escenario, es necesario asegurar una distancia mínima de dos metros entre el escenario y la primera fila del público. Asimismo, los presentes en el escenario deben respetar la distancia entre ellos.

Para “conferencias, seminarios, charlas o similares realizados en espacios al aire libre”, se recomienda planificar los asientos en el recinto, y si es posible con la identificación correspondiente. La distancia entre espectadores debe respetar la regla de un metro y medio. También para este tipo de eventos, siempre que exista un área escénica, es necesario asegurar una distancia mínima de dos metros entre el escenario y la primera fila del público.

Cabe destacar, además, que en las “áreas de consumo de bebidas y alimentos integradas en el ámbito de los eventos corporativos” se deben seguir las directrices aplicadas a los establecimientos de restauración y las reglas definidas por las autoridades sanitarias portuguesas (Direção-Geral da Saúde).

Nota: La lectura de este artículo debe entenderse como complementaria y no prescinde de la lectura del despacho 7900-A/2020, firmado por el Ministerio de Economía y Transición Digital, publicado en el Diário da República (DR).