Los organizadores de eventos se han enfrentado a muchas preguntas con respecto al establecimiento de medidas de seguridad y salud pública para realizar eventos físicos durante la crisis de COVID-19. Revisemos las reglas anunciadas por el gobierno portugués.

En este artículo, buscamos recoger las principales directrices anunciadas en el Diário da República, despacho 7900-A/2020 (12 de agosto) que “establece la interpretación de los principios y directrices aplicables a la realización de eventos corporativos”.

El documento presenta las reglas que se aplicarán en todos los eventos corporativos, así como las reglas específicas (pero de aplicación acumulativa) para los diferentes tipos de eventos corporativos.

Se consideran como eventos corporativos las “reuniones, congresos, exposiciones y ferias comerciales o artesanales, seminarios, conferencias o eventos similares, organizados por entidades públicas o privadas, destinados a miembros o colaboradores de la institución organizadora o abiertos al público o terceros”.

Para eventos corporativos, las reglas previstas implican 4 medidas principales:

(1) Un plan de contingencia para la COVID-19 (para cada espacio exterior o recinto) y (2) la implementación de medidas de acceso y circulación:

  • Que requieren la definición de circuitos específicos de entrada y salida de espacios (utilizando puertas o accesos separados);
  • Que garanticen que las personas permanezcan en el evento solo durante el tiempo estrictamente necesario;
  • Que promuevan, en la medida de lo posible, el mínimo contacto posible con los productos o equipos (por ejemplo, debe priorizarse la compra anticipada de entradas vía electrónica y los pagos sin contacto).

(3) Un plan de limpieza y desinfección de los diferentes espacios del evento, que debe garantizar:

  • La existencia de soluciones desinfectantes cutáneas para el personal y los participantes, cerca de todas las entradas y salidas de los espacios y recintos, así como en el interior, en lugares adecuados para la desinfección;
  • La limpieza y desinfección periódica de espacios, equipos, objetos y superficies con los que exista un contacto intenso;
  • La limpieza y desinfección de equipos, objetos, superficies, productos y utensilios, antes y después de cada uso o interacción por parte del participante;
  • Además, las estaciones de servicio y los estands deben estar preferiblemente equipados con barreras protectoras;
  • Siempre que sea aplicable, se debe asegurar el mantenimiento de los sistemas de ventilación, asegurando que su funcionamiento se lleve a cabo sin que se produzca recirculación de aire;
  • Una gestión equilibrada de los accesos de público de conformidad con lo dispuesto en los apartados anteriores;
  • El control de las denegaciones de acceso de público a fin de evitar, en la medida de lo posible, la concentración de personas en la entrada de espacios o establecimientos.

(4) El uso de mascarilla o pantalla de protección facial es obligatorio para los miembros de la organización, participantes o terceros siempre que se encuentren en espacios cerrados, “excepto cuando estén hablando o comiendo”.

También se especifican reglas acumulativas para diferentes tipos de eventos corporativos para complementar las directrices y principios descritos anteriormente.

Para exposiciones y ferias comerciales, también se deben garantizar los mecanismos de control de acceso y los organizadores deben hacer cumplir la “regla de ocupación máxima de 0,05 personas por metro cuadrado de área, excluyendo a los organizadores y demás personal perteneciente a la organización”.

También debe garantizarse el distanciamiento social en las filas de espera o en las zonas de concentración pública, respetando “una distancia mínima de dos metros entre personas”.

Para “conferencias, seminarios, charlas o similares, que se realicen en lugares con las características de auditorio, sala de conciertos, anfiteatro, sala de congresos o similar”, se deberán dar a conocer las reglas específicas para la distribución de espacios y lugares:

  • “La ocupación de los asientos debe realizarse con un intervalo entre personas que no cohabiten, siendo la fila anterior y la siguiente ocupadas por lugares diferentes”. En los eventos donde hay un escenario, es necesario asegurar una distancia mínima de dos metros entre el escenario y la primera fila del público. Asimismo, los presentes en el escenario deben respetar la distancia entre ellos.

Para “conferencias, seminarios, charlas o similares realizados en espacios al aire libre”, se recomienda planificar los asientos en el recinto, y si es posible con la identificación correspondiente. La distancia entre espectadores debe respetar la regla de un metro y medio. También para este tipo de eventos, siempre que exista un área escénica, es necesario asegurar una distancia mínima de dos metros entre el escenario y la primera fila del público.

Para eventos realizados en recintos al aire libre, las plazas deben ser preferiblemente sentadas. En el caso de otros eventos corporativos celebrados en espacios o recintos al aire libre:

  • Para cada espacio o recinto al aire libre, habrá un plan de contingencia para la COVID-19, que contendrá un procedimiento operativo sobre las medidas que deberán adoptarse en caso de enfermedad, síntomas o contacto con un caso confirmado de COVID-19;
  • Deberán implementarse medidas de acceso y circulación relativas a la gestión de los accesos a los espacios o recintos a fin de evitar una concentración excesiva de personas, ya sea en su interior o en la entrada de los mismos;
  • Se elaborará un plan de limpieza y desinfección de los recintos y espacios de celebración de eventos.

Los eventos corporativos celebrados en otros lugares deben ir precedidos de una evaluación de riesgos por parte de las autoridades sanitarias locales para determinar la viabilidad y las condiciones de su desarrollo.

Cabe señalar también que para las «áreas de consumo de bebidas y alimentos en el marco de eventos corporativos», deben seguirse las siguientes normas:

  • Debe respetarse la norma de ocupación máxima de 10 personas por mesa;
  • Además, deben respetarse todas las normas e instrucciones definidas por la DGS para el sector de la restauración.

Finalmente, en relación a los horarios de actividad de los establecimientos (Orden n.º 8998-D/2020, relativa a la situación de contingencia en todo el territorio continental nacional, con efecto a partir de las 00:00 h del 15 de septiembre de 2020), destacamos las siguientes normas:

  • Mientras no exista una decisión por parte de cada municipio que restrinja las horas de cierre, los establecimientos podrán mantener la hora de cierre que se venía aplicando, es decir, hasta las 23:00 h;
  • En los municipios en los que ya se haya fijado un horario restrictivo, esta limitación es la que debe respetarse, siempre que se encuentre dentro del intervalo comprendido entre las 20:00 y las 23:00 h;
  • Además, los establecimientos equiparables a los establecimientos de restauración, en particular cafeterías y pastelerías, pueden cerrar hasta la 01:00 h y no podrán aceptar nuevos clientes a partir de las 00:00 h;
  • A los espacios de restauración y bebidas integrados en entidades turísticas, en particular establecimientos hoteleros, en el caso de servicio a huéspedes o clientes de otros servicios de las citadas entidades, incluso si se encuentran en un radio de 300 metros con respecto a un centro educativo, no se les aplica la norma de actividad solo hasta las 20:00 h en días laborables, ni la que no permite la estancia de grupos de más de cuatro personas, si bien no se permite la estancia de grupos de más de 10 personas en este tipo de establecimientos (a menos que pertenezcan a la misma unidad familiar).

Nota: La lectura de este artículo debe entenderse como complementaria y no prescinde de la lectura del despacho 7900-A/2020, firmado por el Ministerio de Economía y Transición Digital, publicado en el Diário da República (DR).