Cómo Elegir El Software de Gestión de Eventos Adecuado

Hay muchas opciones que considerar y preguntas que hacer cuando llega el momento de contratar los servicios de los distintos proveedores de tecnología para eventos. Los siguientes temas te facilitarán la decisión entre las alternativas de software para la gestión de eventos disponibles.

Los eventos del futuro estarán marcados por la tecnología y ofrecerán experiencias excepcionales

La tecnología es la clave para organizar eventos exitosos, ayudando a servir un propósito útil y a conseguir los resultados deseados en el evento. Lo que antes se basaba en procesos en papel ha evolucionado a medida que nuestra dependencia de la tecnología también ha crecido. Los sistemas de gestión de eventos están aquí para aumentar la eficiencia, proporcionar más datos y análisis, reducir los procesos manuales y ayudar a demostrar el ROI del evento.

Además, la tecnología de eventos desempeña un papel activo en potenciar la tasa de participación a través de experiencias de eventos excepcionales. Además, el sector de los eventos está siguiendo la evolución natural de las capacidades de vídeo, haciendo uso de las tecnologías de realidad virtual (RV) y realidad aumentada (RA) para alcanzar una conectividad inmersiva e interactiva. En pocas palabras, esto significa que los objetos del mundo real se destacarán con componentes visuales, auditivos, hápticos, somatosensoriales o incluso olfativos añadidos.

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La tecnología sin contacto es otra de las tendencias actuales, que simplifica las conexiones con insignias o pulseras inteligentes que los asistentes pueden intercambiar fácilmente para compartir contactos y captar clientes potenciales. ¿Lo mejor? Las etiquetas NFC pueden incrustarse en diversos objetos, como tarjetas de visita, cordones, etiquetas y llaveros, lo que las convierte en una opción fácil y escalable (y no te preocupes, porque las etiquetas pueden desactivarse en cuestión de segundos en caso de pérdida o extravío). Infórmate sobre cómo identificar individualmente a los participantes en el evento mediante smart badges o códigos QR.

A menudo, la decisión sobre la plataforma de gestión de eventos adecuada está intrínsecamente ligada a los requisitos tecnológicos y a las necesidades específicas del mercado. Esto significa que tendrás que hacer coincidir la experiencia que tu evento debe proporcionar, así como las acciones que debe desencadenar, con las características que lo harán posible.

Los eventos híbridos y virtuales han llegado para quedarse

Lo que impulsó el cambio a los eventos virtuales en los primeros días de la pandemia, pronto cambió a un formato de evento híbrido, acelerando bruscamente el desarrollo de productos de muchas plataformas de eventos. Ya sea para que los eventos virtuales no sean pequeñas presentaciones puntuales o seminarios web, sino experiencias de valor añadido e impulsadas por el compromiso, o para conectar eficazmente a los invitados remotos con las audiencias presenciales.

Algunos se benefician de los eventos phygital (con características medio físicas, medio digitales) para ofrecer un evento con dos experiencias, otros siguen optando por un software de eventos virtuales independiente como oportunidad suficiente para ampliar el alcance geográfico de su marketing empresarial: siempre depende de los objetivos y las circunstancias del evento. Lo cierto es que ahora que ya no es una imposición, estamos mejorando lo virtual con nuevas tecnologías que hacen posible que los planificadores de eventos organicen eventos en línea de formas más novedosas, más inmersivas y mucho más atractivas. A medida que más personas asisten a los eventos a distancia y aportan sus comentarios, la tecnología y la creatividad siguen dando forma a la entrega de contenidos para los eventos virtuales e híbridos.

Una cosa es cierta: el poder de la conexión humana seguirá dependiendo en gran medida de las interacciones cara a cara, pero no podemos negar que el paso a lo digital ha desencadenado un fuerte cambio en la gestión de eventos, ya que todas las ventajas que nos ha aportado la comunicación a distancia están ahora más que probadas. Y están diseñados para durar.

¿Por qué utilizar un software de gestión de eventos?

Si buscas una respuesta de una sola palabra, la automatización es tu respuesta. Por supuesto, esto implica conocer sus extensiones y su aplicabilidad a los distintos elementos clave de la planificación de eventos.

A diferencia de la mayoría de los servicios de videoconferencia, las plataformas de gestión de eventos fueron concebidas para proporcionar experiencias a medida y ofrecer ventajas específicas a una serie de organizaciones, como la automatización de las tareas laboriosas y manuales de los eventos. Pasemos ahora a algunos temas para comprender de forma transversal cómo una plataforma de eventos puede cambiar la vida de los organizadores en una variedad de sectores verticales:

• Gestión integrada

El software de gestión de eventos adecuado tiene que cambiar las reglas del juego para los organizadores de eventos, permitiendo seguir el flujo completo de un evento, en el que incluso los elementos físicos y virtuales pueden gestionarse sin problemas.

• Ahorro de tiempo

Desde el registro y la entrada hasta la recogida de clientes potenciales y la elaboración de informes, una plataforma de gestión de eventos que valga la pena permite a los organizadores y a los expositores automatizar la mayoría de los procesos para una ejecución rápida y sin problemas. Por ejemplo, las tareas administrativas de la organización del evento, como el envío de invitaciones, la admisión manual de los asistentes de última hora y los pagos, la gestión de las cancelaciones y los reembolsos, y la gestión del acceso a sesiones específicas del evento, se pueden gestionar fácilmente.

• Seguimiento de los ingresos

Deberías poder hacer un seguimiento de tu impacto como organizador, ayudando a tus expositores a analizar los resultados de su negocio mediante una herramienta de captura de leads. La plataforma de eventos adecuada debe ofrecerte paneles e informes claros y fáciles de usar que te permitan visualizar tu rendimiento y asegurarte de que consigues un ROI del evento maximizado.

• Mejor engagement

Las herramientas de participación en el evento son esenciales para mantener la experiencia de cada público en lo más alto. Es a través de las interacciones que los organizadores y expositores, así como los asistentes, pueden averiguar la experiencia general del evento.

Asegúrate de que tu software de gestión de eventos facilita el compromiso de un público distribuido a través de diferentes canales, accediendo a todos los datos de compromiso en un solo lugar, ya sea que provengan de herramientas de chat y videoconferencia en vivo, o de interacciones grabadas y sin contacto en eventos en vivo.

• Datos de eventos simplificados

Utiliza las estadísticas para generar informes de los eventos, de modo que puedas analizar lo que ha ido bien y lo que podrías mejorar la próxima vez. Recuerda: si conoces el rendimiento de tus expositores, conocerás el tuyo.

Intenta aprovechar los big data para leer a las personas. ¿Por qué los asistentes se van antes? ¿Por qué llegan más tarde a determinadas sesiones? ¿Por qué el expositor X recoge más clientes potenciales que el expositor Y? ¿La gente está consiguiendo lo que necesita? Buscar pistas sobre el rendimiento de los expositores es uno de los mejores consejos para mejorar la experiencia y participación de los asistentes y ofrecer una experiencia de evento más agradable.

¿Qué hay que buscar en un proveedor de tecnología para eventos?

El lema debería ser: pregunta primero, elige después. Supongamos que estás planeando un evento presencial y necesitas un lugar para celebrarlo. ¿Qué haces primero? ¿Eliges el lugar y luego consideras las necesidades del evento? No, por supuesto, no lo haces.

Cuando eliges un socio tecnológico para un evento es prácticamente lo mismo. Primero debes obtener una demostración de la plataforma y, por ejemplo, preguntar a los distintos proveedores sobre sus capacidades para desarrollar funciones personalizadas. Si buscas la creación de eventos híbridos impactantes, probablemente sea mejor asegurarte de que tu proveedor de tecnología para eventos ofrece tanto herramientas digitales para atraer a los asistentes virtuales como hardware in situ para realizar un seguimiento perfecto de todas las interacciones del evento. Además, es fundamental definir claramente las funciones y alinear las expectativas en relación con la producción de eventos virtuales y la transmisión en vivo de los mismos.

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Realizar eventos híbridos exitosos no depende sólo de la elección de la plataforma tecnológica para eventos, sino también de quién está detrás de su concepción. Asegúrate de que optas por una que tenga un equipo de éxito de clientes con buenas revisiones de soporte y estarás a mitad de camino.

Principales características de una plataforma de gestión de eventos

Herramientas de gestión de eventos de beamian.

Si no has leído nuestro artículo que revela las 10 funciones imprescindibles del software de gestión de eventos, aquí tienes una lista de características que toda plataforma de eventos debería tener. Con usos y temas muy interesantes, utiliza esta lista de control de la gestión de eventos para orientar tu inversión en la dirección correcta:

• Registros y Marketing de Eventos

Impulsa una alta tasa de conversión de inscritos a asistentes con herramientas promocionales de marketing de eventos.

• Venta de Entradas y Pagos

Tu software de gestión de eventos debe permitirte vender entradas para el evento y procesar los pagos de forma fácil y rápida.

• Check-In y Control de Aforo

¿Hay que cumplir con las directrices de seguridad para la gestión de multitudes en tu evento? Lee esta guía práctica para el check-in y control de aforo en eventos.

• Marca Blanca

No dejes que los participantes se den cuenta de que utilizas un software de terceros para realizar tu evento.

• Captación Digital de Leads y Compartición de Contactos

Impulsa el intercambio de contactos y transforma las interacciones de los eventos en directo en flujos de trabajo e ingresos haciendo uso de soluciones sin contacto para eventos.

• Exposición de Los Patrocinios

¿Destacará lo virtual? Asegúrate de tener diferentes opciones para destacar a los patrocinadores y mostrar las marcas expositoras.

• Live Streaming y Herramientas de Videoconferencia 

Transmite en vivo tu evento para aumentar la accesibilidad y mejorar el networking virtual con una herramienta de chat o con videollamadas individuales o de grupo previamente programadas.

• Herramientas para el Engagement y Networking

Conectar con otras personas es una de las principales motivaciones para asistir a eventos. ¿La plataforma de eventos que tienes en mente intercambia información de contacto de forma atractiva y registra las interacciones, ampliando las relaciones después del evento?

• Notificaciones en Tiempo Real en La App del Evento

Utiliza una aplicación de eventos para mantener a los asistentes actualizados mediante notificaciones push. Anuncia fácilmente los cambios en la agenda del evento, notifica las próximas sesiones o envía recordatorios.

• Informes y Análisis de Eventos

¡Estamos en 2022! No puedes no capturar los resultados de tu evento. La plataforma de gestión de eventos adecuada te mostrará estadísticas importantes y cruzará información con diferentes fuentes de datos, de entornos online y presenciales simultáneamente.

Elige el mejor software de gestión de eventos para ti

Al fin y al cabo, y esta es la conclusión con la que queríamos terminar, reducir tu selección al software de gestión de eventos adecuado no tiene por qué ser un dolor de cabeza si sabes lo que se necesita para optimizar la logística, la gestión y el rendimiento del negocio, satisfaciendo todas tus necesidades de eventos. Pero enriquezcamos este supuesto con algunos consejos finales.

Cuando tomes tu decisión final, busca recursos que puedan añadir credibilidad a tu intención de compra, como estudios de casos, reseñas de productos o una demostración rápida que te permita determinar si las funciones son tan fáciles de usar como geniales.  Ah, y no olvides asegurarte de que te presenten fuentes que hagan responsables a los revisores, como Capterra.

Otra pista es buscar estructuras de precios definidas o precios fáciles de obtener en páginas de solicitud de presupuestos que pidan algunos datos sobre el evento de inmediato. Esto demuestra que cada presupuesto se hace y se entregará de acuerdo con las particularidades de cada evento.