Con la creciente exposición de los eventos virtuales, es de esperar que cualquier organizador de eventos cuente con las métricas adecuadas para medir el rendimiento de sus eventos virtuales. Y ahí es exactamente donde entra en juego el concepto de medición del ROI en eventos. Lo cierto es que no es necesario reinventar la rueda para poder medir los resultados y la tasa de participación de tus eventos en línea. Después de todo, los datos de eventos virtuales no son más que datos y su análisis sigue siendo la mejor manera de demostrar el éxito de cualquier evento.
Ya hemos explicado cómo la tecnología de captación de leads y la medición del ROI en eventos están intrínsecamente vinculadas, pero dado que los eventos virtuales representan un contexto de reciente aparición para la mayoría de las partes implicadas en el sector de los eventos, vamos a profundizar en el tema. A fin de cuentas, los organizadores de eventos que no se quedaron de brazos cruzados no tuvieron más remedio que asignar presupuesto a plataformas de eventos virtuales. Vamos a explicar cómo puedes medir eficazmente el retorno de la inversión de tu evento virtual en todas estas plataformas.
1. Qué es el ROI de un Evento
Podemos definir el ROI (retorno de la inversión) como el coeficiente financiero más comúnmente utilizado para calcular el rendimiento generado por una inversión en relación con el importe del presupuesto asignado. Lo que suele suceder es que muchas organizaciones de eventos tienen poco o nada en cuenta este factor. Sin embargo, ahora que los eventos virtuales están poniendo de actualidad el uso de la tecnología, es el momento adecuado para medir y lograr el éxito en los eventos a través de datos y análisis.
Cálculo del ROI (%) = Rendimiento Neto / Inversión x 100
Como se puede ver, el resultado se expresa como un porcentaje del aumento o disminución de la cantidad invertida.
Calcular el retorno de los eventos puede ser una tarea extremadamente difícil o, de otro modo, también bastante simple e inmediata. Para eventos concebidos específicamente para generar ingresos directos, ya sea a través de la venta de entradas, patrocinios o venta de productos o servicios, el enfoque del cálculo del ROI resulta sencillo. Sin embargo, la mayoría de los eventos todavía están relacionados con el conocimiento y la conciencia de marca, y se centran poco en obtener beneficios.
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- Ferias de Empleo – Brinda la oportunidad perfecta para que las empresas y los candidatos se conecten de una manera altamente relevante a través de un portal de empleo integral, salas de reuniones para entrevistas, recursos de filtrado y mucho más;
- Ferias de Negocios – Organiza ferias profesionales totalmente centradas en cerrar oportunidades de negocio y generar leads, llevando a los visitantes a estands virtuales personalizables y atractivas páginas de productos. Proporciona también momentos de comunicación a los participantes a través de salas de videoconferencia y chat en tiempo real;
- Eventos Corporativos – Aumenta el conocimiento de marca, comunica eficazmente el posicionamiento de la empresa, maximiza la experiencia de los participantes y recoge valiosos datos sobre el evento.
2. Variables para la Medición del ROI
¿Te has dado cuenta alguna vez de que la intensificación de los eventos virtuales abre las puertas a la definición de objetivos más claros y específicos, a través de plataformas que extraen y presentan datos estadísticos con facilidad?
Los programas de software cada vez más desarrollados y las plataformas de gestión de eventos cada vez más potentes nos permiten analizar el cumplimiento de ciertos indicadores clave de rendimiento o KPI (Key Performance Indicators). Y a través de estos KPI podemos empezar a entender cómo establecer expectativas y objetivos claros.
Ejemplos habituales:
- Crecimiento de la tasa de asistencia (de un año a otro, por ejemplo)
- Tasa de satisfacción de los participantes o NPS
- Índice de satisfacción de los expositores
- Aumento de la participación de los colaboradores (en el caso de un evento corporativo)
- Cumplimiento del presupuesto
- Ingresos directos (derivados de la venta de entradas, patrocinios, etc)
- Número de leads o contactos generados
- Valor generado en el proceso de ventas
- Aumento del interés por los productos
Una vez definidas las variables que deseas calcular, es necesario entender de dónde procederán los datos para determinar cada uno de los KPI. Para los KPI básicos, como el crecimiento anual de la tasa de asistencia, debes tener acceso directo y control sobre esos datos (puedes comenzar analizando los datos de tus eventos anteriores, presenciales o virtuales, para exponer el crecimiento y demostrar que tus esfuerzos no fueron en vano). Sin embargo, para otro tipo de KPI, probablemente necesitarás una plataforma de gestión de eventos integrada que te permita recabar todos tus datos en un solo lugar, sin tener que acceder a otros sistemas ni requerir datos de otras fuentes.
Consejo: Si todavía no tienes mucha experiencia en la medición del rendimiento de eventos virtuales, comienza con KPI básicos. Con el tiempo, pasa a indicadores de éxito más complejos y utiliza datos históricos siempre que sea posible.
3. Objetivos en la Medición del ROI
El éxito de un evento a menudo se evalúa en función de las tasas de asistencia, participación, satisfacción de los participantes y expositores, u otros indicadores poco asociados con cuestiones presupuestarias. Pero si pensamos en eventos B2B del tipo ferias comerciales, ferias de negocios y exposiciones, comenzamos a abordar métricas más tangibles, como el número de leads generados o el número de operaciones cerradas en el contexto de las acciones de seguimiento comercial una vez finalizado el evento.
Dado que no todos los eventos se desarrollan de igual manera, los objetivos del ROI deben ajustarse a cada tipo de evento.
Por lo tanto, la consecución de los objetivos y expectativas correctas para medir el rendimiento en eventos está generalmente dirigida al crecimiento empresarial y, en menor medida, a oportunidades de desarrollo de competencias y crecimiento profesional. Por ello, el establecimiento de metas y la tipología de cada evento deben ir de la mano para un cálculo efectivo del ROI. Obtén más información sobre cómo medir el ROI y qué informes y análisis puedes obtener de tu evento.
Ejemplos habituales:
- Aumentar la notoriedad de marca
- Generar leads y oportunidades de negocio
- Ampliar la exposición a determinados productos
- Educar sobre un nuevo producto
- Impulsar la satisfacción general de los colaboradores
4. Tecnología para Eventos y ROI
La digitalización de procesos e interacciones a través de la tecnología de captación de leads es probablemente la mejor manera de medir el ROI de tu evento, especialmente para eventos híbridos y presenciales. Aprovechar las herramientas interactivas para eventos es un requisito obligatorio para crear puntos de contacto eficaces para generar clientes potenciales cualificados, recabar datos relevantes y cuantificar el éxito de tu evento. Esto se puede hacer a través de diferentes medios innovadores, siendo el más conocido la tecnología RFID, los códigos QR o las aplicaciones móviles para eventos.
5. Las Mejores Herramientas para Calcular el ROI en Eventos
Una vez que entiendas los diferentes objetivos del evento, así como la aplicabilidad de las respectivas variables a cada tipología de evento, adquirirás automáticamente conocimientos útiles para evaluar el ROI de tus eventos. El siguiente paso será encontrar una plataforma con herramientas analíticas que puedan proporcionar paneles de control eficaces y comunicar información relevante sobre tu evento virtual, desde aspectos operativos y analíticos hasta una dimensión más estratégica.
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6. Por qué es Crucial Mantener a los Asistentes Comprometidos para Medir el ROI en los Eventos
La participación de los asistentes debe ser la primera de las prioridades de medición del ROI, ya sea para eventos virtuales, híbridos o presenciales. Porque incluso si dispones de las herramientas adecuadas, estar al tanto de todas las interacciones de tu evento desde el principio hasta el final y ser capaz de tener un impacto en tiempo real en la experiencia del evento solo será posible si tus participantes se benefician de múltiples y atractivas oportunidades de interacción. Por ello, mejorar la experiencia y la tasa de participación en eventos sigue siendo el compromiso más difícil de cualquier organizador.
Lógicamente, sin una tasa de participación significativa, los datos no serán fiables y no podrás utilizar esos comentarios para medir el ROI de tu evento o para mejorar la planificación de futuras ediciones.
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