Aunque la pandemia sigue controlando nuestras interacciones sociales y empresariales, es hora de echar un vistazo a cómo los eventos híbridos pueden combinar lo mejor de los eventos presenciales con elementos virtuales. Desde la seguridad hasta las herramientas de captación de potenciales clientes, hay una serie de herramientas de eventos fundamentales a considerar a la hora de crear eventos híbridos exitosos en 2021.
A lo largo del 2020, los organizadores de eventos se han esforzado por replantear su estrategia de eventos, aprender nuevas tecnologías y poner a prueba constantemente su capacidad de adaptación a las plataformas de eventos virtuales. Repasemos estas 5 herramientas para eventos (no tan) rompedoras, pero muy eficaces y esenciales para que sea bien sucedido:
1. Aplicación para eventos
Las aplicaciones para eventos están orientadas para la realización de muchos objetivos, desde mejorar la experiencia y participación de los asistentes hasta la recopilación de datos que, de otro modo, serían inaccesibles, a fin de comprender el éxito de su evento. Y tiene un uso particular, dependiendo de quién se aproveche de esta herramienta para eventos, ya sean los participantes, expositores o los organizadores del evento.
Los profesionales de los eventos pueden mantener contacto con su público online a través de diversas formas interactivas, como comunicar con los participantes antes, durante o incluso después del evento, teniendo en cuenta que la interacción más valiosa ocurre en tiempo real. Por ejemplo, parece interesante que se notifique a los participantes cada vez que comience una sesión. En este contexto, los organizadores también pueden hacer uso de su aplicación para crear la agenda personal y sincronizarla en varios dispositivos. También pueden realizar encuestas NPS o cuestionarios en directo y permitir que los participantes planteen sus propias dudas. Este tipo de comentarios serán importantes para replantear otras estrategias del evento, al tiempo que aumentan el compromiso y el interés de los usuarios.
Además, una aplicación para eventos puede ayudar a los organizadores y expositores a recopilar y gestionar los datos de los participantes. Ambos tienen libertad para determinar los indicadores de mayor interés para analizar los perfiles de los participantes y recoger datos sobre lo que buscan o cuáles son sus demandas. Como puedes ver, ni todo se trata de mantener a los participantes al día. Una aplicación para eventos también promueve la interacción con los expositores y aumenta los ingresos de los patrocinadores. En efecto, la tecnología de eventos permite a las marcas extraer el máximo valor de cada interacción con los asistentes.
Por último, el cambio para el virtual también debe encontrar un nuevo enfoque y estrategias para generar un fuerte ROI del evento, especialmente para los eventos virtuales B2B. Con una aplicación para eventos, puedes realmente ganar dinero para tu evento a través de una solución de venta de entradas, en caso de que organices un evento pago, o simplemente vendiendo espacios publicitarios a tus patrocinadores. Captar patrocinadores, vender entradas e impulsar los ingresos no sólo es posible en la naturaleza global de los eventos virtuales, como puede ocurrir de una manera más poderosa debido a todos los datos analíticos que va a reunir sobre su rendimiento.
2. Identificadores electrónicos
En estos tiempos en los que casi todo ocurre virtualmente, es difícil volver a imaginar un entorno con verdadera conexión humana. Pero es importante empezar a anticiparlo y entender cómo cumplir con las necesidades de una nueva era de eventos presenciales, que sin duda privilegiará la seguridad encima de todo. Esto significa que las interminables colas de espera, que favorecen las aglomeraciones, o el intercambio de tarjetas de visita en papel, que puede ser un riesgo de propagación del virus, son probablemente cosas del pasado. Por suerte, hay formas innovadoras de superar estos procesos anticuados, dejando atrás lo tradicional. Hay un momento para ser disruptivo, es ahora.
Al llevar la tecnología de identificación a tu próximo evento híbrido, permitirá que los expositores y los participantes se conecten de una manera más eficaz y digital. La mejor parte es que cada vez que un participante decide establecer una interacción con un expositor, y por tanto dar acceso a información personal, todo ocurre de forma totalmente compatible con el GDPR. Además, toda esta digitalización del evento promueve la prevención de la pérdida de datos, ya que utilizará una herramienta de captura de prospectos en eventos.
¿Sabías que la plataforma de eventos beamian permite la identificación digital de todos los participantes en el evento a través de identificadores físicos? El objetivo es traer el poder de los datos para medir la eficacia de los eventos. Se acabaron las adivinas, el ROI de tu evento debe ser medible como cualquier otra actividad de marketing.
¿Te preguntas cómo funciona todo esto? Descubre cómo la tecnología de captación de leads ayuda a tus eventos.
3. Herramienta de control de la capacidad
Volver efectivamente a los eventos híbridos significa que hay que preocuparse por la seguridad pública más que nunca. Así, aplicar medidas de seguridad innovadoras y sacar el máximo partido de la tecnología de los eventos es el único camino a seguir.
En este sentido, hay dos opciones. Puedes optar por utilizar una plataforma de gestión de eventos que ya tenga un sistema de control de accesos para hacer el acompañamiento de las entradas y salidas a sesiones específicas, salas de conferencias o zonas VIP, accediendo a los números en directo de diferentes zonas. O puedes medir la ocupación máxima de su recinto utilizando una herramienta de control de aforo en tiempo real que también es funcional para cualquier espacio público.
Todo lo que precisas saber para tener una estrategia eficaz de gestión de multitudes se encuentra en esta guía práctica de check-in y control de aforo en eventos.
4. Transmisión en vivo
El fuerte aumento de los eventos virtuales & híbridos ha colocado la transmisión en directo en el topo de la industria de eventos. Más que una táctica para llegar a una mayor audiencia, ahora es un modus operandi para casi todos los organizadores de eventos que quieren seguir teniendo éxito. La adopción de la transmisión en directo de eventos es inevitable hoy en día, y es hora de que tu y tus eventos saquen el máximo provecho de esta oportunidad.
Es bastante fácil compartir vídeo en directo con cualquier persona, en cualquier momento. Pero no siempre es fácil alcanzar las expectativas de innumerables pares de ojos conectados con su reunión a través de una multitud de pantallas. Sin precedentes, vivimos en una época de fatiga virtual a la hora de acceder a los contenidos online. Por eso, la calidad de la experiencia virtual que ofrezcas debe ser excelente.
Tanto si eres un profesional con experiencia como si acabas de empezar, descubre cómo elegir el mejor servicio de transmisión en vivo para eventos.
5. Plataforma de gestión de eventos
La inestabilidad de 2021 exige un lugar donde todos tus eventos se puedan reunir. Con el tornado de lo confinamiento y todos los planes para terminar con las actuales restricciones, los planes de vacunación aún imprevisibles y los cambios repentinos de normativas para (re)organizar eventos en vivo o híbridos es crucial contar con una plataforma de eventos donde reine la flexibilidad.
beamian ofrece una plataforma híbrida que permite a todos los organizadores de eventos elegir entre eventos virtuales o híbridos sin ninguna presión. Para los escenarios presenciales, también ofrece un sistema de registro digital y la seguridad de las interacciones sin contacto y sin papel. La solución beamian funciona para ambos escenarios simultáneamente, dentro de una plataforma integrada, lo que ayuda a volver a los eventos en persona mientras se mantienen los beneficios de los eventos virtuales.
