Hemos llegado a la conclusión de que los eventos anteriores a la pandemia ya no satisfacen completamente las necesidades de tus asistentes ni los objetivos que tu empresa se ha propuesto alcanzar. Ahora, estás buscando alternativas para organizar eventos exitosos. Si los eventos presenciales ya no son suficientes para obtener grandes beneficios, ¿qué solución debes elegir? La respuesta es plataforma de eventos híbridos.
Al igual que con los eventos presenciales, probablemente no elegirías un lugar sin evaluar primero si cumple tus expectativas. En este caso, debes examinar la oferta de la plataforma de eventos híbridos y ver si tiene las características necesarias para ofrecer el evento que necesitas.
A lo largo de este artículo, aprenderás qué son los eventos híbridos y sus beneficios, y cuáles son las 5 características que necesitas para alcanzar tus objetivos más rápido que nunca
¿Qué son los eventos híbridos y qué beneficios tienen?
En pocas palabras, un evento híbrido es un evento que combina las ventajas tecnológicas de los eventos online con las ventajas tradicionales de los eventos en persona. Esto significa que tu público virtual puede participar en la comodidad de su casa, sin preocuparse de desplazarse al lugar del evento, mientras que tu público presencial puede tener con una experiencia más personal y exclusiva.
En cuanto a los organizadores del evento, pueden beneficiarse de ofrecer una experiencia de evento completa, llegando a un público más amplio con más posibilidades de impulsar el engagement de los asistentes. ¿Y por qué tienes garantizado el éxito si haces esto? Porque inevitablemente explorarás el alcance global de los eventos híbridos, obtendrás una mayor capacidad para atraer a tus audiencias distribuidas y tendrás la posibilidad de atraer a grandes patrocinadores. Todo ello con menos costes asociados y siempre haciendo un seguimiento de los datos y las métricas.
¿Qué es una plataforma de eventos híbridos?
Una plataforma de eventos híbridos es una plataforma que te permite combinar lo mejor de ambos mundos a la hora de organizar eventos memorables. Su principal objetivo es reunir a ambos públicos, en persona y online, dándoles la misma oportunidad de interactuar como si estuvieran juntos en el mismo lugar.
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Si lo piensas bien, tienes más posibilidades de llegar a un público más amplio porque no hay barreras físicas, ya que puedes hacer que tu evento esté disponible y entregar tu contenido a personas que, de otro modo, no podrían unirse a tu evento debido a estas mismas limitaciones. Esta es una gran ventaja, pero no es la única.
Ventajas de utilizar una plataforma de eventos híbridos
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Plataforma integrada para ambos públicos
Hay una palabra que está de moda, y es omnichannel. Las empresas de todos los sectores están intentando adaptarse y ofrecer una experiencia integrada tanto con el mundo virtual como con el real. Como vas a tratar con dos tipos diferentes de público (en persona y online), es importante integrar a los asistentes y la propia experiencia en una única plataforma.
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Ahorro de tiempo
Automatizando todos los procesos en lo que respecta a las tareas administrativas, como el registro y la comprobación o el envío de invitaciones por correo electrónico, puedes ahorrar mucho tiempo.
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Branding és fácil
Como sabemos, es importante tener nuestra identidad visual a la hora de crear una acción que represente a nuestra organización. La plataforma de eventos híbridos te permite hacer esto sin que los visitantes potenciales se den cuenta de que pertenece a una plataforma de terceros.
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Mejore tus eventos con información valiosa
Los datos te dan una visión profunda de lo que ocurre en cada momento del evento. Esto es muy valioso para entender cómo puedes mejorar en el futuro.
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Participación de los asistentes
Con una audiencia heterogénea, puede ser más difícil pensar en diferentes formas de captar su atención. Pero, si quieres mejorar la experiencia y participación de los asistentes, tendrás que conocer las diferentes herramientas y tácticas que ofrecen estas plataformas y sacarles el máximo partido. Cuando tengas los conocimientos, podrás aplicar las estrategias adecuadas para alcanzar un resultado mucho más positivo si se compara exclusivamente con un evento presencial.
5 funcionalidades imprescindibles de las plataformas de eventos híbridos
Ahora que has visto lo que pueden ofrecer los eventos híbridos y has tomado la decisión de organizar uno, tienes que elegir las características adecuadas para hacerlo.
1. Asistencia al cliente y resolución de problemas
Si es la primera que empiezas a utilizar una plataforma de eventos híbridos, es posible que necesites todo el apoyo posible. Incluso si ya tienes cierta experiencia en la organización de este tipo de eventos, existen problemas inherentes al uso de plataformas digitales, y una plataforma de organización de eventos no sería una excepción.
Por alguna razón y en cualquier momento, puedes tener algún tipo de problema y, por tanto, es necesario que el equipo de soporte esté disponible para ayudarte durante todo el proceso.
Otro aspecto importante será la capacidad de este mismo equipo para dar una respuesta rápida si tienes una necesidad específica, como cambiar una determinada funcionalidad o introducir una nueva. Un equipo dedicado se asegurará de que tengas todo lo que necesitas para crear experiencias de evento inolvidables.
2. Entrega de contenidos mejorada
Con la hibridación, tienes la ventaja de grabar a tus ponentes y sesiones mediante la transmisión en vivo del evento. Por esta ello, tienes la oportunidad de entregar este contenido a los asistentes que no pudieron unirse a una determinada sesión o que quieren volver a verla un par de días o incluso semanas después de que el evento haya terminado. Por eso debes estar preparado si tu público le pide que grabe las sesiones a través de la transmisión en directo.
Saber elegir la mejor transmisión en vivo para eventos es crucial porque para que un evento se considere híbrido tiene que replicar la experiencia en persona en el ámbito virtual. Por lo tanto, tienes que asegurarte de que tu servicio de transmisión en vivo no presente problemas de retrasos. También debe asegurarse de que tu solución de transmisión en vivo funciona sin problemas, y tiene capacidad suficiente para los asistentes previstos.
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3. Herramientas de engagement
Si en los eventos presenciales el contenido que se presenta ya es el rey, en los eventos híbridos va mucho más allá. El principal reto de este tipo de eventos es, sobre todo, la audiencia online. La pregunta es: ¿cómo potensiar la tasa participación en eventos virtuales que, naturalmente, dado su entorno, pueden tener múltiples distracciones? La respuesta es el contenido. Por ello, es importante que la plataforma de eventos híbridos que elijas cuente con herramientas digitales que atraigan la atención del público y potencien su interacción. Asegúrate de que la plataforma que elijas tenga las siguientes herramientas de contenido:
- Encuestas y un sistema de votación fácil de usar;
- Función de preguntas y respuestas en directo con moderación;
- Chat en tiempo real;
- Invitaciones de vídeo con un solo clic (para reuniones individuales o de grupo);
- Gamificación;
- Soluciones sin contacto para eventos.
4. Personalización
A la hora de elegir una plataforma de eventos híbridos, es fundamental que te permita aplicar los elementos de marketing y marca de tu empresa o clientes. Intenta saber si la plataforma permite personalizar los temas, los banners, los placeholders y los correos electrónicos en el sitio web del evento o en la propia plataforma.
Esto es muy importante porque hay que dar la percepción de que tu empresa es dueña de todo el evento, lo que puede traducirse en una mayor credibilidad percibida y la consiguiente participación.
5. Informes y análisis
¿Cómo sabes si tu evento ha sido un éxito? Extrayendo datos útiles y creando informes basados en indicadores clave de desempeño. Por eso tienes que asegurarte de que la plataforma de eventos híbridos pueda proporcionarte métricas clave como:
- Número de interacciones establecidas, ya sea con los productos o con los stands de exposición;
- Índices de asistencia y compromiso;
- Contactos compartidos por expositor;
- Seguimiento de los ingresos;
- Métricas de satisfacción de los asistentes;
- Y otros según tus objetivos específicos.
Utilizar una plataforma de eventos híbridos para tu próximo evento: por dónde empezar
Ahora que sabes qué son los eventos híbridos, sus herramientas y cómo pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos más rápidamente, es hora de entender el punto de partida. Aquí tienes una guía paso a paso para planificar tu primer evento:
1. Identifica los objetivos de tu evento híbrido
Al identificar los objetivos de tu evento híbrido, es importante responder a ciertas preguntas por adelantado.
- ¿Por qué voy a organizar un evento híbrido?
- ¿Qué quiero conseguir con este evento?
- ¿Qué puedo ofrecer a mi público objetivo?
- ¿Qué valor puedo añadir a mis expositores y patrocinadores?
Al tener claro el propósito, ahora puedes definir los objetivos reales de tus eventos y los KPI que medirán tu éxito hacia ellos.
2. Elaborar un plan preliminar del evento
El siguiente paso que deberías considerar después de definir tus objetivos y tu público objetivo debería ser una visión preliminar de tu evento.
- Fecha del evento: ¿Cuál es el plazo estimado de tu evento?
- Asistencia: ¿Cuántos asistentes es posible que participen en tu evento? ¿Tendrás suficiente capacidad en el lugar que elijas?
- Tipo de evento: ¿Será una feria de empleo o una exposición comercial? ¿Un evento de un solo día o de varios?
- Lugar: Empieza por crear una lista de posibles lugares para celebrar la parte presencial de tu evento.
Cuando tengas el primer esbozo de cómo será tu evento, ya podrás tener una idea de cuáles serán los gastos previstos, y también te resultará más fácil definir un presupuesto.
3. Abordar la asignación de tu presupuesto
Sabes que las cosas se ponen serias cuando hablamos de presupuestos. En última instancia, esto variará en función del tipo y el tamaño de tu evento. Aquí tienes una lista de cosas que debes tener en cuenta
- El alquiler del local y los costes adicionales asociados;.
- La plataforma de eventos híbridos que utilizarás y las funcionalidades adicionales;
- El equipo audiovisual para tus ponentes presenciales y el público;
- Personal presencial y alojamiento (si procede);
- Servicios de catering;
- Materiales de branding y marketing;
- Marketing y comunicación del evento;
- Equipamiento adicional (sillas y mesas adicionales).
Al enfrentarte al presupuesto requerido es cuando te das cuenta de si tus expectativas se ajustan a la realidad. Si no es así, tienes que sacrificar algunos de los temas anteriores sin comprometer el éxito del evento en sí.
4. Reúne un equipo de talento para el evento
Aunque parte de tu audiencia estará online y el personal que necesitarás será probablemente menor que el de un evento presencial, aún así deberás cubrir algunas funciones para asegurar el éxito de tu evento.
El equipo de tu evento puede variar según el tamaño y el tipo de evento. Sin embargo, aquí tienes una lista de algunas de las funciones más importantes que debes tener en cuenta:
- Director del evento: responsable de dirigir el evento híbrido, como la gestión de todo el equipo, la asociación y la asignación del presupuesto;
- Director de Marketing: responsable de comunicar el evento a través de varios canales de comunicación;
- Director de Patrocinio: responsable de crear y mantener la relación con los patrocinadores;
- Gestor de talentos: responsable de gestionar la reserva de talentos, como los ponentes;
- Socio tecnológico del evento: responsable de gestionar todos los aspectos tecnológicos del evento, como la plataforma del evento y la fuente de transmisión en directo;
- Gestor de medios sociales: se encarga de las interacciones en los medios sociales y de la comunicación en tiempo real, antes, durante y después del evento.
5. Elige bien el lugar a la primera
Una de las ventajas de organizar un evento híbrido es que puedes alquilar un local más pequeño, ya que también tendrás una audiencia online. Sin embargo, tienes que asegurarte de que puedes colocar todo el equipo y la tecnología para que todo esto sea posible. Aparte del equipo, asegúrate de que también tienes espacio suficiente para que los asistentes puedan tener sesiones de networking, ya que ésta es una de las principales razones por las que se unen a los eventos presenciales.
6. Elige un socio tecnológico fiable
A la hora de elegir un socio tecnológico fiable para eventos, hay dos tipos de características a tener en cuenta: las intangibles y las tangibles.
Las características intangibles se pueden resumir en una: la relación que tendrás con el propio proveedor de tecnología. Si tienes algún tipo de problema, ¿obtendrás la ayuda que necesitas? ¿Te van a asesorar sobre el tipo de funcionalidades que vas a necesitar? Todos estamos aquí para tener éxito en los negocios, pero ¿qué dicta el éxito de una empresa? Las personas que forman parte de ella y sus relaciones.
Las características tangibles se refieren simplemente al tipo de funcionalidades que quieres tener. Si te sientes cómodo con la tecnología, entonces querrás una plataforma que te permita disfrutar del autoservicio. Si necesitas funcionalidades que la plataforma no ofrece en primer lugar, ¿podrán satisfacer tus necesidades mediante un servicio premium y ofrecerte lo que necesitas?
Además de estas preguntas, a la hora de elegir una plataforma de gestión de eventos, también puedes filtrar tu elección por tus necesidades. Lo ideal es que identifiques las necesidades de tu evento y elijas las funcionalidades en consecuencia. Pero, con un amplio mar lleno de plataformas para eventos, elegir una puede ser todo un reto.
Recordatorio: Asegúrate de que tienes las herramientas necesarias en lo que respecta a la inscripción online, la venta de entradas, la transmisión en vivo, los análisis y los informes, y también la herramienta adecuada para la captación de leads.
Como te has dado cuenta, hay muchas ventajas asociadas a los eventos híbridos, y ahora, con todos los conocimientos que has adquirido en este artículo, podrás elegir la plataforma de eventos híbridos adecuada con las funcionalidades necesarias para lanzar un evento híbrido con éxito. El futuro no es cien por cien virtual ni presencial. El futuro es híbrido.
