Cuando organiza un evento, quiere optimizar su tiempo al máximo, por lo que cuanto más automatizados estén ciertos procesos, como el envío de correos electrónicos con los códigos de acceso al evento, mejor; esto forma parte de una serie de ventajas de utilizar un software de gestión de eventos. De este modo, podrá centrar su tiempo y sus esfuerzos en tareas que pueden y deben ser personalizadas, y que le diferencian de la competencia.
El poder de una integración reside en esta automatización de pasos. En el caso de la integración que vamos a ver hoy – HubSpot beamian – puede asegurarse de que el registro de un asistente a un evento crea automáticamente un nuevo contacto en su base de datos o actualiza la información existente sobre él. Al final del evento, puede analizar el recorrido que ha hecho cada visitante durante el evento y ver si se ha convertido en un prospecto o en un cliente.
Hoy vamos a hablar en particular de lo que ofrecen beamian y HubSpot, y cuáles son las ventajas de utilizarlos en simbiosis.
beamian plataforma de gestión de eventos
beamian cuenta con un ecosistema para la gestión de eventos, ya sean presenciales, virtuales o híbridos. Con ella, puedes facilitar y agilizar el proceso de check-in, monetizar la presencia de patrocinadores y ofrecer contenidos específicos a diferentes públicos.
¿Qué diferencia a esta plataforma de otras? Con beamian obtienes un conjunto de soluciones integradas, todo en uno, donde no tienes que preocuparte de nada más: soporte humano, remoto o presencial; hardware, nos encargamos de los equipos, su transporte y configuración; y software, alimentado por los datos recogidos por el hardware. Con este ecosistema digital, la sincronización de datos se produce en tiempo real.
Con beamian dispondrá de una plataforma que va desde la etapa más sencilla de la organización de un evento hasta la más robusta. Este software de gestión de eventos le permite importar bases de datos de participantes, enviar correos electrónicos masivos con códigos QR de acceso y personalizar la marca de la página del evento.
También puede dar acceso a su equipo a la plataforma para supervisar los KPI en tiempo real y ajustar la configuración del evento inmediatamente. Controle el ciclo de vida de su evento y adopte estrategias en cada etapa para alcanzar los objetivos que se haya fijado.
Un evento está hecho por personas y para personas, por lo que sin ellas el éxito de su evento está en peligro. De ahí la importancia de implicar a su público antes y durante el acto. Antes del acto, puede enviar correos electrónicos de confirmación de inscripción o detalles de las sesiones del acto. En un acto virtual, se invita a los participantes a interactuar entre sí por chat o videollamada, y a hacer preguntas durante las conferencias online. En un evento presencial, puede aprovechar la tecnología sin contacto para fomentar la interacción entre las personas y aumentar su índice de participación durante todo el evento.
Además de supervisar el evento en tiempo real, es muy importante recibir informes personalizados y análisis estadísticos – una de las 10 funciones esenciales de una plataforma de gestión de eventos – que le ayuden a comprender lo sucedido durante el evento y a mejorar sus próximos actos.
HubSpot CRM
HubSpot es una plataforma CRM que le permite gestionar la relación de su empresa con los clientes actuales y potenciales. Es una plataforma para clientes con los recursos necesarios para conectar marketing, ventas, gestión de contenidos, atención al cliente, operaciones y comercio. Con HubSpot puede gestionar todas las etapas del proceso de ventas, desde la captación de visitantes, pasando por la generación de prospectos, hasta la venta y postventa.
El software CRM de ventas de HubSpot, denominado Sales Hub, es una herramienta para la gestión personalizada de la relación con el cliente, la prospección, el seguimiento de leads y el cierre de acuerdos. Todos los datos obtenidos durante la experiencia del cliente pueden ser utilizados por el equipo de marketing para mejorar la estrategia de captación de leads y atraer aún más clientes en futuras acciones. Este software permite almacenar y gestionar la información de prospectos y clientes, y enviar correos electrónicos personalizados y automatizados a clientes potenciales.
HubSpot permite controlar y automatizar todas las etapas de una acción de marketing, desde saber cuándo un lead abre un email o una página web hasta crear una oportunidad comercial y convertirse en cliente. También le permite optimizar y mejorar la experiencia post-venta, aumentando la satisfacción y fidelidad del cliente.
En definitiva, el uso de HubSpot está destinado principalmente a: acciones de marketing, con herramientas que ayudan a su empresa a atraer y convertir prospectos en clientes; y a cerrar ventas, con soluciones que le permiten gestionar y hacer seguimiento de leads, comunicarse con los clientes de forma personalizada y analizar al detalle el rendimiento de las ventas para mejorar futuras acciones.
Integración HubSpot beamian
¿Es posible la simbiosis perfecta entre una plataforma de gestión de eventos y una plataforma CRM? Sí, pero ¿cómo? Hay dos posibles formas de hacerlo.
Escenario 1: Contactos creados en HubSpot
1. Los contactos se crean en HubSpot. La empresa configura las campañas de captación de leads en HubSpot;
2. Cada participante inscrito en el evento se envía a beamian;
3. beamian genera los datos de acceso al evento y envía un correo electrónico al inscrito con el código QR y el acceso a la app del evento;
4. Durante el evento, el participante interactúa con la plataforma y toda la información de esta interacción se transportará de vuelta al HubSpot del cliente. Por ejemplo, si el asistente entró en las sesiones a las que se apuntó, cuánto tiempo permaneció allí, sí mostró preferencia por determinados productos, si interactuó con patrocinadores.
Escenario 2: Contactos creados en beamian
1. La venta de entradas para el evento tiene lugar en beamian;
2. Una vez que el participante se ha registrado y se han convertido sus datos, se crea su contacto en HubSpot. Comienza la cualificación de los participantes;
3. beamian genera los datos de acceso al evento y envía un email al participante con el código QR y el acceso a la app del evento;
4. Durante el evento, el participante interactuará con la plataforma y toda la información de esta interacción será transportada de vuelta al HubSpot del cliente. Por ejemplo, si el participante entró en las sesiones a las que se inscribió, cuánto tiempo permaneció allí, si mostró preferencia por determinados productos, si interactuó con los patrocinadores.
En cualquier caso, los contactos de los participantes tendrán que ser transportados de una plataforma a otra. Sin embargo, al tener todos los contactos creados en HubSpot, es muy fácil y sencillo lanzar campañas para captar inscripciones para el evento (escenario 1).
En la primera opción de integración presentada, el marketing de eventos se facilita transfiriendo los datos de contacto de HubSpot a beamian. Los nuevos participantes en su evento, registrados en la plataforma HubSpot, se crearán automáticamente como contactos en beamian.
En ambas opciones de integración, tanto si los contactos se crean en beamian como en HubSpot, beamian actúa como enlace entre las acciones de los participantes en el evento presencial y la información que estas acciones generarán, información que será fundamental para alimentar la cadena del customer journey en HubSpot, desde la captación de un prospecto hasta su conversión en cliente. Puede ver los contactos que existían antes de su evento en la plataforma HubSpot y ver si se convirtieron en clientes después del evento. También puede segmentar a los inscritos en el evento y personalizar el marketing del mismo.
Con la integración beamian de HubSpot, puede comprender y analizar los momentos críticos a lo largo del recorrido del asistente al evento. Con estos datos, puede personalizar las campañas de marketing y dirigir los esfuerzos de su equipo en función de las acciones y comportamientos segmentados de los asistentes al evento.
Además de esta integración con HubSpot, beamian dispone de diferentes soluciones de integración con otras plataformas, como Salesforce, Grip y B2Match. Próximamente publicaremos más artículos explicando estas opciones.
