Los eventos cambian continuamente debido a las mejoras tecnológicas que dan a los organizadores de eventos más capacidades para interactuar con los visitantes, por lo que es importante conocer las funciones imprescindibles del software de gestión de eventos. Lo que no cambia son los objetivos principales de los eventos: aumentar las tasas de participación para incrementar aún más el ROI.
Crear un registro y un check-in del evento sin problemas es importante porque forman parte de los elementos centrales que componen un evento, ya que es el responsable de lograr uno de los objetivos principales: el número de registros que te propones. Por otro lado, el check-in es el primer proceso de interacción dentro del evento, que contribuye a la tasa de asistencia.
Hacer que este proceso sea lo más eficiente y amigable posible es absolutamente necesario. En este artículo te daremos ideas sobre la registro y check-in en eventos para deleitar a tus asistentes.
En cuanto al proceso de inscripción y registro del evento, te sugerimos las siguientes ideas:
1. Simplificar y personalizar los formularios de registro
El software de gestión de eventos adecuado te permitirá crear formularios personalizables. Reduce al máximo los campos a rellenar para no dar demasiado trabajo a tus visitantes, sin poner en riesgo la información que necesitas.
2. Invertir en el branding de tu evento
Branding del evento es importante para construir tu identidad. Puedes introducir activos visuales atractivos para sorprender a tus asistentes mientras pasan por el proceso de inscripción. No sólo tendrás la oportunidad de establecer tu marca en sus mentes, sino que también dará más credibilidad a tu evento y, por tanto, aumentará las inscripciones.
3. Elegir importar una base de datos
Si organizas un evento dentro de tu empresa, ya tienes toda la información sobre tus empleados, por ejemplo. Facilítales la vida e importa el archivo de tu base de datos para que puedas hacer inscripciones masivas sin que ellos tengan que hacer nada.
4. Permitir los pagos “todo en uno”
Para facilitar el proceso, cuando haya más de un registro, ofrece a tus visitantes la posibilidad de registrarse a sí mismos y a sus acompañantes con un único pago. Esta es una gran manera de aumentar tu tasa de inscripción.
5. Envía las credenciales de acceso a los visitantes con el registro previo
Al pasar a la fase de check-in, podemos facilitar la vida a los visitantes enviándoles sus credenciales a la comodidad de sus casas. Imagina que se requiere una tarjeta o pulsera inteligente para entrar en el evento. En lugar de perder tiempo dando la pulsera o imprimiendo la etiqueta in situ, el visitante puede simplemente llegar y entrar en el evento.
¿Ha llegado el día del evento? Aprovecha el Día D para superar las expectativas de los asistentes sobre el proceso de registro. Algunas sugerencias:
6. Invertir en un autoservicio de check-in o que sea sin contacto
Hoy en día, los asistentes se sienten muy cómodos con la tecnología y cuentan con la posibilidad de hacer un autoservicio mediante el check-in sin contacto en el evento, especialmente en las ferias o conferencias tecnológicas.
- Un simple código QR para acelerar el proceso de check-in;
- Tarjetas y pulseras inteligentes con diseños sorprendentes para que puedas impresionar a tus asistentes..
7. Adoptar la tecnología de ultrasonidos
Construye la reputación de ser un actor innovador en la industria de los eventos adoptando un proceso de check-in diferente. Un smartphone puede realizar todo tipo de tareas. La prueba de ello es su capacidad para transmitir información a través de la tecnología de ultrasonidos. Esto hace que compartir información a través de los dispositivos sea aún más fácil, ya que puede hacerse sin requerir ninguna acción.
8. Crear y señalizar los “check-in points”
Si quieres ofrecer un proceso de autoservicio, es importante crear direcciones y puntos que guíen al visitante a las zonas de check-in dentro de los eventos presenciales, a la vez que se potencia su imagen de marca.
Los asistentes son más exigentes que nunca en lo que respecta a las herramientas para hacer su experiencia más accesible. También están más formados, lo que se traduce en una mayor autosuficiencia, por lo que esperan productos de autoservicio.
Para recibir una respuesta positiva y hacer que piensen en participar en tus futuros eventos, tienes que ser creativo y quitarle la mayor parte del trabajo a los visitantes con procesos automatizados que puedan realizar fácilmente.
Tanto si organiza una feria de empleo para atraer talento a sus expositores como si organiza una feria híbrida en la que puede hacer una exposición virtual de productos para impulsar las ventas, sólo hay una certeza: la necesidad de adaptarse a las tecnologías emergentes.
