Casi todos los eventos y ferias B2B tienen como objetivo compartir contactos (o así debería ser). Y del mismo modo que aprovechar la tecnología para captar contactos puede ayudar a los expositores a alimentar sus pipelines e impulsar una estrategia conectada y orientada al comprador, los profesionales de los eventos deben ser más diligentes con los datos del evento. Al fin y al cabo, los datos recogidos son también una fuente de información valiosa para que los organizadores hagan un seguimiento de su propio impacto. Vamos a desentrañar cómo garantizar el cumplimiento legal cuando se recogen los datos de los asistentes a un evento.
¿Por qué es importante la seguridad de los datos para tu evento?
Según Forbes, en los dos últimos años se ha producido un aumento significativo de los eventos virtuales e híbridos -aproximadamente un 1000%-, lo que es un fuerte indicador de que el riesgo de amenazas e incidentes de ciberseguridad también aumentará. Y como las herramientas de captura de leads se meten con datos personales sensibles, los eventos se relacionan automáticamente con la recopilación de datos, por lo que lo que ganan en rentabilidad, lo pueden perder fácilmente con una pequeña debilidad. Recuerda que una sola vulnerabilidad es todo lo que necesita un ciberataque.
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Además, con la integración de herramientas digitales cada vez más potentes en los eventos phygital, la seguridad de los datos del evento no es algo que deba pasarse por alto. Cualquier violación de datos puede poner en gran riesgo tu reputación, tus ingresos y tus eventos. Por ello, la ciberseguridad, junto con la experiencia y participación de los asistentes, debe ser tu máxima prioridad.
He aquí algunos consejos elementales que puedes poner en práctica para asegurarte de que tu proceso de recogida de datos cumple con el RGPD:
1. Revisa tus prácticas del RGPD
- Consigue un consentimiento activo – con beamian, los visitantes tienen la oportunidad de decidir deliberadamente cuándo y si quieren interactuar con los expositores para compartir digitalmente su información de contacto (los opt-ins automáticos ya son cosa del pasado);
- Haz que excluirse sea fácil – Dar el consentimiento en algún momento debería ser tan fácil como gestionar las preferencias o incluso retirarlo;
- Informa por adelantado – Si piensas compartir los datos de los asistentes con terceros, notifícalo con antelación y hazles saber quién tendrá acceso a sus datos.
¿Quieres más información con los requisitos y las sanciones por incumplimiento? Consigue gratis nuestra checklist del RGPD para eventos.
2. Activa la autenticación multifactorial
Es cierto que queremos facilitar el intercambio de datos, no añadirle pasos adicionales. Pero algunas herramientas deben centrarse en aumentar la seguridad, por ejemplo, una solución de venta de entradas con una pasarela de pago. Siempre que tenga sentido, añade otro método de autenticación para que los usuarios no dependan únicamente de sus nombres de usuario y contraseñas.
3. Elige una plataforma de eventos que garantice el cumplimiento de la seguridad
Una de las características imprescindibles del software de gestión de eventos es operar de acuerdo con la normativa de protección de datos global o local. No es casualidad que los procesadores de datos, como los proveedores de plataformas de eventos u otros proveedores de tecnología que registran los datos de los asistentes propiedad del organizador del evento, desempeñen un papel importante en el cumplimiento del RGPD.
4. Educación del personal
El RGPD consta de cientos de páginas, por lo que puede que necesites ayuda para introducirlo en la cultura de la empresa. Refuerza tu equipo con un experto legal que pueda encargarse de hacer cumplir las normas del RGPD, como un DPO (Oficial de Protección de Datos).
Utiliza la tecnología de eventos para la generación de contactos
La tecnología sin contacto no sólo es útil para eliminar las largas colas en el registro de entrada al evento, sino que también permite recopilar datos de tu evento de forma rápida y eficaz. De hecho, ¡en cuestión de segundos! Conoce nuestras soluciones sin contacto para eventos y todas sus aplicaciones prácticas. ¿Y por qué es compatible con el RGPD? Porque son los propios visitantes los que actúan.
Por eso, los organizadores de eventos tienen un papel fundamental a la hora de asegurarse de que sus eventos son rentables para los expositores. Esto significa comprender el propósito del evento, establecer puntos de contacto de datos eficaces y, por supuesto, recopilar contactos que cumplan con el RGPD a partir de las interacciones del evento.
¿Todavía no estás completamente informado sobre el impacto del RGPD en tus eventos? Entra en nuestra página de contenidos para la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos y averigua si tus eventos están preparados para el RGPD.
