Si ya es un reto mantener al público involucrado en eventos presenciales, es normal tener una mayor preocupación cuando transferimos esa experiencia a un escenario virtual. A pesar de las numerosas posibilidades de distracción que existen en línea y que van a desviar la atención de los participantes, hay algunas recomendaciones que pueden ayudar a mejorar la experiencia y participación de los asistentes en eventos. Echemos un vistazo a los 8 mejores consejos para organizar un evento virtual con altos niveles de participación.
Los eventos virtuales crecieron exponencialmente en 2020 debido a la pandemia causada por la COVID-19, la cual tuvo un impacto mundial. Muchos líderes de la industria y organizadores de eventos no tuvieron más remedio que adaptar eventos a gran escala a escenarios virtuales e híbridos, ya que las restricciones de aforo en contextos sociales y las medidas de confinamiento se han vuelto obligatorias.
¿Cómo puedes competir con la distracción programada de Internet, tales como buzones de correo abarrotados, feeds interminables en las redes sociales y ventanas emergentes que nos animan a comprar en línea cada segundo, todo ello a un clic de distancia?
Antes de responder a esta pregunta sin más rodeos, hay un hecho relevante que debe tenerse en cuenta, ya que ayuda al lector a sentirse más seguro sobre el tema:
Los estudios demuestran que el 47 % de los participantes tienen más probabilidades de hacer una pregunta en un evento virtual y que el 37 % tienen más probabilidades de intervenir en un evento virtual que en uno presencial.
Ahora que sabes que fomentar la interacción de los asistentes a un evento en línea puede ser bastante sencillo, vamos a enumerar algunas oportunidades para hacerlo:
1. Ofrecer contenido atractivo
Reinventar tus eventos en escenarios virtuales significa desarrollar contenido altamente relevante, capaz de atraer la atención de tus participantes sobre lo que realmente importa, dando menos oportunidades a otras posibles distracciones online.
2. Invertir en calidad de producción
Nunca pensaste en descuidar el aspecto del espacio de celebración de tu evento, ¿verdad? ¿Por qué lo harías en un evento online? Es importante elevar la calidad de producción de cualquier tipo de evento. En ausencia de estands físicos, debe garantizarse una experiencia completa de marca a través de estands virtuales. Y en ausencia de relaciones en persona, debe mejorarse la interacción digital o networking a través de salas de reuniones virtuales. Y, por supuesto, elige una plataforma para eventos virtuales que pueda ofrecerte una calidad de vídeo superior a la media y herramientas de comunicación interactivas.
3. Promover interacciones en tiempo real
Ofrece a tus participantes la oportunidad de hacer preguntas y dales las respuestas correspondientes durante el evento. Si tu evento virtual ofrece contenido relevante, los participantes tendrán más probabilidades de interactuar con el panel de expositores. Continúa haciendo sesiones de preguntas y respuestas en tiempo real, como lo harías en un evento en persona.
Con la aplicación de expositores y visitantes de beamian, es posible gestionar en tiempo real las interacciones que se producen durante tu evento, tales como las sesiones de votación. El uso de una aplicación móvil para eventos es esencial para aumentar los niveles de interacción y recopilar datos relevantes sobre la tasa de participación en las diferentes sesiones del evento. ¿Estás aprovechando las mejores herramientas de captación de prospectos para eventos presenciales, híbridos y virtuales?
Otra idea con potencial puede ser obtener feedback sobre la satisfacción de los participantes en relación a tus expositores a través de cuestionarios NPS. Además de ser una herramienta altamente interactiva, también te ofrecerá la posibilidad de recopilar datos relevantes sobre tu evento.
4. Disponibilizar una especie de base de conocimiento en tu evento virtual
Al igual que probablemente todavía sigues teniendo alguna duda sobre la organización de eventos en línea, tus participantes también pueden tener sus propias preguntas e inquietudes sobre cómo sacar el máximo provecho de una experiencia de evento virtual. Por lo tanto, no será una mala idea tener una página específica capaz de centralizar los temas más relevantes (FAQs) y guiar la experiencia que tu audiencia pueda obtener.
Nuestro consejo: Ve un paso más allá y no te ciñas a la versión estándar de una guía escrita. En su lugar, sorprende a tus participantes con un vídeo.
5. Usar y abusar de las herramientas de networking digital
Medir el ROI de un evento virtual es un requisito esencial, ya que los datos personales recopilados durante el proceso de registro online contribuyen eficazmente al éxito de tu evento. Asimismo, es esencial proporcionar herramientas de chat y vídeo, dando a los participantes la oportunidad de establecer interacciones con otros colegas y expositores de una manera práctica. La mejor parte es que estas mismas interacciones tienen un segundo propósito: convertirse en insights, lo que permite medir el éxito de tu evento virtual.
6. No restringir las sesiones a un horario específico
Sentarse frente a una pantalla durante todo un día puede ser aburrido, ¿verdad? Y dado que es mucho más sencillo y accesible para un público asistir a sesiones específicas según la disponibilidad individual de cada uno, en lugar de tener un horario programado, las sesiones grabadas pueden ser una opción viable. Además, debido a la globalización, resulta imposible difundir un seminario web u otro evento en tiempo real en la misma zona horaria, y a diferentes zonas geográficas. Por lo tanto, si tu estrategia está dirigida a tener un impacto en un público más amplio, sigue este consejo.
7. Realizar sesiones más cortas
Mantener la atención de los participantes en eventos virtuales tiene como base una estrategia completamente diferente de la utilizada en eventos presenciales. La falta de sensaciones, generalmente vinculadas al carácter envolvente del espacio mediante elementos como música, actuaciones o discursos inspiradores en cada rincón, tiende a hacer que los eventos online sean menos emocionantes. Después de todo, en el otro lado hay solo una silla, una pantalla y una persona. Por lo tanto, los eventos virtuales deben planificarse de una manera más corta, dinámica y asertiva.
8. Apostar por una estrategia de gamificación
Aumenta la tasa de participación en tu evento virtual a través de juegos para influir en el comportamiento de tus participantes y alcanzar los objetivos de tu evento. Consigue que interactúen con expositores, que hagan intercambio con otros colegas o fomenta votaciones a cambio de recompensas. Después de todo, a todos nos gusta ganar.
Tener la capacidad de mantener a un público interesado y atento en los eventos virtuales significa pensar desde otra perspectiva y, sobre todo, no pensar en ello como una versión simplificada de los llamados eventos tradicionales. En resumen, los diferentes escenarios de eventos requieren estrategias de participación completamente diferentes, lo que exige que los organizadores del evento se pongan en el lugar de los participantes.
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