Hay una forma de hacer negocios mejor que antes, de ahí que muchas corporaciones globales estén luchando por adaptarse a la nueva realidad de los eventos digitales. Y aunque muchos profesionales de eventos se han aferrado a la esperanza de que los eventos presenciales serían posibles más pronto que tarde, han vuelto con nuevos patrones de participación, accesibilidad y facilitación de procesos.
El futuro de los eventos es phygital, asíncrono e inmersivo, lo que obliga a evolucionar las estrategias de marketing de eventos nacidas en la era analógica. Pero aunque ha llegado el momento de mezclar la experiencia de la conexión cara a cara con la comodidad digital, impulsar esta transición y crear una estrategia de eventos que satisfaga las demandas actuales no tiene por qué ser abrumador. Por eso hemos creado esta breve lista de funciones imprescindibles del software de gestión de eventos para organizar eventos inolvidables y sin estrés:
1. Simplifica y digitaliza el registro del evento, el proceso de check-in y el control de aforo
No es difícil de entender: la velocidad de la gestión de eventos es directamente proporcional al número de asistentes con los que tienes que lidiar. Afortunadamente, las anticuadas hojas de cálculo y los formularios de inscripción en papel se han convertido en un sistema automatizado que permite manejar sofisticados procesos de eventos de forma digital. El uso de una plataforma eficaz de gestión de eventos con funciones de registro de entrada y gestión de la lista de invitados es el salvavidas de los eventos a gran escala que necesitan tener un control en tiempo real de las entradas y salidas a sesiones específicas, salas de conferencias o zonas VIP. Lee más sobre acreditación electrónica en eventos y control de aforo.
2. Elige una plataforma de transmissión en vivo fiable y multifuncional
Los eventos híbridos necesitan un poco de apoyo para alcanzar todo su potencial. Al fin y al cabo, los profesionales de los eventos quieren ofrecer experiencias de eventos inolvidables para todos los invitados, independientemente del canal que hayan elegido para asistir al evento. Aunque la tecnología permite la transmisión de eventos en vivo y las conferencias web, se necesita ayuda técnica para apoyar los entresijos de la producción de tu evento – no es de extrañar que la calidad del live streaming importe a los organizadores. Descubre más sobre nuestros servicios de producción para eventos digitales.
3. Elige una plataforma de gestión de eventos que se adapte a tus necesidades
Las prioridades de una plataforma de organización de eventos deben incluir la capacidad de personalizar una experiencia totalmente omnicanal, la sencillez de la configuración del evento tanto para entornos virtuales como presenciales, la facilidad de uso y la elaboración de informes de datos para el seguimiento del negocio y las ediciones futuras. Sin embargo, el éxito no sólo está hecho de tecnología de alto nivel y seguramente necesitarás ayuda de expertos antes, durante y después del evento. Elegir una plataforma de eventos con el nivel adecuado de éxito del cliente también hará que tu experiencia de integración de las herramientas digitales en tus eventos sea más fluida.
4. Obtén herramientas para crear y medir el envolvimiento de los asistentes, capturando también datos del evento
El público es cada vez más digital. Así que cada vez más, la expectativa de experiencias altamente interactivas está impulsando el compromiso del público durante los eventos. Elegir una plataforma que facilite el diseño de la UX y la interacción puede parecer obvio, pero no lo son tanto los atributos que hacen que las interacciones en los eventos sean medibles para los expositores y organizadores. ¿Te imaginas captar clientes potenciales en los eventos con una herramienta única de captación de clientes potenciales que aumente el intercambio de contactos en 40 veces?
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5. Utiliza herramientas de captación de prospectos avanzadas y fáciles de usar
Es esencial potenciar el networking de los expositores con herramientas innovadoras que capten los datos de contacto y generen el máximo ROI de la presencia en tu evento. Nuestro equipamiento con tecnología ID identifica digitalmente cada stand y cada asistente al evento, lo que permite a los expositores recoger sólo leads cualificadas y facilitar el seguimiento inmediato mediante flujos de datos en tiempo real. Hablando de ello, conoce cómo la tecnología para eventos hace la credencial perfecta.
6. Ofrece soluciones sin contacto para tu evento
Las plataformas de eventos con un fuerte componente de datos ofrecen a los expositores la posibilidad de seguir su impacto en tiempo real, con informes personalizados que muestran sus indicadores de rendimiento, como los contactos compartidos, las interacciones con los productos o las marcaciones como favoritos. Y los smart badges son los precursoras de este entorno basado en datos (junto con los identificadores electrónicos de los expositores), ya que recogen toda la información de los visitantes desde el proceso de registro y luego actúan como una solución sin contacto que permite a los usuarios compartir contactos de forma digital. Después de que el hardware haga su trabajo, le toca al software tomar el relevo y crear los datos granulares que se mostrarán. ¿Te preguntas por qué el contactless impulsará el éxito de tu evento?
Estar equipado con soluciones sin contacto para eventos te preparará para el protagonismo de los nativos digitales y te permitirá disfrutar del poder de los datos y de la personalización en la creación de experiencias de eventos inolvidables e inmersivas.
