¿Qué es el RGPD?
En abril de 2016, el Parlamento Europeo y el Consejo Europeo aprobaron una nueva legislación que regula, de manera más amplia y extendida a todos los países de la Unión Europea, la forma en que los datos personales de los ciudadanos europeos pueden recogerse, almacenarse, transferirse y protegerse. La reglamentación (RGPD – Reglamento General de Protección de Datos) tiene como objetivo dar mayor control a los ciudadanos sobre la forma en que se utiliza su información personal.
¿Qué son los datos personales?
“PII – Personally Identifiable Information – Cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable”.
Se considera “identificable” una persona física que pueda identificarse, directa o indirectamente, por referencia a un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización o identificadores por vía electrónica, o a uno o más elementos específicos de su identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social.
Los datos pueden constar en cualquier soporte, sea físico, virtual, gráfico, tecnológico o sonoro. Esto engloba etiquetas, archivos, chips/tarjetas RFID, información en la nube, información en sistemas CRM, imágenes de video, bases de datos, folletos o cualquier material impreso/escrito.
Tratamiento de datos personales
El tratamiento de datos personales engloba cualquier acción sobre los mismos y sólo puede ser efectuado cuando hay un motivo legítimo para hacerlo.
A pesar de que se habla mucho al respecto, el consentimiento no es la única base para el procesamiento de datos y, a veces, ni siquiera se puede requerir. Cualquiera sea la base para el procesamiento de datos, debe seguir sus propias reglas y estar siempre documentado.
En general, los datos se pueden procesar cuando:
- El interesado ha dado su consentimiento para el procesamiento de sus datos personales para uno o más propósitos específicos;
- El procesamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte;
- El procesamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeto el controlador;
- El procesamiento es necesario para los intereses legítimos perseguidos por el controlador o por terceros;
Con respecto al consentimiento, esto debe ser:
- “Libre” – partiendo de una acción proactiva del usuario, sin limitarlo en el acceso a servicios y con la posibilidad de ser retirado con la misma facilidad que se ha dado;
- “Informado” – en lenguaje simple y directo;
- “Específico” – por cada finalidad de tratamiento tendrá que ser dado consentimiento (por ejemplo: registrarse para entrar en un evento es diferente de registrarse para recibir informaciones de marketing);
- “Expreso” – no se permiten opciones premarcadas y la omisión no puede servir de “consentimiento”;
- “Demostrable” – el responsable del tratamiento de datos debe poder demostrar que el consentimiento ha sido dado o retirado;
Responsable del tratamiento vs. encargado del tratamiento (data controller vs. data processor)
Es fundamental que las organizaciones involucradas en el procesamiento de datos personales perciban su papel y que determinen si actúan como responsable del tratamiento (data controller) o encargado del tratamiento (data processor). Esta información es relevante para atribuir responsabilidades.
La entidad responsable del tratamiento de datos determina el objetivo de utilización de los datos y la forma en que ellos se procesarán.
El encargado del tratamiento procesa los datos por cuenta del responsable del tratamiento, de acuerdo con los medios y propósitos que han sido definidos. El encargado del tratamiento sólo puede hacerlo mediante un contrato escrito y con el conocimiento del interesado.
Amplitud
Esta regulación se aplica a cualquier procesamiento de datos llevado a cabo en la Unión Europea, y es aplicable a cualquier organización que brinde servicios en la Unión Europea o evento realizado aquí, independientemente de la nacionalidad de la persona que posee los datos o el origen de la empresa.
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