Una vez gestionados los registros en tu evento de forma rápida y eficiente, es hora de garantizar el mismo éxito en el proceso de check-in. Además, esta fase también implicará controlar el número de personas de acuerdo con el límite de aforo de tu evento. En este artículo, te mostraremos cómo gestionar estos procesos a un tiempo, de forma integrada e innovadora.
Como ya hemos comentado en el blog, ofrecer una experiencia memorable a los participantes depende mucho de lo ágiles e intuitivos que sean los procesos de registro y check-in, ya que son los que conforman la primera impresión sobre tu evento. Por lo tanto, es esencial que los esfuerzos se centren en mejorar de algún modo la experiencia y la tasa de participación en tu evento, desde un primer momento.
En el caso de entornos presenciales o híbridos, ten en cuenta que el evento dará comienzo en el mismo momento en el que los participantes se acerquen a la entrada. Por ello, la experiencia de check-in debe resultar ágil y ser reflejo de la marca de tu evento, no solo un mero proceso logístico. Dado que la primera impresión afectará al resto del evento, debes esforzarte para que sea lo más positiva posible.
Estos son algunos consejos para simplificar los procesos de check-in y control de aforo en tu evento, y sacar el máximo provecho de los sistemas de check-in para eventos:
1. Utilizar una plataforma de gestión de eventos con un sistema de check-in integrado
Una forma eficaz de digitalizar la experiencia de check-in de tus asistentes es tener el software de gestión de eventos (EMS) integrado con el sistema de check-in del evento. De esta manera, serás capaz de garantizar un proceso más rápido y sencillo a los participantes que vayan llegando. Este consejo puede ser relativamente más fácil de poner en práctica si eliges una plataforma de gestión de eventos que ya integre funciones de check-in.
2. Organizar un evento sin papel y sin contacto
Con todos los avances en la tecnología para eventos, y sabiendo de antemano que los eventos sostenibles son sin contacto y sin papel, es posible que ofrecer un check-in con lápiz y papel no sea una buena primera impresión. Además de ser poco eficiente, anticuado y no sostenible, no contribuye a la seguridad de tu evento. ¿Planeas organizar eventos presenciales o híbridos en 2021? Aprende a organizar eventos presenciales en un entorno seguro.
Convierte tu evento en una experiencia sin papel y sin contacto, y ofrece a los asistentes la posibilidad de registrarse a través de sus propios dispositivos móviles, por ejemplo, mediante una aplicación de eventos. De hecho, el futuro de los eventos será híbrido y basado en datos, y cada vez más seremos testigos de la digitalización de procesos.
3. Enviar un correo electrónico explicativo sobre «cómo realizar el check-in»
Anticipar una comunicación clara sobre el proceso de check-in es esencial para garantizar una experiencia fluida y eficaz. Así pues, ¿por qué no enviar un correo electrónico en el que expliques cómo llevar a cabo el check-in unos días antes de que comience el evento?
Si describes el proceso paso a paso de antemano, los participantes serán más rápidos y sabrán lo que deben hacer para entrar en tu evento. Después de todo, más información es sinónimo de menos imprevisibilidad.
4. Utilizar una plataforma de gestión de eventos que te permita controlar el aforo de tu evento en tiempo real
¿Tu plataforma de gestión de eventos incluye una herramienta de control de aforo en tiempo real? Sigue las restricciones de distanciamiento social del gobierno en relación a la COVID-19 y mantén seguros a tus participantes y al personal, mientras controlas los límites máximos de aforo en tiempo real para diversas áreas.
Si en este momento no estás organizando ningún evento, pero quieres contar de manera efectiva y digital cuántas personas entran y salen de determinados espacios, echa un vistazo a nuestra herramienta de control de aforo.
5. Aprovechar las ventajas que ofrecen los sistemas de check-in en sesiones específicas
Suponiendo que tu plataforma de gestión de eventos ofrezca a los participantes la posibilidad de realizar el check-in de forma autónoma, la aplicación de tu evento debería proporcionarte simultáneamente datos en tiempo real sobre cuántas personas asistieron al mismo en comparación con el número de personas registradas. Y lo mismo debería aplicarse a sesiones específicas de tu evento.
El acceso a estos datos es extremadamente útil para planificar eventos futuros, sobre todo cuando se trata de definir contenidos/ponentes para el evento o de asociarse con los expositores de mayor relevancia para tu audiencia.
6. Implementar un flujo lógico de check-in en eventos presenciales e híbridos
La digitalización de los procesos de check-in a través de la tecnología para eventos es crucial para reducir las colas de espera y, en consecuencia, las situaciones de aglomeración. Pero hay otros consejos que pueden contribuir directamente a un proceso de check-in más intuitivo.
Por ejemplo, el lugar en el que se llevará a cabo debe estar organizado para que los participantes sepan exactamente a dónde dirigirse. Intenta usar señalización para este propósito, o pide a tu equipo que ayude a guiar a los participantes en la progresión lógica del flujo de check-in de tu evento.
