Uno de los objetivos que debes tener en cuenta es la mejora continua de la experiencia de los asistentes a tus eventos. Y, ¿qué sería algo que podría causar muchos contratiempos a la experiencia del evento? La respuesta es el proceso de check-in, que la mayoría de las veces puede afectar negativamente a la experiencia por los largos tiempos de espera, a menudo generados por métodos de check-in anticuados.
Teniendo esto en cuenta, y suponiendo que estés orientado a la mejora continua, elegir la tecnología adecuada para tu evento es esencial para que la registro y check-in en el evento sean sencillos y eficientes, de modo que puedas seguir prosperando en tu sector.
Por eso, en este artículo te explicaremos por qué deberías acelerar el proceso de facturación mediante la contactless. Las múltiples soluciones disponibles, incluidas las aplicaciones móviles para eventos, las plataformas de gestión de eventos, los códigos QR y la impresión de credenciales inteligentes, y los casos de uso para diferentes formatos y tamaños de eventos.
Esperamos que, al final, te convenzas de adoptar la innovación tecnológica para mejorar la experiencia de tus asistentes y, por supuesto, también para llevar tus eventos al siguiente nivel.
Por Qué Es Importante Lo Check-in Rápido Y Sin Contacto
Si quieres mejorar la experiencia de los asistentes a tu evento, tienes que situar el check-in en el primer lugar de tus prioridades. Un método de facturación rápido y sin contacto es importante porque tiene la capacidad de reducir las largas colas que pueden resultar frustrantes para los asistentes. Como resultado, los asistentes llegan al evento, verifican su inscripción en la entrada y pueden empezar a disfrutar rápidamente de la verdadera experiencia dentro del evento.
Además, las soluciones contactless también reducen la necesidad de contacto físico con otros objetos. Como podemos imaginar, hay eventos con una gran cantidad de participantes y esto evita la transmisión de gérmenes o virus, algo que se ha convertido en una preocupación creciente en la población general tras la pandemia de COVID-19.
En general, es importante mantenerse al día de los avances tecnológicos que se extienden a todas las industrias. El sector de los eventos no es diferente, y los propios asistentes esperan que los organizadores aporten algo innovador para mejorar su experiencia. Al hacer esto, aumentarás el tasa de satisfacción de tus asistentes y puedes estar seguro de que no se lo pensarán dos veces a la hora de apuntarse a un evento futuro.
Eventos Virtuales, Híbridos o Presenciales: Qué Solución es Mejor Para Cada Caso
Veamos ahora qué soluciones puedes utilizar para mejorar el proceso de registro de tu evento. Hay soluciones más adecuadas para un formato de evento que para otro, pero eso no significa que no puedas utilizarlas para todos los formatos. Aquí tienes algunas de las opciones más habituales:
Tecnología De Check-in Para Eventos En Persona
Aplicaciones Móviles Para Eventos
Los organizadores pueden utilizar app para eventos especialmente desarrolladas para realizar el registro de entrada, importando la base de datos de visitantes y enviando códigos QR que los asistentes tendrán que mostrar el día del evento.
Con sólo un smartphone, los organizadores de eventos pueden gestionar su lista de visitantes y escanear códigos QR para validar las entradas.
Códigos QR y Smart badges
Como hemos dicho en el punto anterior, los códigos QR pueden utilizarse sin contacto para realizar el check-in a través de un smartphone. También puedes optar por hacerlo con dispositivos dedicados al 100% a la gestión de eventos. Otra tecnología contactless que puedes utilizar en eventos presenciales son las tarjetas inteligentes (smart badges), ideales para eventos en los que se requiere la identificación de los participantes.
Auto check-in Quioscos
Otra forma de mejorar el proceso de facturación es implantar quioscos de autocheck-in para que los asistentes los utilicen de forma autónoma. De este modo, los asistentes pueden escanear sus entradas, smart badges o códigos QR para registrarse, reduciendo al mismo tiempo el coste del personal necesario para registrarse manualmente.
Tecnología De Check-in Para Eventos Virtuales e Híbridos
Las siguientes soluciones se agruparán juntas porque ambas tienen la parte digital de los eventos virtuales e híbridos. Las soluciones mencionadas anteriormente para eventos presenciales, pueden y deben utilizarse para la parte presencial de tu evento híbrido, como aplicaciones móviles para eventos, códigos QR e identificadores inteligentes y quioscos de auto check-in.
Plataforma de Gestión de Eventos
Mediante la inscripción en línea, los participantes pueden registrarse en línea a través del sitio web del evento o utilizando la plataforma de gestión de eventos en la que se celebre el evento.
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Check-in por E-mail
Otra forma sencilla de hacer check-in, es enviar un e-mail a los participantes para que confirmen su presencia por correo electrónico y reciban un enlace con el acceso al evento.
Tarjetas Digitales o Códigos QR
Una vez más, podemos ver que las smart badges y los códigos QR pueden utilizarse de múltiples maneras. Cuando el acto esté a punto de comenzar, los asistentes pueden escanear una tarjeta inteligente digital o un código QR que les da acceso al acto.
7 Ventajas Clave De La Check-in Electrónico En Eventos
Ahora que sabes por qué deberías plantearte utilizar soluciones sin contacto para tu evento y conoces los usos adecuados para cada uno de los formatos de evento, echemos un vistazo a las principales ventajas de utilizar un registro electrónico de eventos.
1. Será más eficiente
Um check-in electrónico pode ter um enorme impacto na velocidade do processo de registo, reduzindo longas filas e tempos de espera.
2. Es sin contacto
Los códigos QR, las credenciales inteligentes o las aplicaciones móviles son todos sin contacto y pueden reducir significativamente la necesidad de contacto físico en los actos presenciales, lo que puede ser importante, ya que la gente tiene una mayor preocupación por este tema después del covid-19.
3. Reduce los Costes
Lo check-in electrónico puede ahorrar mucho dinero a los organizadores de eventos, al reducir las entradas en papel, el personal necesario para el check-in manual y los costes de impresión.
4. Habilita La Recogida de Datos
Tienes el poder de recopilar datos valiosos sobre los asistentes, como información de contacto y datos demográficos, o lo que hayas establecido en tu formulario. Esto aporta un gran valor al hacer que tus eventos sean más atractivos e interactivos, al igual que ocurre con el intercambio de contactos entre candidatos y empresas en una feria de empleo.
5. Permite El Control de Acceso
Puede utilizarse para controlar el acceso a tu evento, garantizando que sólo puedan asistir los visitantes que tengan acceso a determinadas sesiones, como las zonas VIP.
6. Conveniencia
Lo check-in electrónico se puede hacer desde cualquier dispositivo electrónico. Suponiendo que dependamos en gran medida de los smartphones, no hay posibilidad de perder tu entrada porque el QR puede almacenarse de forma segura en el smartphone o en una aplicación móvil del evento.
7. Seguridad
Aumenta la seguridad reduciendo el riesgo de fraude en los billetes y verificando la identidad del participante.
¿Qué tecnologías pueden utilizarse para la check-in digital?
Antes hemos hablado de algunas soluciones que pueden utilizarse para el proceso de check-in, como códigos QR, tarjetas de identificación inteligentes, quioscos de auto check-in, aplicaciones móviles y otras que dependen de una plataforma de gestión de eventos. Veamos ahora las tecnologías más comunes en el aspecto técnico.
NFC (Near Field Communication) es una tecnología emergente que ya está presente en la mayoría de los smartphones. Si tienes curiosidad, aquí tienes 5 razones por que la tecnología NFC prosperará en futuros eventos. Con NFC, los asistentes pueden utilizar sus smartphones o smartwatches con tecnología NFC para registrarse en el evento tocando el dispositivo en un lector o escáner.
La RFID (identificación por radiofrecuencia) se utiliza sobre todo en los vestibles para eventos. Los participantes pueden utilizar tarjetas o pulseras inteligentes con RFID para registrarse en el evento.
¿Importa El Tamaño Del Evento Para El Check-in?
El tamaño del evento puede influir en lo del check-in y en la elección de la tecnología adecuada para que todo funcione sin problemas. He aquí algunas formas en que el tamaño del acto puede afectar al check-in:
Para grandes eventos, con un elevado número de asistentes, es crucial disponer de un registro de entrada rápido y eficaz, con capacidad para gestionar los momentos en los que hay una mayor afluencia de personas. Soluciones como los quioscos de auto check-in, el check-in por código QR o la RFID en tarjetas o pulseras inteligentes pueden utilizarse para gestionar un gran volumen de asistentes.
Para eventos pequeños, con un número reducido o limitado de asistentes, los métodos sencillos de registro, como la inscripción en línea, las aplicaciones móviles o los simples códigos QR, pueden encargarse del trabajo necesario con bastante facilidad.
Teniendo en cuenta el tamaño, los organizadores de eventos también deben saber lo que entra en juego y considerar factores como el coste, la facilidad de uso y la seguridad a la hora de tomar esta importante decisión. Y lo que es más importante, ¡deberían innovar y empezar a utilizar una tecnología de check-in para mejorar la experiencia de los asistentes a sus eventos!
