Organizar eventos mientras duren las restricciones de la COVID-19 puede ser una tarea demasiado exigente si no se dispone de las herramientas adecuadas para crear un evento virtual o híbrido memorable. Y como la combinación de componentes de eventos presenciales y virtuales satisface los requisitos inmediatos de autenticidad, presupuesto y seguridad, la necesidad de eventos híbridos probablemente seguirá aumentando. La prueba está en el hecho de que el 97% de los responsables de marketing de eventos creen que veremos más eventos híbridos en 2021, según el Evolution of Events Report.
El año pasado ya hablamos de cómo revolucionará la tecnología los eventos en 2021, pero a medida que pasa el tiempo y nos acercamos a la inmunidad colectiva es cada vez más relevante obtener el máximo beneficio de la tecnología de los eventos. De hecho, la tecnología es el motor de la mayoría de las actuaciones recientes en el sector de los eventos, especialmente cuando se trata del potencial de una plataforma de eventos virtuales.
Suponiendo que no saltemos de repente a las normas pre-Covid, el énfasis se pondrá en la realización de eventos de la forma más segura posible, lo que significa adherirse a estrictas medidas de distanciamiento e higiene social. Y con su rápida capacidad para hacer las cosas en estos tiempos de incertidumbre, la tecnología parece estar impulsando el sector de los eventos mediante la digitalización de sus procesos e interacciones en persona.
Entonces, ¿cómo puedes aprovechar las herramientas de innovación y ofrecer a los asistentes seguridad y tecnología útil?
- Crea tu próximo evento con audiencias distribuidas, permitiendo que los asistentes cualificados asistan en persona, al tiempo que das acceso virtual al resto del mundo (aprende a elegir la mejor transmisión en vivo para eventos);
- Da prioridad a procesos de registro y venta de entradas digitales que, al ser más rápidos y sencillos evitarán las aglomeraciones y mejorarán la experiencia y participación de los asistentes;
- Garantiza experiencias en persona seguras y sostenibles con interacciones sin contacto y sin papel;
- Promove el distanciamiento social y la seguridad de las multitudes mediante la supervisión en tiempo real de los números por sesión y la recepción de alertas automáticas de capacidad (echa un vistazo a esta guía práctica de check-in y control de aforo en eventos);
- Monitoriza la participación que proviene de diferentes contextos dentro de una única plataforma de gestión de eventos;
Para dar confianza a los asistentes y a los expositores, los organizadores de eventos tendrán que pensar de forma innovadora. Lejos de limitarse a ofrecer una versión reducida de un evento anterior a Covid, tendrán que buscar el uso de una plataforma de eventos flexible que permita el dinamismo basado en una mezcla de elementos virtuales y físicos. Y, por supuesto, que garantice una migración suave de lo virtual a lo híbrido (y viceversa), sin que se pierdan nunca los beneficios o los datos inherentes. Porque lo cierto es que nadie puede decir con exactitud cuándo volveremos a la normalidad de la vida pública y qué ocurrirá por el camino.
Se espera que los eventos híbridos sean el método de trabajo en el nuevo entorno de Covid-19, permitiendo conservar el aspecto que satisface la necesidad de conectar y establecer redes en persona, como si se tratara del poder de la conexión humana. Esta es la principal razón por la que los eventos híbridos son los protagonistas de la nueva normalidad.
Elementos esenciales de los eventos híbridos
Habrá muchos puntos a tener en cuenta en los eventos híbridos. La tecnología de eventos desempeñará un papel muy importante en la planificación y realización. Dependiendo del tipo de evento, las herramientas irán desde la monetización y el registro digital, hasta las soluciones de eventos virtuales para la audiencia remota y la tecnología de eventos para ayudar en la producción y transmisión en vivo.
Si estás interesado en saber más sobre esta importante tendencia de los eventos, consulta nuestros consejos para realizar eventos híbridos exitosos en 2021.
