¿Tu evento ha sido un éxito? Esa es la pregunta que te haces después de que haya terminado. Todo ha ido según lo que parecía ser un evento exitoso. Sin embargo, las cosas no siempre son lo que parecen. Tanto si mides el éxito en eventos virtuales como en los presenciales, ¿cómo sabes si fue un éxito? Definiendo objetivos y KPIs para medir cada una de las etapas de tu evento.
Un paso crucial para la mejora continua es establecer objetivos basados en indicadores clave de rendimiento. Esto incluye tener en cuenta las etapas antes, durante y después del evento.
Para identificar tus defectos o mejorar lo que se te da bien, debe haber una evaluación constante. Mirar hacia atrás y darse cuenta de lo que podría cambiarse es el camino para organizar eventos exitosos.
En este artículo, vas a aprender qué son los KPI y la importancia de crear objetivos de eventos y resultados principales. También entenderás cuáles son los 7 KPI cruciales para medir el éxito de tus eventos y la importancia de elegir la software para la gestión de eventos adecuada para ello. Por último, la relevancia de la recogida de datos para que puedas medir tu ROI.
¿Qué son los KPIs?
Los KPI no son más que indicadores clave de rendimiento. Se refieren a un conjunto de medidas cuantificables utilizadas para evaluar el rendimiento general de la planificación de eventos.
Al llevar a cabo una evaluación de tus eventos basada en los indicadores clave de rendimiento, puedes comprender lo que salió bien o mal, y lo más importante, por supuesto, si el evento tuvo un retorno de la inversión (ROI) positivo.
Crear los objetivos de tu evento y los resultados principales
A la hora de definir los objetivos y resultados principales del evento, tienes que tener en cuenta principalmente el tipo de evento que estás creando. Por ejemplo, si se trata de una feria de empleo, está claro que no vas a tener en cuenta las ventas, porque no existen. Sino el número de solicitudes de empleo de los visitantes. Sin embargo, si estás hablando de una feria comercial, tal vez tenga sentido evaluar el número de clientes potenciales cualificados para las ventas que se hayan recogido durante el evento.
Como ves, puedes definir diferentes objetivos en función del tipo de evento que quieras organizar. Para ayudarte, aquí tienes algunas preguntas que puedes hacerte para definir tus objetivos principales:
- ¿Por qué estoy organizando este evento?
- ¿Qué se van a llevar los asistentes de este evento?
- ¿Qué definirá el éxito de mi evento y cómo puedo medirlo?
Teniendo en cuenta lo que se ha dicho anteriormente, ahora verás una lista de 7 KPI cruciales a la hora de planificar un evento, al tiempo que se describe la importancia de cada uno de ellos.
7 KPI de eventos que necesitas seguir
Puedes dividir estos 7 KPI que debes controlar en 3 fases: antes del evento, durante el evento y después del evento.
Comencemos con algunos KPIs importantes antes de que el evento haya comenzado.
1. KPIs del evento: Registro o venta de entradas
Uno de los indicadores cuantitativos más importantes, aunque obvio, si quieres medir el éxito de un evento antes incluso de que haya empezado, es el número de registros si el evento es gratuito o la venta de entradas si es de pago. De ahí la importancia de crear una estrategia de registro en eventos.
Preguntas cuantitativas que deberías plantearte al evaluar este KPI:
- ¿Estoy alcanzando las registros previstos para este evento?
- ¿Estoy alcanzando el valor de las ventas esperado a través de la venta de entradas?
Después de evaluar los KPIs cuantitativos, y si ves que no has alcanzado las cifras deseadas, deberías plantearte las siguientes preguntas:
- ¿Quién tiene previsto participar exactamente en el acto?
- ¿Son los participantes quienes esperabas?
Si puedes acceder a esta información en tiempo real, incluso antes de que el evento haya comenzado, y no estás alcanzando los resultados que querías, tal vez haya algo que debas considerar en la comunicación o el contenido de tu evento.
La siguiente fase es el día del evento.
2. KPIs del evento: Tasa de asistencia
El siguiente KPI más importante es la tasa de participación, que compara el número total de registros con el número total de inscripciones.
Si estás organizando un evento gratuito y observas una gran discrepancia entre las inscripciones y los registros de tu evento, esto podría ser algo que debes tener en cuenta.
Tal vez no te estés comunicando de forma eficiente en los momentos previos al evento y eso puede hacer que los posibles participantes se olviden de que se han inscrito en él. Esta es una de las razones por las que necesitas saber cómo crear un registro y check-in sin problemas en los eventos.
Dos ideas de comunicación que puedes aplicar en los momentos que preceden al evento:
- Correo electrónico de recordatorio;
- Desvela el programa del evento gradualmente y utilízalo como contenido.
3. KPIs del evento: Tasa de participación en la sesión
Otro KPI muy importante es el índice de participación en las sesiones. ¿Y por qué? Porque puedes saber desde el principio qué sesiones les resultan más atractivas a los participantes.
Puede que haya sesiones con un índice de participación enorme en comparación con todas las demás. Deberías analizar estos datos a la hora de decidir las sesiones para futuros eventos. Lo ideal sería tener una tasa de participación uniforme.
Con los datos en tiempo real, puedes enviar mensajes a los participantes para que asistan a las sesiones que tienen una tasa de participación más baja.
4. KPIs del evento: Tasa de participación
Con la plataforma de gestión de eventos ideal, puedes contar con herramientas digitales para atraer los visitantes.
Una de las herramientas más potentes para este fin es la realización de encuestas en directo. A través de las encuestas, puedes obtener comentarios sobre el contenido de los ponentes y cualquier información adicional, lo que puede dar lugar a más ideas para futuros eventos.
Al medir la tasa de participación de las herramientas de tu evento, puedes entender qué sesiones tuvieron más éxito. Si una determinada sesión tuvo una tasa de participación más alta que otra, entonces, probablemente el participante encontró esa sesión más atractiva. Utiliza esta información para crear sesiones más interesantes.
Por fin, la fase posterior al evento
5. KPIs del evento: Ventas/Leads generadas
Este KPI puede verse de dos maneras, dependiendo del evento del que se trate. Puedes hablar de clientes potenciales cualificados o incluso de ventas si el evento es una feria comercial. Por otro lado, si se trata de una feria de empleo, del número de asistentes a la solicitud de empleo solicitada.
Al evaluar este KPI, debes preguntarte cómo y por qué. Pueden entrar en juego diferentes variables:
- ¿La localización estaba más relacionada con tu público objetivo?
- ¿Los expositores con más contactos cualificados son más atractivos en general?
- ¿Sus expositores se comprometieron más o menos con sus visitantes?
- ¿Crearon tus expositores una activación de marca con recompensas?
6. KPIs del evento: Retorno de la inversión (ROI)
Esto es obvio, pero necesario. Toda empresa necesita tener un retorno de la inversión, de lo contrario, no sobrevivirá. Suele consistir en la diferencia entre los ingresos y los costes totales.
La pregunta es: ¿ha merecido la pena? La respuesta a esta pregunta dependerá de la naturaleza del evento. No todos los eventos tienen una finalidad monetaria. Tendrás más detalles sobre este asunto más adelante en el artículo.
7. KPIs del evento: Satisfacción de los asistentes
Nunca se sabe hasta que se pregunta, ¿verdad? Las encuestas para eventos te permiten recoger lo feedback de los participantes una vez finalizado el evento, y no hay mejor manera de saber si estás ofreciendo lo que quieren sin preguntarles directamente.
Puedes pedirles una evaluación cualitativa en la que les des libertad para expresar sus opiniones abiertamente, o puedes cuantificar los comentarios mediante una evaluación basada en una escala, por ejemplo del 1 al 10 sobre las distintas fases del evento.
Por qué es importante elegir la plataforma de gestión de eventos adecuada
Teniendo en cuenta todo lo anterior, elegir el software de gestión de eventos adecuado es de suma importancia.
Hay múltiples herramientas que puedes utilizar, desde medios integrados, venta de entradas y pagos, marca blanca y transmisión en directo, entre otras. Todo esto ha facilitado la vida a los organizadores de eventos, eliminando la mayor parte del trabajo manual para que puedan centrarse en lo que importa.
La plataforma de gestión de eventos adecuada para medir tus KPIs te ofrecerá herramientas como tableros de control en directo para que puedas analizar lo que ocurre en el evento en tiempo real y hacer cambios rápidos si es necesario.
Además, también tendrá la capacidad de ofrecerte informes en los que se hayan procesado previamente los datos para que puedas extraer información que te ayude a comprender si has alcanzado los objetivos que te habías propuesto.
Relevancia de la recogida de datos para medir tu ROI
Medir el ROI es la mayoría de las veces bastante sencillo, ya que todo lo que tienes que hacer es calcular los ingresos menos los costes totales. Sin embargo, como se ha dicho antes, tus objetivos pueden no girar exclusivamente en torno al valor monetario. Por eso la recopilación de datos es extremadamente importante para la medición del ROI.
La recopilación de datos para hacer un seguimiento de los resultados de tu evento parece todo un reto, pero con la tecnología actual esa ya no es la realidad. Hoy en día, tenemos fácil acceso a los datos que nos ayudan a medir las cosas con precisión.
Cuando utilizas una plataforma de gestión de eventos fiable, puedes contar con herramientas que recogen y procesan una cantidad increíble de datos. A partir de aquí, puedes empezar a calcular tu ROI basándote en otras métricas, como:
- Registros
- Participación
- Contactos generados
- Actividad en las redes sociales (menciones, seguidores, reacciones, etc.)
- Tráfico del sitio web
Por ejemplo, si tu objetivo era dar a conocer más la marca, entonces debes fijarte en tu actividad en las redes sociales. Si hay más personas que mencionan tu marca o has notado un aumento de seguidores, entonces tu evento podría ser un éxito si han alcanzado el número de objetivos que te habías propuesto.
Veamos el ejemplo del tráfico del sitio web. Si consigues aumentar un 20% el tráfico de tu sitio web, tendrás muchas más posibilidades de convertir esos visitantes en clientes. De este modo, no consideras un ROI positivo inmediatamente después del evento, sino como algo que forma parte de un proceso más largo.
Como puedes ver, hay diferentes formas de medir tu ROI y por eso es tan importante la recogida de datos.
