Cuando piensas en la gestión de eventos, el mantenimiento inteligente no es lo primero que te viene a la mente. No te culpamos. Siempre hay un montón de cosas que hacer antes de un evento. Sin embargo, creemos que el mantenimiento inteligente merece estar en la lista de cosas por hacer.
¿Qué es el mantenimiento inteligente? Quizá hayas oído el nombre aquí y allá, pero el significado sigue siendo nebuloso, y no tienes ni idea de cómo se traduce en tu trabajo. En pocas palabras, el mantenimiento inteligente (“facility management” en inglés) se ocupa de las “herramientas y servicios que apoyan la funcionalidad, las instalaciones y la sostenibilidad de los edificios, terrenos e infraestructuras de la entidad”.
Si eso sigue siendo un poco vago, entremos en detalles. ¿Esas plantas en el vestíbulo? La solución es una plataforma de gestión del mantenimiento. ¿Limpieza diaria? ¿Ajustar el aire acondicionado para que todo el mundo esté cómodo? ¿Señales para indicar las salidas y las escaleras de incendios? Eso también es gestión del mantenimiento.
El mantenimiento inteligente abarca tanto los servicios técnicos, como el mantenimiento de las escaleras mecánicas o los ascensores (“hard facility management”), como los servicios destinados a proporcionar comodidad y seguridad, como el paisajismo, la limpieza o el rellenado de las máquinas expendedoras (“soft facility management”). Para un evento, la gestión del mantenimiento puede participar en todo lo siguiente:
- colocar el equipo de registro en todo el recinto
- cambiar los ajustes de los equipos que utilizan temporizadores para apagarse
- ajustar la ventilación y el aire acondicionado según la capacidad del evento
- coordinar el catering o las opciones de autoservicio para los asistentes
- organizar la seguridad extra del edificio y el personal adicional
- limpieza previa al evento, limpieza posterior al evento y higienización en todo momento
- colocar los cubos de basura y reciclaje, y vaciarlos cuando estén llenos
- asegurarse de que hay un técnico (o un equipo) de guardia para el evento
- asegurar que haya una señal Wi-Fi fuerte y una conexión a Internet rápida
- instalar herramientas y equipos interactivos para que la gente pueda conectarse, incluso al crear eventos híbridos impactantes
Sabemos lo que estás pensando: no eres directamente responsable de los locales que alquilas. Pero teniendo en cuenta lo esencial que son todas las cuestiones relacionadas con el mantenimiento inteligente para el éxito de tu evento, ¿no deberías tener algo que decir?
En primer lugar: planificar la disposición
Imagina, por ejemplo, que organizas un evento fuera de horario. ¿Estás seguro de que las luces no se apagarán como está programado? ¿No se apagará el aire acondicionado por la misma razón? ¿Habrá suficiente personal en el local para mantener limpios los baños? Si el evento es en el exterior, ¿estás seguro de que los invitados no serán rociados de repente? Estas “pequeñas cosas” que podrían no figurar en tu lista de tareas podrían arruinar la experiencia de un participante.
Por supuesto, se trata sólo de tecnicismos que probablemente podrás resolver unos días antes del evento. Sin embargo, hay que hacer arreglos. Además, el mantenimiento inteligente desempeña un papel en la planificación de la disposición. Imagina que organizas una feria de negocios. Quieres asegurarte de que todos los puestos tienen la misma iluminación, de que nadie se congelará justo debajo de un conducto de ventilación, o de que el recinto es fácilmente accesible para todos.
Antes del gran día, tienes que crear una distribución eficiente, rutas para los asistentes que no requieran caminar demasiado, zonas VIP con servicios especiales y control de acceso, puestos de comida y bebida, y un mapa del evento. El mantenimiento inteligente debe asesorar estas decisiones para asegurarse de que todo está planificado para lograr la máxima comodidad y seguridad dentro de las posibilidades del edificio o recinto.
Asegurarse de que los invitados estén cómodos: la gestión del mantenimiento durante el evento
Al igual que los profesionales de eventos, los responsables de mantenimiento no son sobrehumanos, por lo que a menudo recurren a soluciones como una Plataforma Inteligente de Mantenimiento (PIM) para realizar un seguimiento de las operaciones diarias hasta el último detalle. Así es como pueden controlar todo en tiempo real y ser un socio útil.
Pero no creas que se trata de una situación de “alta tensión” en la que sólo los gestores de mantenimiento pueden acercarse al software. Los organizadores de eventos también pueden unirse a la diversión. Por ejemplo, las listas de control. Si creas listas de comprobación para el personal, tu equipo no se olvidará de hacer nada entre las distintas actividades, como desinfectar las superficies, comprobar el sistema de sonido o reponer los refrescos para los invitados.
De nuevo, se trata de trabajo en equipo y comunicación instantánea. Si has implantado un sistema de acreditación electrónica en eventos y control de aforo, por ejemplo, esos datos deben quedar registrados. Si el gestor de tus instalaciones tiene acceso a ellos en tiempo real, podrá saber cuándo hay que limpiar una sala de conferencias. Incluso pueden ajustar la configuración de la ventilación y el aire acondicionado según el número de participantes o la hora del día.
Eventbrite afirma que la temperatura es algo que “los organizadores de eventos nunca aciertan”, aunque tal vez sea sólo porque no se comunican con la gestión del mantenimiento de forma eficaz. Y lo mismo ocurre con los baños públicos sucios, que pueden dar una mala impresión de tu evento.
Los sensores de ocupación (junto con un software que pueda procesar esos datos) también pueden utilizarse para estimar cuántas personas han utilizado los baños y cuándo deben limpiarse, proporcionando un nivel de servicio consistente. Esto permite evitar quejas comunes como los malos olores, la falta de suministros, los cubos de basura desbordados o los suelos sucios. Un estudio de 2013 reveló que el 93% de las personas consideran que “los suelos sucios o pegajosos” son un signo de que los baños no están limpios, mientras que el 89% mencionó el “olor” y el 88% señaló los “cubos de basura desbordados”.
Por último, puedes mejorar el servicio al cliente integrando otras aplicaciones con el software de gestión de mantenimiento. Por ejemplo, si alguien se queja de la falta de papel higiénico a través de WhatsApp, puede convertirse instantáneamente en una orden de trabajo para el personal. Tus asistentes sentirán que les prestas atención, y los problemas pueden resolverse antes de que otro visitante presente la misma queja.
Lo que hay que saber: el mantenimiento inteligente está en los detalles
Ahora bien, estas cosas pueden parecer pequeñas, pero en un gran evento se acumulan. Si consigues ocuparte de ellas con prontitud, los asistentes no las notarán en absoluto. Sin embargo, si no lo haces, pueden compartir fácilmente sus experiencias poco felices en Internet. Por eso sólo se nota la mala gestión del mantenimiento. La gestión del mantenimiento de primera clase es invisible, por lo que los incautos planificadores de eventos suelen pasarla por alto.
Viene a la mente una cita del propio Walt Disney “no hay magia en la magia. Todo está en los detalles”. Si la carruaje de Cenicienta se estropea a medianoche, o se convierte en calabaza, llámalo por lo que es: falta de mantenimiento inteligente. Y si alguien se come una manzana podrida, la falta de cumplimiento del APPCC (Análises de Peligros y Puntos de Control Crítico) es más probable que la brujería. Así que deja entrar a los gestores del mantenimiento: no se colarán en tu fiesta, sólo se asegurarán de que sea un éxito.
