Con la interrupción del calendario de eventos globales causada por la pandemia de COVID-19, los organizadores de eventos se han visto obligados a adaptarse rápidamente a una nueva normalidad y cambiar su modelo de actuación a formatos virtuales e híbridos. Como era de esperar, esto les trae a su vez nuevos desafíos, como comprender cómo repensar sus eventos e inclinarse hacia la tecnología, y cómo mantener el interés de su audiencia.
La participación e interacción de los asistentes sigue siendo el mayor desafío para todos los organizadores de eventos, porque si los asistentes se mantienen involucrados, experimentarán los eventos de una manera más positiva en general. Y recuerda siempre que puedes involucrar a tus asistentes mucho antes de que comience tu evento – como hemos visto, eso empieza con tu estrategia de registro de eventos..
PARTICIPACIÓN VIRTUAL VS PARTICIPACIÓN EN PERSONA
Ya analizamos algunos datos interesantes sobre eventos virtuales & híbridos e incluso nos preguntamos cómo será el futuro de los eventos. Pero todavía hay algunos asuntos que deben aclararse, con respecto a cómo involucrar a las personas en eventos virtuales o sesiones de transmisión en vivo. Es importante darse cuenta de que eso sucede de una manera completamente diferente a la de los eventos físicos.
Por ejemplo, los períodos de tiempo durante los cuales las personas mantienen su atención en su punto máximo son mucho más cortos en línea. Algunas investigaciones muestran que la capacidad de atención de los adultos sanos varía de sólo 10 a 20 minutos, así que imagina agregar el factor “fatiga visual digital” a esa estadística. Además, la facilidad de la interconexión cara a cara no es algo que pueda replicarse en un mundo digital.
Por eso, los organizadores de eventos deben tener en cuenta estos factores al considerar cómo mantener a una audiencia heterogénea interesada en nuevos formatos de eventos, porque a medida que pasa el tiempo, la gente no esperará menos que excelentes alternativas. Asimismo, las organizaciones ahora esperan informar mejores resultados, para poder demostrar el ROI de su evento de manera más eficaz.
CÓMO IMPULSAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS ASISTENTES & CREAR EXPERIENCIAS PERSONALIZADAS PARA EVENTOS
Ya sea en un entorno virtual, físico o híbrido, tu evento debe aprovechar las diversas oportunidades de conexión e intercambio de experiencias; una parte sustancial de ellas puede incluso ser apoyada por potenciales patrocinadores, quienes también son una parte interesada en interactuar con los asistentes. Veamos algunos buenos consejos sobre cómo involucrar a tu audiencia y mantenerla interesada:
1. Haz que tu audiencia virtual se sienta incluida
¡Piensa primero en lo virtual! Los eventos virtuales/híbridos exitosos generalmente brindan una experiencia atractiva para su audiencia remota. Suponiendo que tus eventos físicos ya están compartiendo contactos de una manera dinámica, una buena idea para mantener a tu audiencia virtual participando activamente es atraerlos con actividades desafiantes u ofrecerles contenido premium.
2. No descartes las Q&As
La ejecución exitosa de una sesión de preguntas y respuestas en vivo a lo largo de tu evento virtual/híbrido mantendrá a tu audiencia enfocada en el mensaje que deseas difundir. Además de ser muy interactivo, este consejo funciona tanto para tu audiencia en persona como para tu audiencia virtual. Recuerda, la interacción (ya sea en persona o virtual) siempre trae una sensación de proximidad.
3. Aprovecha al máximo las encuestas
En el caso de los eventos físicos, las sesiones de votación son una forma comprobada de obtener más comentarios de los asistentes durante la sesión. Es por eso que ves muchos eventos virtuales/híbridos siguiendo el mismo camino. Reúne a tu equipo para intercambiar ideas y piensa si se puede hacer algo diferente para una encuesta virtual.
4. Entra en el juego
La gamificación se está convirtiendo en un imprescindible para cualquier evento. Es una forma divertida de lograr niveles más altos de participación, obtener nuevas oportunidades comerciales (que se pueden seguir posteriormente), aumentar la asistencia a diferentes sesiones, mejorar la percepción de marca y obtener tasas más altas de finalización de encuestas post-evento (que son cruciales para recopilar comentarios sobre la experiencia de los asistentes).
5. Busca socios de tecnología para eventos
Todos ya lo sabemos: el mundo debe recurrir a la tecnología para adaptarse. El hecho es que la tecnología se ha vuelto más poderosa que nunca, alcanzando una comprensión profunda de las personas, sus experiencias y su seguridad. Por lo tanto, los socios de tecnología para eventos desempeñarán un papel fundamental en el cumplimiento de las nuevas estrategias y desafíos de gestión de eventos.
